Eine Adobe Acrobat Umfrage unter 1.500 deutschen Beschäftigten zeigt: KI ist im Arbeitsalltag angekommen – und spart vor allem beim Schreiben, Bearbeiten und Übersetzen Zeit, wirft aber auch neue Fragen zu Vertrauen und Datensicherheit auf.
Deutschlands Büroangestellte setzen im Arbeitsalltag zunehmend auf künstliche Intelligenz. Das zeigt eine neue Umfrage im Auftrag von Adobe Acrobat. Mehr als zwei Drittel der Befragten geben an, durch KI spürbar Zeit zu sparen – an der Spitze stehen dabei das Erstellen von Dokumenten, das Korrekturlesen und die Übersetzung von Inhalten.
Von den 62 Prozent der Deutschen, die täglich am Computer arbeiten, greifen laut der Umfrage viele auf KI-Tools zurück, um ihre Arbeitslast zu verringern. 67 Prozent der Befragten geben an, dass KI ihnen bis zu acht Stunden Arbeitszeit pro Woche einsparen kann – ein Wert, der zeigt, wie schnell generative Werkzeuge vom Novum zur Routine in deutschen Büros geworden sind.
Für die Studie befragte das Marktforschungsinstitut 3Gem im Auftrag von Adobe Acrobat zwischen dem 18. und 24. April 2026 insgesamt 1.500 Erwachsene in Deutschland. Die Forscher kombinierten die Umfrageergebnisse mit einer Analyse des Google-Suchvolumens zu KI-Begriffen, um ein umfassenderes Bild der tatsächlichen KI-Nutzung im Arbeitsalltag zu zeichnen.
Verwaltungsaufgaben vorn, Kreativarbeit hinkt hinterher
Die Ergebnisse zeigen: KI wird vor allem bei datenbasierten und administrativen Aufgaben eingesetzt, während kreative oder besonders verantwortungsvolle Tätigkeiten laut der Umfrage deutlich seltener an KI delegiert werden. Das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten wie E-Mails oder Berichten sowie Korrekturlesen und Zusammenfassungen gelten mit 29 Prozent als häufigster Anwendungsfall. Dicht dahinter folgt die Übersetzung und Lokalisierung von Inhalten, die ein Viertel der Befragten nutzt.
HR- und operative Aufgaben wie Recruiting, Onboarding oder Kundensupport werden laut Unternehmensangaben dagegen nur in 12 Prozent der Fälle an KI übertragen. Weitere 14 Prozent nutzen KI für Aufgaben in Recht, Gesundheitswesen oder Logistik – eine Lücke, die darauf hindeutet, dass das Vertrauen in KI sinkt, je sensibler die Aufgabe wird.
Branchen setzen KI sehr unterschiedlich ein
Auch die Nutzung variiert je nach Branche stark. Beschäftigte aus Wirtschaft, Beratung und Management berichten mit 46 Prozent von der intensivsten KI-Nutzung für Dokumentenarbeit, insbesondere für Korrekturen und Zusammenfassungen von E-Mails, Berichten und PDFs. Ingenieurwesen und Produktion folgen laut der Umfrage mit 42 Prozent, die Finanzbranche mit 36 Prozent.
Im Marketing zeigt sich ein anderes Bild: 36 Prozent der Marketing-Beschäftigten nutzen KI laut den Daten vor allem für Marketing- und Vertriebsaktivitäten wie Content-Erstellung, Personalisierung oder visuelle Inhalte. Zugleich geben 26 Prozent der Beschäftigten branchenübergreifend an, überhaupt keine KI-Tools bei der Arbeit zu nutzen – ein Hinweis auf anhaltende Skepsis oder Zurückhaltung bei der Offenlegung.
Dokumentenzusammenfassung und Übersetzung dominieren
Bei konkreten Dokumentenaufgaben ist das Zusammenfassen von Inhalten mit 29 Prozent die häufigste Anwendung, dicht gefolgt vom Übersetzen von Dokumenten oder Inhalten mit 28 Prozent. Das Ausfüllen oder Generieren von Formularen liegt bei 17 Prozent, die Erstellung von Präsentationen und Folien bei 18 Prozent, so die Umfrage.
Die Zeitersparnis fällt unabhängig von der Aufgabe beachtlich aus: 24 Prozent der Befragten sparen durch KI drei bis fünf Stunden pro Woche, 36 Prozent geben ein bis zwei Stunden an.
Datensicherheit bleibt größte Sorge
Trotz der Produktivitätsgewinne zeigt die Umfrage anhaltende Vorbehalte. Datensicherheit und Datenschutz sind mit 26 Prozent die größte Sorge, gefolgt von Bedenken zur Genauigkeit KI-generierter Inhalte, die 21 Prozent nennen.
Die Bedenken verteilen sich ähnlich auf beide Geschlechter: 28 Prozent der Männer und 24 Prozent der Frauen nennen Datenschutz und Datensicherheit als größte Herausforderung, während 15 Prozent der Männer und 13 Prozent der Frauen unternehmensinterne Richtlinien, die die KI-Nutzung einschränken, als größtes Hindernis sehen. Laut Adobe deutet die weitgehende Übereinstimmung zwischen den Geschlechtern darauf hin, dass diese Bedenken größtenteils unabhängig vom Geschlecht bestehen.
Was Suchdaten verraten
Neben der Umfrage liefert eine Analyse des Google-Suchvolumens einen zweiten Blick auf die KI-Nutzung. Suchanfragen rund um berufliches Schreiben und administrative Aufgaben verzeichneten in den vergangenen zwölf Monaten in Deutschland 330.940 Suchanfragen – das höchste Volumen aller untersuchten Kategorien. Dahinter folgt laut Unternehmensangaben das Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten mit 147.960 Suchanfragen.
Regional zeigten sich deutliche Unterschiede: In Düsseldorf stiegen die Suchanfragen zum beruflichen Schreiben am stärksten, um 52,2 Prozent, während Duisburg laut den Daten den größten Zuwachs bei Suchanfragen zum Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten verzeichnete, um 100 Prozent. Mannheim registrierte einen Anstieg von 150 Prozent bei Suchanfragen rund um Karriere, Lebenslauf und Bewerbungen, Wuppertal einen Zuwachs von 100 Prozent in derselben Kategorie.
Den richtigen Umgang mit KI finden
Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass KI im deutschen Büroalltag fest verankert ist, insbesondere beim Schreiben, Bearbeiten und Verarbeiten von Informationen – auch wenn Fragen zu Zuverlässigkeit und Datenschutz bestehen bleiben. Menschliches Urteilsvermögen bleibt laut der Umfrage unverzichtbar, da Ungenauigkeiten und Fehlinformationen in KI-Ergebnissen weiterhin möglich sind.
Adobe empfiehlt einige praktische Schritte zur Verbesserung der Ergebnisse: präzise und klar formulierte Eingaben für relevantere Resultate sowie den Verzicht auf die Eingabe vertraulicher oder sensibler Informationen in KI-Systeme zum Schutz der Privatsphäre. Lösungen wie Adobe Acrobat böten dem Unternehmen zufolge integrierte generative KI-Funktionen wie die automatische Dokumentenzusammenfassung und einen KI-Chat direkt im Dokument, mit denen sich Arbeitsabläufe effizienter gestalten ließen, ohne Kompromisse bei Datenschutz oder Genauigkeit einzugehen.
Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM.
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