DocuWorld EMEA Partner Conference 2025

Dr. Michael Berger, CEO von DocuWare, blickte in der General Session auf die Erfolge des Jahres 2024 zurück und sprach über die vielversprechenden technologischen Zukunftsaussichten sowie die bereits angekündigten organisatorischen Veränderungen im Führungsteam. Neben Dr. Michael Berger als CEO gehören seit 1. April Michael Bochmann als Chief Product & Technology Officer, Benedikt Dischinger als Chief Financial Officer, Uta Dresch als Chief Operating Officer und Hermann Schäfer als Chief Sales & Marketing Officer zum neuen Führungsteam.

Darüber hinaus sprach Berger über die großen Potenziale des Unternehmens sowie der vier Schlüsseltechnologien Cloud & Cybersecurity, UX & Usability, Workflow & Integration und insbesondere über die Entwicklungsfelder im Bereich Künstliche Intelligenz.

KI im Fokus

DocuWare-Partner erhielten am ersten Konferenztag ein umfassendes Update zum DocuWare Intelligent Document Processing (IDP). Nach der Übernahme des KI-Spezialisten natif.ai im vergangenen Jahr standen nun die Anwendungsgebiete und die Integration in DocuWare im Mittelpunkt.

Darüber hinaus präsentierte DocuWare mit Intelligent Insights den Prototyp eines Chatbots auf Basis der DocuWare-eigenen KI-Technologie, der Anwendern künftig das Auffinden und Vergleichen von Dokumenten erleichtert. Auch inhaltliche Zusammenfassungen von Dokumenten sollen Kunden künftig auf Knopfdruck erhalten.

DocuWare stellte ebenso seine neuesten Innovationen im Bereich des digitalen Rechnungsmanagements vor. Seit Anfang des Jahres ermöglicht die Software die automatische Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden. Die relevanten Rechnungsdaten werden direkt aus dem XML-Format übernommen und als Metadaten verwendet. Damit können erstmals alle eingehenden Rechnungen unabhängig vom Format (E-Rechnung, PDF) automatisiert verarbeitet werden.

Neben der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen per E-Mail zeigte DocuWare die Integration in Netzwerke wie PEPPOL und E-Invoicing-Plattformen. Noch in diesem Jahr wird DocuWare ein Service-Angebot auf den Markt bringen, das den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen im Flatrate-Modell ermöglicht. Darüber hinaus integriert DocuWare weitere Plattformen und Dienstleister wie z.B. Ricoh IDX in sein Angebot und ermöglicht die Nutzung von Drittplattformen für den Versand & Transfer elektronischer Dokumente. Damit ist die Konformität mit dem Wachstumschancengesetz gewährleistet, denn die Anbindung an diese Netzwerke ermöglicht den Rechnungsaustausch in allen nationalen Standards und erlaubt es zudem, den Status der Rechnungsverarbeitung jederzeit an die erforderlichen Stellen zu übermitteln.

Prozessdaten für Workflow-Optimierung dank neuer API

Mit der neuen Workflow Analytics API können Unternehmen tiefgehende Analysen von Geschäftsprozessen durchführen. Die API liefert strukturierte Daten aus DocuWare, die direkt in Microsoft Power BI (über den neuen Power BI Connector) oder in andere Analyse- und Integrationslösungen integriert werden können.

Außerdem wurde der neue Workflow Designer vorgestellt, der vollständig webbasiert ist. Die moderne und intuitive Benutzeroberfläche bietet eine verbesserte Usability mit Funktionen wie Zoom, Pan und Multi-Select, die das Erstellen von Workflows erheblich vereinfachen.

Ein weiterer Vorteil ist die Auto-Save-Funktion, die jeden Fortschritt automatisch speichert, sowie die Undo/Redo-Funktion, mit der Änderungen rückgängig gemacht oder wiederhergestellt werden können. Diese und viele weitere Verbesserungen werden schrittweise mit dem neuen Workflow Designer eingeführt, der sich derzeit in der Beta-Phase befindet. Die offizielle Einführung ist für Herbst 2025 geplant.

Positive Resonanz bei Partnern und Gästen

Dr. Michael Berger zieht ein sehr positives Fazit: „Die diesjährige DocuWorld ist ein großer Erfolg und wir freuen uns über die rege Beteiligung unserer Partner. Die Veranstaltung zeigt uns, wie wichtig der direkte Kontakt zu unseren Partnern für den Produktentwicklungs- und Vertriebsprozess ist und wie wertvoll es gleichzeitig ist, dem Vertrieb neue Impulse zu geben. Das gestärkte Partnernetzwerk und die gewonnenen Erkenntnisse helfen uns, die Bedürfnisse unserer Kunden optimal zu erfüllen und weiterhin Maßstäbe im Bereich Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen zu setzen“.

In the General Session, Dr. Michael Berger, CEO of DocuWare, looked back on the successes of 2024 and spoke about the promising technological prospects for the future as well as the organizational changes in the management team that have already been announced. In addition to Dr. Michael Berger as CEO, the new management team includes Michael Bochmann as Chief Product & Technology Officer, Benedikt Dischinger as Chief Financial Officer, Uta Dresch as Chief Operating Officer and Hermann Schäfer as Chief Sales & Marketing Officer.

Berger also spoke about the company’s great potential and its four key technologies: Cloud & Cybersecurity, UX & Usability, Workflow & Integration and, in particular, the development areas in the field of Artificial Intelligence.

Focus on AI

On the first day of the conference, DocuWare partners received a comprehensive update on DocuWare Intelligent Document Processing (IDP). Following the acquisition of AI specialist natif.ai last year, the focus was on application and integration areas in DocuWare.

In addition, DocuWare presented Intelligent Insights, the prototype of a chatbot based on DocuWare’s own AI technology, which will make it easier for users to find and compare documents. In the future, customers will also be able to receive summaries of document content at the touch of a button.

DocuWare also presented its latest innovations in the area of digital invoice management. Since the beginning of the year, the software has been able to automatically process and archive e-invoices sent by e-mail. The relevant invoice data is taken directly from the XML format and used as metadata. For the first time, all incoming invoices can be processed automatically, regardless of the format (e-invoice, PDF).

In addition to processing electronic invoices via e-mail, DocuWare also demonstrated integration into networks such as PEPPOL and e-invoicing platforms. Later this year, DocuWare will introduce a service offering that will allow users to receive and send electronic invoices on a flat-rate basis. In addition, DocuWare is integrating other platforms and service providers, such as Ricoh IDX, into its offering and enabling the use of third-party platforms for sending and transferring electronic documents. This ensures compliance with the Growth Opportunities Act, as the ability to connect to these networks enables the exchange of invoices in all national standards and the ability to communicate the status of invoice processing to the appropriate parties at any time.

The new Workflow Analytics API enables organizations to perform in-depth analysis of business processes. The API provides structured data from DocuWare that can be integrated directly into Microsoft Power BI (via the new Power BI Connector) or other analysis and integration solutions.

The new Workflow Designer, which is completely web-based, was also introduced. The modern and intuitive user interface offers improved usability with features such as zoom, pan, and multi-select that make it easier to create workflows.

Another benefit is the auto-save feature, which automatically saves any progress you make, and the undo/redo feature, which allows you to undo or redo changes. These and many other improvements will be phased in with the new Workflow Designer, which is currently in beta. The official launch is planned for fall 2025.

Positive response from partners and guests

Dr. Michael Berger drew a positive conclusion: „This year’s DocuWorld is a great success and we are delighted with the lively participation of our partners. The event shows us how important direct contact with our partners is for the product development and sales process, and how valuable it is to give new impetus to sales at the same time. The strengthened partner network and the knowledge gained will help us to better meet our customers‘ needs and continue to set the standard in document management and workflow solutions.”