El 1 de enero de 2027 entra en vigor la siguiente etapa de la obligación legal de facturación electrónica B2B en Alemania. Ceyoniq Technology GmbH recomienda a las empresas un calendario estructurado en cinco fases para el segundo semestre de 2026, con el fin de adaptar a tiempo los sistemas de TI y los procesos de facturación.
A partir del 1 de enero de 2027 entrará en vigor en Alemania la siguiente etapa de la obligación legal de facturación electrónica en el ámbito B2B. Las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 euros deberán emitir, por regla general, facturas electrónicas para sus operaciones B2B nacionales. A más tardar en 2028, esta obligación se aplicará a todas las empresas, independientemente de su facturación. A partir de la fecha correspondiente, las facturas en PDF simple o en papel dejarán de ser válidas, con excepciones para regímenes transitorios legales, facturas de importe reducido de hasta 250 euros y billetes de transporte.
Según un análisis del proveedor de software de facturación Candis, las facturas electrónicas estructuradas representaron en la primavera de 2026 solo entre un 12 y un 13 por ciento de las facturas recibidas procesadas para sus clientes. La cifra procede de un proveedor comercial y no ha sido verificada de forma independiente, pero apunta a una brecha entre el plazo legal y el grado real de implementación en muchas empresas.
Cinco fases hasta la puesta en marcha
Ceyoniq Technology GmbH, proveedor con sede en Bielefeld de software de gestión documental y procesamiento de facturas, recomienda a las empresas un calendario estructurado en cinco fases para el segundo semestre de 2026.
En la fase uno, de agosto a septiembre, las empresas deben inventariar todos los flujos de facturas entrantes y salientes, así como los sistemas ERP y de facturación implicados. Debe comprobarse si el software existente puede generar los datos de la factura directamente en un formato estructurado conforme a la norma europea EN 16931 —como XRechnung o ZUGFeRD— y qué canales de transmisión están disponibles para la recepción y el envío.
En octubre, la segunda fase, según Ceyoniq, se seleccionan los sistemas técnicos para la recepción y el envío. Como arquitectura de referencia, la empresa cita la combinación de un nodo de comunicación para la recepción, la conversión de formato y el envío, junto con una solución independiente para el procesamiento comercial de facturas. Qué sistemas resultan adecuados depende del volumen de facturación, del panorama de sistemas existente y de los requisitos internacionales.
La fase tres, en noviembre, contempla la integración técnica de los módulos de facturación electrónica con los sistemas ERP y de archivo. En una prueba piloto con proveedores y clientes seleccionados se verifica si los conjuntos de datos estructurados se procesan de forma válida en cuanto a formato, semánticamente correcta y conforme a las reglas de negocio.
En diciembre, la cuarta fase, el foco está en la configuración de flujos de aprobación automatizados, así como en las reglas de validación y los procesos de gestión de errores, por ejemplo ante fallos de validación del código XML. En paralelo, se forma a los equipos de contabilidad, compras e IT, ya que los controles manuales son sustituidos cada vez más por conciliaciones automatizadas con los datos de pedidos del ERP.
La quinta fase comienza con la fecha límite legal: el 1 de enero de 2027 debe iniciarse la operación productiva para la emisión propia de facturas. El archivo a prueba de auditoría no es en sí un requisito nuevo: ya se desprende de los principios alemanes de contabilidad ordenada (GoBD) y se aplica desde el 1 de enero de 2025 también a las facturas electrónicas recibidas. Con la puesta en marcha, lo único que se añade es el canal de salida. Para las facturas rige un plazo de conservación legal de ocho años; deben almacenarse de forma inalterable, completa y evaluable de manera automatizada en su formato electrónico original.
Perspectiva fiscal y técnica
«Esta transición tiene que ver con la precisión fiscal y la interoperabilidad técnica», explicó Thomas Schiffmann, responsable de gestión de producto en Ceyoniq Technology GmbH, según informó la propia empresa. Para el tratamiento del IVA, dijo, el elemento determinante es exclusivamente el conjunto de datos estructurado, no la imagen en PDF de la factura.
Para la implementación práctica, Ceyoniq afirma basarse en una arquitectura de TI modular. Un nodo de comunicación central —la empresa cita como ejemplo su propio producto, nscale eHub— se encarga de la recepción técnica, la normalización de los formatos de datos y el envío, por ejemplo a través de la red Peppol o por correo electrónico con un anexo estructurado. Un sistema de gestión de facturas posterior realiza después la revisión comercial, la conciliación con los pedidos del ERP y el archivo conforme a la normativa GoBD.
Según Ceyoniq, esta separación funcional entre comunicación y procesamiento comercial no solo cubre la obligación de emisión a partir de enero de 2027, sino que también resulta compatible con requisitos futuros. A partir de 2030, la iniciativa europea ViDA («VAT in the Digital Age») prevé requisitos adicionales de notificación y formato para las operaciones B2B transfronterizas dentro de la UE.
Con la puesta en marcha el 1 de enero de 2027, también entra en el radar la iniciativa europea ViDA: a partir de 2030 introducirá requisitos adicionales de notificación y formato para las operaciones B2B transfronterizas. Las empresas que ya construyan ahora una arquitectura de TI modular sientan también las bases para las futuras obligaciones de informe digital.
El Dr. Jakob Jung es redactor jefe de Security Storage y Channel Germany. Lleva más de 20 años trabajando en el periodismo especializado en TI. A lo largo de su carrera ha colaborado con Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (almacenamiento y centros de datos) y ChannelBiz. Además, colabora como freelance con numerosas publicaciones del sector de las TI, entre las que se incluyen Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider y ZDnet. Sus temas principales son el canal, el almacenamiento, la seguridad, los centros de datos, los sistemas ERP y CRM.
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