Laut dem Flexera ITAM-Report verursachen Software Audits häufig Kosten in Millionenhöhe.

According to the Flexera ITAM Report, software audits cost millions.

Software Audits können teuer werden. Kosten in Millionenhöhe für die Vorbereitung, Prüfung und Durchführung sind keine Seltenheit. Wie der aktuelle State of ITAM Report 2024 von Flexera zeigt, rückt das IT- und Software-Asset-Management (ITAM) damit unmittelbar ins strategische Blickfeld von CIOs und CTOs.

 

Insgesamt verzeichneten 22% der befragten Unternehmen in den letzten drei Jahren Audit-Ausgaben in Höhe von 5 Mio. US-Dollar und damit einen Anstieg im Vergleich zum Vorjahr (2023: 15%). In einzelnen Fällen fielen sogar Kosten von mehr als  50 Millionen Dollar an. Der Anteil an Unternehmen, bei denen Audits eine Rechnung von über 10 Mio. US-Dollar verursachen, hat sich zudem seit dem letzten Jahr nahezu verdoppelt – von 7% auf 12%. In den letzten drei Jahren waren Microsoft (50%), IBM (42%) und Oracle (31%) die schärfsten Kontrolleure von Software-Lizenzen.

 

Dass das Auditmanagement auf der Prioritätenliste von IT-Abteilungen nach oben gewandert ist, überrascht daher wenig. Fast zwei Drittel der Teams (74%) sind für die Planung, Durchführung und Auswertung von Audits zuständig. Mehr als die Hälfte der Zeit (55%) geht dabei für interne Audits (20%), die Audits von Softwareanbietern (18%) sowie Compliance-Audits (17%) verloren. Während der Audits selbst verbringen die IT-Manager weitere 22% ihrer Zeit, um mit internen Stakeholdern im Unternehmen zusammenzuarbeiten.

 

Das ITAM entwickelt sich damit zu einer bereichsübergreifenden Aufgabe, die eine enge Abstimmung mit anderen Abteilungen voraussetzt. Dazu gehört z.B. das Cloud Financial Management: Bereits 32% der ITAM-Teams arbeiten mit FinOps zusammen, um Cloudkosten kontrollieren und optimieren zu können. Darüber hinaus sind in 88% der Cloud Center of Excellence (CCOEs) ein oder mehrere ITAM- und SAM-Experten vertreten. Auch der direkte Austausch des ITAMs mit CIOs und CTOs ist auf 44% gestiegen.

 

An unternehmensübergreifenden Mehrwert gewinnen dabei die vom ITAM erfassten Daten. IT-Manager verantworten IT-Inventory (72%) und IT-Discovery (65%), verfolgen die Nutzung von On-Premises (61%) und SaaS (56%) und stellen Daten/Analysen für die IT-Sicherheit (56%) bereit. Die umfangreichen ITAM-Daten fließen verstärkt in Enterprise Systeme und Configuration Management Databases (CMDBs) ein und werden unternehmensweit genutzt.

 

„ITAM-Experten haben sich zu einem zentralen Bestandteil von Unternehmensinitiativen entwickelt. Sie liefern wichtige Daten, um den IT-Betrieb kosteneffizient zu halten. Dabei arbeiten sie eng mit FinOps-Teams, dem Einkauf und der Finanzabteilung zusammen“, erklärt Becky Trevino, Chief Product Officer bei Flexera. „Unternehmen investieren viel Geld in ihre IT und brauchen einen ganzheitlichen Ansatz. Auch deshalb, weil auf Anbieterseite die Komplexität in Sachen Lizenzierung, Paketierung und Preisgestaltung weiter zunimmt. FinOps und ITAM für sich allein genommen können diese Komplexität nicht mehr abbilden. Stattdessen ist ein hybrider Management-Ansatz nötig, um echte und tiefe Einblicke in den eigenen IT-Haushalt zu gewinnen.“

 

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick: 

 

  • IT-Visibility: 47% der Unternehmen besitzen nach eigener Aussage einen vollständigen Einblick in ihre IT-Ressourcen. Die IT-Transparenz hat sich damit grundsätzlich verbessert. Allerdings berichtet noch mehr als die Hälfte der Befragten (51%) lediglich von einer „leidlichen“ Übersicht. Zwar helfen Tools und Prozesse beim Management der IT-Ressourcen. Das ITAM tut sich jedoch nach wie vor schwer mit der Optimierung der Softwarenutzung (37%), dem Umgang mit neuen, hybriden IT-Umgebungen (36%) und der wachsenden Komplexität von Nutzungsrechten auf Anbieterseite (35%).

 

  • Unnötige IT-Ausgaben: Unnötige Ausgaben für IT-Assets (z.B. ungenutzte Lizenzen) sind tendenziell rückläufig, bleiben aber hoch. Selbst Unternehmen mit ausgereiften ITAM-Prozessen und Best Practices schätzen, dass 30% ihrer Ausgaben für Desktop-Anwendungen keinen echten Mehrwert abwerfen. Eine ähnliche „Verschwendung“ findet sich in Rechenzentren (22%), bei Iaas/PaaS (21%) und bei SaaS (20%).

 

  • Kosteneinsparungen: Um Kosten zu optimieren, versuchen Unternehmen in erster Linie, Einsparungen zu realisieren. Zu den ITAM-Initiativen mit hoher Erfolgsquote zählen dabei die Neuverteilung und Wiederverwendung von Lizenzen (45%), das Einhalten von Audits (34%), sowie die Neuverhandlung von Anbieterverträgen (37%).

 

  • SaaS-Management: Die fortschreitende Reife von ITAM-Programmen zeigt sich in der Cloud. 57% der Befragten tracken mittlerweile die Nutzung von SaaS-Anwendungen und passen Abonnements bedarfsorientiert an (57%). Mehr als die Hälfte der Unternehmen verknüpft zudem SaaS mit Single-Sign-On (SSO) und führt ein Rightsizing von SaaS-Verträgen durch (jeweils 52%). In den nächsten drei Jahren wollen ITAM-Verantwortliche ihren Fokus auf SaaS und Public Cloud zudem weiter schärfen.

 

  • Top Initiativen: Kostenoptimierung und Kostenreduzierung stehen auch im nächsten Jahr ganz oben auf der Agenda. Gefragt nach den dringlichsten Plänen für das ITAM 2025, nannten 36% der befragten Unternehmen die Suche nach weiteren Einsparungspotentialen. Darüber hinaus wollen ITAM-Verantwortliche zukünftig mehr Anbieter im IT-Portfolio abdecken (24%) und die Rückgewinnung von nicht oder zu wenig genutzter Software vereinfachen (20%).

 

  • Nachhaltige Hardware:Im Hardware Asset Management (HAM) gewinnt das Produktlebenszyklusmanagement an Bedeutung. Fast alle Unternehmen (95%) verfügen über einen Plan, um alternde oder ausgemusterte Geräte und Systeme nachhaltig zu entsorgen. Maßnahmen reichen vom Recycling (63%) über längere Aufbewahrungsfristen (53%) und Refurbishing bzw. Wiederinstandsetzung (51%) bis hin zur vertraglich abgesicherten Rücknahme der Hardware-Assets durch die Hersteller (46%).
Software audits can be costly. Preparation, testing and execution costs in the millions are not uncommon. As a result, IT and Software Asset Management (ITAM) is becoming a strategic focus for CIOs and CTOs, according to Flexera’s latest State of ITAM Report 2024.

 

In total, 22% of the companies surveyed recorded audit costs of $5 million over the past three years, an increase over the previous year (2023: 15%). In some cases, the cost exceeded $50 million. The proportion of companies spending more than $10 million on audits has also nearly doubled since last year, from 7% to 12%. Over the past three years, Microsoft (50%), IBM (42%) and Oracle (31%) have been the most stringent in their auditing of software licenses.

 

Not surprisingly, audit management has moved up the list of priorities for IT departments. Nearly two-thirds of teams (74%) are responsible for planning, performing and evaluating audits. More than half of the time (55%) is spent on internal audits (20%), software vendor audits (18%) and compliance audits (17%). During the audits themselves, IT managers spend an additional 22% of their time working with internal business stakeholders.

 

ITAM is therefore becoming a cross-departmental function that requires close coordination with other departments. This includes cloud financial management, for example: 32% of ITAM teams are already working with FinOps to control and optimize cloud costs. In addition, 88% of Cloud Centers of Excellence (CCOEs) have one or more ITAM and SAM professionals. Direct interaction between ITAM and CIOs and CTOs has also increased to 44%.

 

The data collected by ITAM adds value across the enterprise. IT managers are responsible for IT inventory (72%) and IT discovery (65%), tracking on-premises (61%) and SaaS (56%) usage, and providing data/analysis for IT security (56%). ITAM’s rich data is increasingly flowing into enterprise systems and configuration management databases (CMDBs) for use across the enterprise.

 

„ITAM professionals have become a central component of business initiatives. They provide critical data to keep IT operations cost-effective. They work closely with FinOps teams, procurement and finance,“ said Becky Trevino, chief product officer at Flexera. „Companies invest a lot of money in their IT and need a holistic approach. This is also because the complexity of licensing, packaging and pricing on the vendor side continues to grow. FinOps and ITAM alone can no longer handle this complexity. Instead, a hybrid management approach is needed to gain real and deep insight into one’s IT budget.

 

Key findings at a glance 

 

– IT Visibility: 47% of organizations say they have complete visibility into their IT assets. IT visibility has improved significantly. However, more than half of respondents (51%) still report only „fair“ visibility. Tools and processes help manage IT assets. However, ITAM is still struggling with optimizing software usage (37%), dealing with new hybrid IT environments (36%) and the growing complexity of usage rights on the vendor side (35%).

 

– Unnecessary IT spending: Unnecessary spending on IT assets (e.g., unused licenses) is trending down, but remains high. Even organizations with mature ITAM processes and best practices estimate that 30% of their spending on desktop applications does not add real value. Similar „waste“ is found in data centers (22%), IaaS/PaaS (21%) and SaaS (20%).

 

 

– SaaS management: The increasing maturity of ITAM programs is evident in the cloud. 57% of respondents now track the use of SaaS applications and adjust subscriptions according to demand (57%). More than half of the companies also link SaaS with single sign-on (SSO) and carry out rightsizing of SaaS contracts (52% in each case). Over the next three years, ITAM managers also want to further sharpen their focus on SaaS and the public cloud.

 

– Top initiatives: Cost optimization and cost reduction will also be at the top of the agenda next year. When asked about the most urgent plans for ITAM 2025, 36% of the companies surveyed named the search for further savings potential. In addition, ITAM managers want to cover more providers in the IT portfolio in future (24%) and simplify the recovery of unused or underused software (20%).

 

– Sustainable hardware: Product lifecycle management is becoming increasingly important in hardware asset management (HAM). Almost all companies (95%) have a plan in place to dispose of ageing or decommissioned devices and systems sustainably. Measures range from recycling (63%), longer retention periods (53%) and refurbishing or reconditioning (51%) to the contractually secured return of hardware assets by the manufacturer (46%).

Von Jakob Jung

Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM. Dr. Jakob Jung is Editor-in-Chief of Security Storage and Channel Germany. He has been working in IT journalism for more than 20 years. His career includes Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (storage and data center) and ChannelBiz. He also freelances for numerous IT publications, including Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider and ZDnet. His main topics are channel, storage, security, data center, ERP and CRM. Kontakt – Contact via Mail: jakob.jung@security-storage-und-channel-germany.de

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