EN 16931-konforme E-Rechnungen: compacer Checkliste – EN 16931 compliant e-invoicing: compacer checklist

Für den Empfang von E-Rechnungen bedeutet dies ohne Ausnahme: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Behörden in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das heißt, der Rechnungsempfänger muss dann in der Lage sein, den XML-Datensatz für die weitere Verarbeitung zu visualisieren und zu archivieren. Die Visualisierung der Datensätze erfolgt typischerweise innerhalb von (ERP-)Systemen.

Auch die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) bietet eine entsprechende Visualisierungskomponente an. Diese sind innerhalb eines Systems im XRechnungs-GitHub öffentlich verfügbar. Ist eine systemgestützte und automatisierte Verarbeitung der Rechnung nicht möglich, empfiehlt sich der Einsatz einer Visualisierungslösung, um mögliche Fehler besser erkennen zu können. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Systeme, aber auch Ihre internen Prozesse spätestens bis zu diesem Zeitpunkt vollständig an die EN 16931 anpassen müssen.

Hinsichtlich des Versands erfolgt eine stufenweise Einführung der E-Rechnung:

1. Der Versand von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungsformaten (z.B. PDF, EDI), die nicht EN 16931-konform sind, ist bis Ende 2026 zulässig. Die Übergangsphase soll allen betroffenen Unternehmen die notwendige Zeit geben, ihre Systeme und Prozesse auf das Format der elektronischen Rechnung umzustellen.
2. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen E-Rechnungen an ihre Geschäftspartner ausstellen. Formate, die nicht der EN 16931 entsprechen, dürfen zwar auch nach dieser Frist versandt werden. Dies ist jedoch nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des jeweiligen Empfängers zulässig. Hier müssen Sie also direkt mit Ihren Kunden und Lieferanten kommunizieren. Außerdem sollten Sie überprüfen, ob die Anforderungen der EN 16931 auch bei Ihren Partnerunternehmen erfüllt werden.

Wichtig zu wissen: Auch Rechnungssender müssen in der Lage sein, sowohl den XML-Datensatz als auch die Originalrechnung im Rahmen der Buchhaltungsprozesse zu visualisieren. Diese Funktion kann entweder in ein elektronisches Rechnungsausgangssystem integriert oder durch eine separate, dedizierte Visualisierungslösung bereitgestellt werden. b. Rahmenbedingungen, die eine E-Rechnung erfüllen muss, um der EU-Norm EN 16931 zu entsprechen.

Hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen basiert die E-Rechnung in Deutschland zwingend auf dem Standard XRechnung. Dabei handelt es sich um eine XML-basierte Syntax. Dabei sind zwei Varianten erlaubt: Cross Industry Invoice (CII) oder Universal Business Language (UBL). Derzeit (Stand 03.04.2025) ist für den XRechnung-Standard nur die Version 3.0.1 zugelassen. Die Verwendung von Extensions zur Abbildung erweiterter Informationen ist zulässig.

Ein wichtiges E-Rechnungsformat, das dem XRechnung-Standard entspricht, ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es hat den großen Vorteil, dass es sowohl menschenlesbare als auch maschinenlesbare Rechnungsdaten in einem Dokument speichern kann. Dieses Hybridformat kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) so entwickelt, dass es auch der EU-Norm EN 16931 entspricht.

ZUGFeRD kann in unterschiedlichen Geschäftsszenarien (B2B, B2G, B2C) eingesetzt werden. Damit bietet es eine vielseitige Lösung für Unternehmen und Behörden, die ihre Rechnungsprozesse automatisieren müssen. ZUGFeRD ist derzeit ab der Version 2.0.1 bis zur aktuellsten Version 2.2 (Profile Basic, EN 16931 und Extended) zugelassen.

Wenn der Empfang und Versand von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen noch nicht der EU-Norm 16931 entspricht, besteht also Handlungsbedarf. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen, für die ebenfalls eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht vorgesehen ist.

Wer ist (vorerst) nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt zwar für alle Rechnungssteller und -empfänger, unabhängig davon, ob sie im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen oder an die öffentliche Hand erbringen, ihre Rechnungsprozesse auf die E-Rechnung umstellen müssen. Gleiches gilt für Behörden, die Leistungen von Unternehmen empfangen.

Allerdings gibt es Ausnahmen für bestimmte Bereiche, in denen die Nutzung der E-Rechnung noch nicht möglich oder praktikabel ist:

– Kleine Unternehmen, die nicht über die notwendige digitale Infrastruktur verfügen. Daher gilt für Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Jahresumsatz von maximal 800.000 € hatten, eine Übergangsfrist bis Dezember 2027. – Gänzlich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen unter 250 € gemäß § 33 UStDV.

– Rechnungen an Verbraucher sind ebenfalls nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

– Bereiche, in denen der Austausch von Papierrechnungen weiterhin gesetzlich vorgeschrieben ist.

Interaktive Checkliste

Die compacer Checkliste enthält konkrete Schritte, mit denen Unternehmen EN 16931-ready werden können. Im ersten Schritt wird eine Bestandsaufnahme des bestehenden Rechnungsprozesses durchgeführt, wobei die verschiedenen Aspekte des Rechnungseingangs und -ausgangs beleuchtet werden. Anschließend wird die Systemlandschaft analysiert, um festzustellen, welche Daten wo vorliegen und wie diese miteinander verknüpft sind. Der dritte Schritt konzentriert sich auf den Inhalt der Rechnungen – sowohl eingehende als auch ausgehende – sowie auf das Format. Zuletzt befasst sich die Checkliste mit der Validierung des Prozesses.

E-Rechnungen erstellen mit edbic

Wer nach dem Ausfüllen der Checkliste mehr Klarheit hat und weiß, welche Schritte notwendig sind, um das eigene Unternehmen E-Rechnungs-fähig zu machen, kann bei compacer auch die entsprechende Software, edbic, erwerben. Diese Datendrehscheibe vereinfacht die Daten- und Prozessintegration und bietet umfassende Transparenz und Automatisierung im Bereich der EN 16931-konformen E-Rechnungsverarbeitung. Durch die automatische Erfassung, Aufbereitung und Bereitstellung der Daten im richtigen Format ermöglicht edbic eine Weiterverarbeitung und reduziert so Kosten, Zeit und Risiken. Die Plattform bietet eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, einen optimierten Order-to-Cash-Prozess sowie die Anbindung an compacer archive und ist damit eine gute Basis für die Erstellung von E-Rechnungen.

For the receipt of e-invoices, this means without exception: from January 1, 2025, all companies and public authorities must be able to receive and process e-invoices. This means that the invoice recipient must be able to visualize and archive the XML record for further processing. The visualization of records is typically done within (ERP) systems.

The KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) also offers a corresponding visualization component. These are publicly available in the XRechnungs-GitHub. If system-supported and automated invoice processing is not possible, the use of a visualization solution is recommended to better identify possible errors. This means that your systems and internal processes must be fully compliant with EN 16931 by this point at the latest.

With regard to dispatch, the e-invoice will be introduced in stages:

1. the sending of paper invoices and electronic invoice formats (e.g. PDF, EDI) that are not EN 16931 compliant will be allowed until the end of 2026. The transition period is intended to give all affected companies the necessary time to adapt their systems and processes to the electronic invoice format.
2. As of January 1, 2027, e-invoicing will become mandatory in the B2B sector. From this date, all companies will have to issue electronic invoices to their business partners. Formats that do not comply with EN 16931 can still be sent after this date. However, this is only permitted with the express consent of the recipient. You must therefore communicate directly with your customers and suppliers. You should also make sure that your partner companies also meet the requirements of EN 16931.

Important to know: Invoice senders must also be able to visualize both the XML record and the original invoice as part of the accounting process. This functionality can either be integrated into an e-invoicing system or provided by a separate, dedicated visualization solution. b. Framework that an e-invoice must meet to comply with the EU standard EN 16931.

Regarding the technical framework, the e-invoice in Germany must be based on the XRechnung standard. This is an XML-based syntax. Two variants are allowed: Cross Industry Invoice (CII) or Universal Business Language (UBL). Currently (03.04.2025) only version 3.0.1 of the XRechnung standard is allowed. The use of extensions to map extended information is allowed.

An important e-invoice format that conforms to the XRechnung standard is ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum electronic Invoice Germany). It has the great advantage of being able to store both human- and machine-readable invoice data in one document. This hybrid format combines a classic PDF invoice with an integrated XML file. It was developed by the Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in such a way that it also complies with the EU standard EN 16931.

ZUGFeRD can be used in different business scenarios (B2B, B2G, B2C). It is therefore a versatile solution for companies and public authorities that need to automate their invoicing processes. ZUGFeRD is currently approved from version 2.0.1 up to the latest version 2.2 (Basic, EN 16931 and Extended profiles).

If receiving and sending e-invoices in your company is not yet compliant with EU Standard 16931, you need to take action. However, there are certain exceptions for which a gradual introduction of the e-invoicing obligation is also planned.

Who is not affected by the e-invoicing obligation (for now)?

The e-invoicing obligation applies to all invoice issuers and recipients, regardless of whether they operate in the private or public sector. This means that companies providing services to other companies or to the public sector will have to switch their invoicing processes to e-invoicing. The same is true for government agencies that receive services from businesses.

However, there are exceptions for certain areas where the use of e-invoicing is not yet possible or practical: – Small businesses that do not have the necessary digital infrastructure. Therefore, a transition period until December 2027 applies to companies that had an annual turnover of no more than €800,000 in 2026 – Invoices under €250 are completely exempt from the e-invoicing obligation according to § 33 UStDV.

– Invoices to consumers are also not affected by the e-invoicing obligation.

– Areas where the exchange of paper invoices is still required by law.

Interactive checklist

The Compacer checklist contains concrete steps that companies can take to become EN 16931 compliant. The first step is to take stock of the existing invoice process, highlighting the various aspects of incoming and outgoing invoices. Next, the system landscape is analyzed to determine what data is available where and how it is linked. The third step focuses on the content of the invoices – both incoming and outgoing – as well as the format. Finally, the checklist addresses the validation of the process.

Anyone who has completed the checklist and knows which steps are necessary to make their own company e-invoice-ready can also purchase the corresponding software, edbic, from compacer. This data hub simplifies data and process integration and offers comprehensive transparency and automation in the area of EN 16931-compliant e-invoice processing. By automatically capturing, preparing and delivering data in the right format, edbic enables further processing, reducing costs, time and risk. The platform offers automated invoice processing, an optimized order-to-cash process and a connection to the Compacer archive, making it a good basis for the creation of e-invoices.