Wie es gelingt, mit digitalen Tools den effizienten Arbeitsplatz zu erreichen, schildert Ivan Cossu, CEO und Co-Founder bei deskbird, in einem Gastbeitrag.
Autor: Ivan Cossu, CEO und Co-Founder bei deskbird
Die Energiekrise hat nicht nur Privatpersonen fest im Griff. Auch Unternehmen sehen sich immer stärker mit steigenden Strompreisen und Gasknappheit konfrontiert. In Zeiten, in denen hybride Arbeitsmodelle immer beliebter werden, gibt es dabei eine zusätzliche Herausforderung: Mit der Popularität von Hybridarbeit steigt auch die Ungewissheit darüber, wann Mitarbeitende remote und wann sie im Büro arbeiten. Ressourcen effizient zu planen, ist so nur schwer möglich. Neue und innovative Lösungen sind gefragt, um dem Kostendruck standzuhalten. Wie kann eine solche Lösung konkret aussehen?
Mit digitalen Tools den Überblick schaffen
Das aktuelle Ziel muss lauten: Mitarbeitende und Management sollen wissen, wer an welchen Tagen im Büro arbeitet, um die Auslastung von Büros, Kantinen und Meetingräumen besser einzuschätzen und Ressourcen gezielter einsetzen zu können – beispielsweise also nur benötigte Räume heizen zu müssen. Digitale Tools für das Arbeitsplatzmanagement helfen dabei, diese Ziele zu erreichen. Gerade in Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, in denen nicht mehr ein Schreibtisch pro Mitarbeiter:in zur Verfügung steht, vereinfachen digitale Lösungen die Planung von Arbeitstagen im Büro. Mitarbeitende buchen per App schnell und unkompliziert ihren Arbeitsplatz, einen Meetingraum oder sogar einen Parkplatz. Der Vorteil: Buchungsdaten werden zentral gebündelt und erlauben Rückschlüsse für ein effizienteres Gebäudemanagement.
Analytisch zum smarten Hybridbüro
Aber wie funktioniert diese Analyse? Manager:innen sehen dank Echtzeitsynchronisation gebuchte Schreibtische und Meetingräume und können Leistungen wie die Gebäudereinigung, den Verbrauch an Nahrungsmitteln in Cafeterien und Kantinen oder auch an Elektrizität und Gas für die Heizungen ermitteln und antizipieren – besonders in der aktuellen Energiekrise ein großer Vorteil.
Auch für die Mitarbeitenden zahlen sich digitale Lösungen aus: Wenn im Vorhinein klar ist, wer an welchem Schreibtisch arbeitet, kommt es in Unternehmen mit hybridem Arbeitsmodell nicht zur Überbelegung der Arbeitsplätze. Chaos und Frustration werden vermieden, gleichzeitig können Teams einfach koordinieren, wann sie vor Ort gemeinsam an einem Projekt arbeiten möchten. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch ihre Produktivität. Insgesamt bedeutet der Einsatz digitaler Tools also einen geringeren Planungsaufwand für Management und Mitarbeitende bei gleichzeitig verbesserter Auslastung der Räumlichkeiten und optimiertem Ressourceneinsatz.
Intelligente Bedarfsplanung
Besonders über einen längeren Zeitraum lohnt sich der Einsatz einer digitalen Lösung für das Arbeitsplatzmanagement, wenn zu den Echtzeit-Daten für die Ad-Hoc-Planung Auswertungen der Belegungsdaten hinzukommen. Auf lange Sicht kann das Management basierend auf den gewonnenen Daten Entscheidungen treffen, für welche Zwecke zusätzliche Räumlichkeiten nötig sind und welche Räume sie anderweitig besser nutzen können, da deren Auslastung nicht hoch genug ist. Mit tagesgenauen Analysen können Unternehmen basierend auf den Buchungsdaten etwa Arbeitsbereiche dynamisch einschränken und auf den zukünftigen Bedarf abstimmen, die an bestimmten Wochentagen über einen längeren Zeitraum gering frequentiert sind. Rund 40 Prozent unnötig anfallender Nebenkosten bzw. bis zu 150 Euro pro Mitarbeiter:in pro Jahr lassen sich so einsparen. Digitales Arbeitsplatzmanagement wirkt also nicht nur einer potenziellen Überbuchung vor, Unternehmen können verfügbare Räume auch optimal ausnutzen und verschwenden so keinen Platz.
Integrierte Lösungen für eine bessere Employee Experience
Um bei aller Planung auch die Anwendbarkeit digitaler Lösungen zu gewährleisten, empfehlen sich Tools, die sich in bestehende Anwendungen einbinden lassen. Das erleichtert Mitarbeitenden sowie dem Management den Umgang mit der Software, da sie Teil einer bereits bekannten Kommunikationslösung ist. Eine Synchronisation mit Active Directory Data erleichtert das Onboarding von Usern und die Verwaltung verschiedener Teams. Mitarbeitende sehen in der App den Bürostatus ihrer Kolleg:innen und buchen Schreibtisch oder Meetingraum direkt in der bekannten Anwendung. Damit die Belegung sowohl im Büro als auch zu Hause synchronisiert ist, sollte die Lösung zudem in digitale Kalender und Systeme des Personalwesens integrierbar sein. Gemeinsam sorgen diese Aspekte für einen bestmöglichen Überblick und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Das ist bedeutsam, da neben dem unmittelbaren Nutzen auch eine positive Employee Experience zur Akzeptanz neuer Tools beiträgt.
Die richtigen Schlüsse ziehen
Setzen Unternehmen digitale Tools für ihr Arbeitsplatzmanagement ein, können sie insgesamt stark davon profitieren. Voraussetzung dafür ist, aus den gewonnenen Daten die richtigen Schlüsse zu ziehen, um Ressourcen effizient einzusetzen sowie zu planen und so anfallende Kosten zu senken. Gelingt das, ist das Potenzial der neuen Lösungen besonders in hybrid arbeitenden Unternehmen groß. Es gilt wie bei allen anstehenden Neuerungen, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen und ihre Anforderungen sowie die des Unternehmens genau zu analysieren. So profitieren am Ende beide Seiten bestmöglich vom digitalen Arbeitsplatzmanagement.
Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM.
Dr. Jakob Jung is Editor-in-Chief of Security Storage and Channel Germany. He has been working in IT journalism for more than 20 years. His career includes Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (storage and data center) and ChannelBiz. He also freelances for numerous IT publications, including Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider and ZDnet. His main topics are channel, storage, security, data center, ERP and CRM.
Kontakt – Contact via Mail: jakob.jung@security-storage-und-channel-germany.de