Am 1. Januar 2027 greift die nächste Stufe der gesetzlichen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Die Ceyoniq Technology GmbH empfiehlt Unternehmen einen strukturierten Fünf-Phasen-Zeitplan für das zweite Halbjahr 2026, um IT, Rechnungseingang und -ausgang rechtzeitig anzupassen.
Ab dem 1. Januar 2027 tritt in Deutschland die nächste Stufe der gesetzlichen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann für inländische B2B-Umsätze elektronische Rechnungen ausstellen. Spätestens ab 2028 gilt diese Pflicht unabhängig vom Umsatz für alle Unternehmen. Einfache PDF- oder Papierrechnungen sind ab dem jeweiligen Stichtag nicht mehr zulässig – Ausnahmen bestehen für Übergangsregelungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise.
Nach einer Auswertung des Anbieters Candis machten strukturierte E-Rechnungen im Frühjahr 2026 lediglich rund 12 bis 13 Prozent der bei dessen Kunden verarbeiteten Eingangsrechnungen aus. Die Zahl stammt von einem kommerziellen Anbieter und ist nicht unabhängig verifiziert, verweist aber auf eine Lücke zwischen Frist und Umsetzungsstand in vielen Unternehmen.
Fünf Phasen bis zum Go-Live
Die Ceyoniq Technology GmbH, ein Bielefelder Anbieter von Software für Dokumentenmanagement und Rechnungsverarbeitung, empfiehlt Unternehmen für das zweite Halbjahr 2026 einen in fünf Phasen gegliederten Zeitplan.
In Phase eins, von August bis September, sollen Unternehmen alle Rechnungsströme sowie die beteiligten ERP- und Fakturierungssysteme erfassen. Zu prüfen ist, ob die vorhandene Software Rechnungsdaten direkt in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD – abbilden kann und welche Übertragungswege bereitstehen.
Im Oktober, der zweiten Phase, folgt laut Ceyoniq die Auswahl der technischen Systeme für Eingang und Versand. Als Referenzarchitektur nennt das Unternehmen die Kombination aus einem Kommunikationsknoten für Empfang, Formatkonvertierung und Versand sowie einer separaten Lösung für die kaufmännische Rechnungsverarbeitung. Welche Systeme sich eignen, hänge von Volumen, Systemlandschaft und internationalen Anforderungen ab.
Phase drei im November sieht die technische Anbindung der E-Rechnungsmodule an ERP- und Archivsysteme vor. Im Testbetrieb mit ausgewählten Lieferanten und Kunden soll geprüft werden, ob die Datensätze formatvalide, semantisch korrekt und geschäftsregelkonform verarbeitet werden.
Im Dezember, der vierten Phase, stehen die Konfiguration automatisierter Freigabe-Workflows sowie Prüfregeln und Fehlerprozesse im Mittelpunkt, etwa für Validierungsfehler im XML-Code. Parallel sollen Teams aus Buchhaltung, Einkauf und IT geschult werden, da manuelle Kontrollen zunehmend automatisierten Abgleichen mit ERP-Bestelldaten weichen würden.
Die fünfte Phase beginnt mit dem Stichtag: Zum 1. Januar 2027 soll der Produktivbetrieb für die eigene Rechnungsausstellung starten. Die revisionssichere Archivierung selbst ist keine neue Anforderung – sie ergibt sich bereits aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für empfangene E-Rechnungen. Neu hinzu kommt lediglich der Ausgangskanal. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; sie müssen unveränderbar, vollständig und im originalen elektronischen Format maschinell auswertbar gespeichert werden.
Steuerrechtliche und technische Perspektive
„Bei der Umstellung geht es um steuerrechtliche Präzision und technische Interoperabilität“, erklärte Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Ceyoniq, laut Unternehmensangaben. Für die umsatzsteuerliche Verarbeitung sei ausschließlich der strukturierte Datensatz maßgeblich, nicht das PDF-Abbild einer Rechnung.
Für die praktische Umsetzung setzt Ceyoniq nach eigenen Angaben auf eine modular aufgebaute IT-Architektur. Ein zentraler Kommunikationsknoten – als Beispiel nennt das Unternehmen sein eigenes Produkt nscale eHub – übernimmt den technischen Empfang, die Normalisierung der Datenformate und den Versand, etwa über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail mit strukturiertem Anhang. Ein nachgelagertes Invoice-Management-System führt die kaufmännische Prüfung, den Abgleich mit ERP-Bestellungen und die GoBD-konforme Archivierung aus.
Diese Trennung von Kommunikation und kaufmännischer Verarbeitung soll nach Darstellung von Ceyoniq nicht nur die Ausstellungspflicht ab Januar 2027 abdecken, sondern auch an künftige Anforderungen anschlussfähig sein. Ab 2030 sieht die EU-Initiative ViDA zusätzliche Melde- und Formatvorgaben für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU vor.
Mit dem Go-Live zum 1. Januar 2027 rückt zugleich die EU-Initiative ViDA in den Blick: Ab 2030 sieht sie zusätzliche Melde- und Formatanforderungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vor. Unternehmen, die ihre IT-Architektur jetzt modular aufbauen, schaffen damit auch die Grundlage für künftige Digital-Reporting-Pflichten.
Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM.
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