Die Deadline für die E-Rechnungspflicht rückt unaufhaltsam näher. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gesetzeskonforme E-Rechnungen versenden können. Diana Bonarius (Director Channel Sales bei Lexware), zeigt, was Unternehmen jetzt tun müssen.
Deutsche Unternehmen müssen bald ihre Rechnungsstellung, Buchhaltungsprozesse und Enterprise-Resource-Planning-Systeme grundlegend an neue gesetzliche Vorgaben anpassen. Gemäß den geltenden Bestimmungen müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027 in der Lage sein, strukturierte und gesetzeskonforme elektronische Rechnungen zu versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung uneingeschränkt für nahezu alle wirtschaftlich tätigen Betriebe in Deutschland.
Trotz der herannahenden gesetzlichen Fristen belegen empirische Untersuchungen, dass ein erheblicher Teil der deutschen Wirtschaft technisch unzureichend auf die Umstellung vorbereitet ist. Während die Pflicht zur Annahme strukturierter E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 in Kraft ist, stellt die Anpassung der eigenen Ausgangsprozesse und Datenstrukturen viele Unternehmen vor weit größere Herausforderungen.
Diskrepanz zwischen Selbsteinschätzung und technischer Realität
Die Datenlage zeigt einen deutlichen Widerspruch zwischen der wahrgenommenen Vorbereitung in den Führungsetagen und der tatsächlichen operativen Reife der IT-Systeme. Laut dem aktuellen Statusreport „E-Rechnung Deutschland: Die B2B-Halbzeitbilanz 2026“ der Firma Quadient geben zwar 75 Prozent der befragten Unternehmen an, ihre Rechnungsprozesse digitalisiert zu haben. Jedoch stufen sich lediglich 6 Prozent der Betriebe als vollständig vorbereitet auf die gesetzlichen Anforderungen ein. Zudem nutzen 56 Prozent der befragten Unternehmen nach wie vor Formate, die den gesetzlichen Vorgaben für eine E-Rechnung nicht entsprechen – obwohl die Empfangspflicht bereits seit über einem Jahr gilt.
Besonders ausgeprägt sind die Umsetzungsdefizite im Segment der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro, für die eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2028 gilt, nutzen derzeit 97 Prozent kein gesetzeskonformes Rechnungsformat. Dennoch äußern 89 Prozent aller befragten Unternehmen die Zuversicht, die gesetzlichen Fristen problemlos einhalten zu können.
Diese Markteinschätzung wird durch weitere Studien gestützt. Eine Untersuchung des Digitalverbands Bitkom Ende 2024 ergab, dass kurz vor Inkrafttreten der Empfangspflicht lediglich 45 Prozent der deutschen Unternehmen technisch in der Lage waren, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Akzeptanzstudie der Universität Potsdam und der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg zeigte zudem, dass 71 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen bis dahin noch keine konkreten Maßnahmen zur Umsetzung eingeleitet hatten.
Technische Abgrenzung: Warum Standard-PDFs unzureichend sind
Ein Hauptgrund für Verzögerungen bei der Implementierung liegt in der Verwechslung von einfachen digitalen Dokumenten mit echten E-Rechnungen. Eine herkömmliche PDF-Rechnung gilt nach den aktuellen gesetzlichen Vorschriften ausdrücklich nicht als E-Rechnung. Sie enthält zwar digitale Bild- oder Textinformationen, diese liegen jedoch nicht in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form vor und erfordern weiterhin manuelle Erfassungsschritte oder optische Zeichenerkennung.
Gesetzeskonforme E-Rechnungen müssen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm schreibt vor, dass Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format vorliegen müssen, um eine direkte, automatisierte Weiterverarbeitung in ERP-, Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen ohne Medienbrüche zu ermöglichen. Im deutschen Markt haben sich zwei wesentliche Standards etabliert:
- XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das vorrangig im öffentlichen Sektor (B2G) sowie in strukturierten B2B-Prozessen eingesetzt wird. Zur menschlichen Lesbarkeit ist eine spezielle Software oder ein Visualisierungs-Viewer erforderlich.
- ZUGFeRD: Ein hybrid aufgebautes Format, das eine visuell lesbare PDF/A-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Es ermöglicht die Beibehaltung des gewohnten Layouts einschließlich Firmenlogo und komplexer Anhänge bei gleichzeitiger Erfüllung aller maschinellen Compliance-Kriterien.
Betriebswirtschaftliche Konsequenzen und Risiken
Die Nichteinhaltung der Vorgaben birgt signifikante operative und finanzielle Risiken. Da die Pflicht zum Empfang bereits seit Anfang 2025 besteht, müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, strukturierte Daten zu verarbeiten, GoBD-konform zu archivieren sowie eine revisionssichere Aufbewahrung zu gewährleisten.
Die Quadient-Studie unterstreicht, dass derzeit erst 54 Prozent der Unternehmen eingegangene strukturierte Rechnungen automatisiert verarbeiten können oder entsprechende Systeme planen. Unternehmen, die sich der Umstellung entziehen, riskieren Zahlungsverzögerungen, die Ablehnung von Rechnungen durch Geschäftspartner, Probleme beim Vorsteuerabzug sowie spürbare Wettbewerbsnachteile gegenüber digitalisierten Marktteilnehmern.
Unternehmen, die Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen oder der Prozessumstellung benötigen, können über das Fachhandelsverzeichnis von Lexware qualifizierte Partner vor Ort kontaktieren.
Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM.
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