Die E-Rechnung kommt – E-invoice is coming

Sowohl die ausgedruckte Rechnung als auch die per PDF verschickte Rechnung enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die nicht maschinenlesbar sind. Ein übliches PDF – wie auch TIFF, PNG, Word-Dokumente oder eingescannte Papierrechnungen – sind lediglich visuelle Darstellungen einer Papierrechnung und erfüllen somit nicht die Anforderungen einer E-Rechnung.

Warum muss ich die Buchhaltung meines Unternehmens auf die E-Rechnung umstellen?

Der Grund ist eine EU-Richtlinie, die genaue Anforderungen an den künftigen Rechnungsaustausch zwischen europäischen Unternehmen vorgibt. Am 1. Januar 2025 tritt die erste Stufe der E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese schreibt fest, dass Rechnungen zwischen innerdeutschen Unternehmen (B2B) künftig ausschließlich in Form von E-Rechnungen zulässig sind.

Der Jahresumsatz meines Unternehmens liegt bei rund 250.000 Euro pro Jahr. Muss ich als KMU trotzdem zum 1. Januar 2025 das Rechnungswesen umgestellt haben, oder gibt es Ausnahmen?

Ausnahmen gibt es tatsächlich. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro pro Jahr haben noch bis zum 1.1.2028 Zeit, ihre Leistungen in Form einer E-Rechnung zu berechnen und zu versenden. Alle anderen Unternehmen müssen spätestens ab dem 1.1.2027 der E-Rechnungspflicht genügen und die Rechnungen entsprechend verfassen.

Aber: Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und weiterverarbeiten zu können, gilt für alle Firmen – gleich welcher Größe – ab dem 1. Januar 2025.

Welche Ausnahmen gibt es sonst noch?

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Firmen. Privatkunden sind von dieser Regelung ausgenommen. Nicht betroffen sind zudem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen (wie Gesundheits- und Sozialleistungen).

Keine Ausnahme gibt es für Kleingewerbetreibende, selbst wenn sie keine Umsatzsteuer berechnen und keine Vorsteuer abziehen. Auch sie müssen künftig E-Rechnungen erstellen und empfangen können.

Was muss ich tun, um eine E-Rechnung zu empfangen und verarbeiten zu können?

Am einfachstes funktioniert es über eine geeignete Software, wie etwa die Lösungen von Lexware. Für die meisten gängigen Buchhaltungs- und Rechnungserstellungs-Lösungen wird es rechtzeitig – spätestens zum Jahresende – entsprechende Updates geben, damit diese künftig auch mit den für E-Rechnungen erforderlichen XML-Formaten umgehen können. Alternativ gibt es einige kostenlose Tools im Internet, mit denen sich gültige E-Rechnungen erstellen lassen sowie spezielle E-Rechnungs-Viewer, die XML-Rechnungen lesbar darstellen.

Ferner hat auch das Bundesministerium für Finanzen angekündigt, für Unternehmen eine kostenlose Lösung zum Visualisieren und Erstellen von E-Rechnungen bereit zu stellen.

Keine Vorschriften oder Änderungen gibt es dagegen beim Übertragungsweg: E-Rechnungen dürfen also nach wie vor per E-Mail verschickt werden.

Wie sieht es aus bei Rechnungen an und von öffentlichen Auftraggebern und Verwaltungen? Gelten hier die gleichen Vorschriften?

Ja, hier gelten die Vorgaben für E-Rechnungen bereits seit November 2020. Jedes Unternehmen, das Rechnungen an öffentliche Verwaltungen stellt, muss die Standards XRechnung oder ZUGFeRD einhalten.

Was ist der Hintergrund für die E-Rechnung?

Die E-Rechnungen basieren auf dem Datenaustausch-Standard XRechnung, der ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält und entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern.

Um den Austausch zwischen Unternehmen in Europa zu erleichtern, definiert die EU-Norm für die Darstellung von E-Rechnungen einheitliche Standards. Rechnungssysteme sowie Rechnungsprozesse verschiedener Organisationen und Unternehmen sollen in der Lage sein, einheitlich und effizient miteinander zu arbeiten beziehungsweise Daten auszutauschen.

Welche Vorteile hat die Umstellung auf die E-Rechnung für mein Unternehmen?

Die Vorteile, Digitalisierungsmaßnahmen jetzt umzusetzen, sind auch für kleinere Unternehmen vielfältig. Um nur einige zur nennen, die sich bereits durch die Umstellung auf die E-Rechnung ergeben:

• Viele Arbeitsprozesse lassen sich mit Hilfe einer entsprechenden Softwarelösungen verschlanken sowie vereinfachen, und gleichzeitig die ordnungsmäßige, GoBD-konforme Archivierung der Rechnungen sicherstellen.
• Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer und automatisierter Durchlaufzeiten schneller.
• Die Fehleranfälligkeit beim Erstellen der Rechnungen sinkt. Zudem lassen sich vom Geschäftspartner geforderte Rechnungsstandards und Compliance-Anforderungen in E-Rechnungen besser umsetzen.
• Kostenersparnis: Es fallen weder Papierkosten noch Porto an.
• Platzersparnis: Auch digitale Rechnungen müssen gesetzeskonform archiviert werden. Allerdings nehmen sie – anders als Papierrechnungen – keinen Platz weg und sind schnell wieder auffindbar.
• Sicherheit: Sie sensiblen Rechnungsdaten lassen sich bei E-Rechnungen verschlüsseln sowie signieren und bieten somit erhöhte Sicherheit gegenüber herkömmlichen Rechnungen.
• Bessere Entscheidungsbasis: Finanzdaten sind für den Unternehmer jederzeit und überall abrufbar und erleichtern unternehmerische Entscheidungen.

Both paper and PDF invoices contain unstructured data that is not machine-readable. A standard PDF – as well as TIFF, PNG, Word documents or scanned paper invoices – are merely visual representations of a paper invoice and therefore do not meet the requirements of an e-invoice.

Why do I need to convert my company’s accounting to e-invoicing?

The reason is an EU Directive that sets out precise requirements for the future exchange of invoices between European businesses. The first stage of the e-invoicing requirement comes into force on January 1, 2025. This means that invoices between German companies (B2B) will only be allowed in the form of e-invoices.

My company has an annual turnover of around 250,000 euros. As an SME, do I still have to convert my accounting system by January 1, 2025, or are there exceptions?

There are indeed exceptions. Small businesses with an annual turnover of less than €800,000 have until January 1, 2028 to invoice and send e-invoices for their services. All other companies will have to comply with the e-invoicing obligation and issue e-invoices by January 1, 2027 at the latest.

However: The obligation to receive and process e-invoices applies to all businesses – regardless of size – from January 1, 2025.

What are the other exceptions?

The e-invoicing requirement only applies to invoices between businesses. Private customers are exempt. Small value invoices up to €250, tickets and invoices for tax-free services (such as health and social services) are also exempt.

There is no exemption for small businesses, even if they do not charge VAT and do not deduct input tax. They will still need to be able to create and receive e-invoices.

What do I need to do to receive and process an e-invoice?

The easiest way is to use the right software, such as Lexware solutions. Most popular accounting and invoicing solutions will be updated in time – by the end of the year at the latest – to handle the XML formats required for e-invoices. Alternatively, there are some free tools available on the Internet that can be used to create valid e-invoices, as well as special e-invoice viewers that display XML invoices in a readable format.

The German Federal Ministry of Finance has also announced that it will provide companies with a free solution for visualizing and creating e-invoices.

However, there are no regulations or changes to the transmission method: e-invoices can still be sent by e-mail.

What about invoices to and from public authorities? Do the same rules apply?

Yes, the e-invoicing requirements will apply from November 2020. Any company issuing invoices to public authorities must comply with the XRechnung or ZUGFeRD standards.

What is the background to e-invoicing?

The background to the introduction of e-invoicing is the Growth Opportunities Act, which aims to promote digitization in Germany and strengthen competitiveness. In this context, the legislator supports companies in their digital transformation and simplifies digital technologies such as e-invoicing.

The move to e-invoicing is also intended to prevent cross-border VAT fraud. This is difficult to detect without digital processes.

The e-invoices are based on the XRechnung data exchange standard, which contains only structured, machine-readable data and was developed to improve collaboration and data exchange between businesses and public administrations.

In order to facilitate the exchange between companies in Europe, the EU standard defines uniform standards for the presentation of e-invoices. Invoicing systems and processes of different organizations and companies should be able to work together and exchange data in a uniform and efficient way.

What are the benefits of e-invoicing for my business?

The benefits of implementing digital initiatives now are many, even for smaller businesses. To name just a few, the move to e-invoicing has already resulted in a number of benefits:

– Many work processes can be streamlined and simplified with the right software solution, while ensuring that invoices are archived properly and in compliance with GoBD.

– Payment processes work faster thanks to faster and automated processing times.

– Invoice errors are reduced. In addition, e-invoices are more likely to comply with business partner invoice standards and compliance requirements.

– Cost savings: Eliminate paper and postage costs.

– Save space: Digital invoices must also be archived in accordance with legal requirements. However, unlike paper invoices, they do not take up space and can be retrieved quickly.

– Security: Sensitive invoice data can be encrypted and signed with e-invoices, providing greater security than traditional invoices.

– Better decision making: Financial data is accessible to the business owner anytime, anywhere, making business decisions easier.

Hybrides ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Kombination aus PDF/A-Dokument und XML-Datei. Durch die Verbindung strukturierter maschinenlesbarer Daten (XML) und der visuellen Darstellung der Rechnung in einem PDF/A-3-Dokument lässt sich die Rechnung maschinell lesen sowie automatisiert verarbeiten. Andererseits können auch Menschen sie lesen.

Die XRechnung wurde vom deutschen Gesetzgeber basierend auf einer EU-Norm beschlossen und eingeführt. Die Rechnungsinformationen werden in einen XML-Datensatz gewandelt und als eine XML-Datei gespeichert, die dann an den Rechnungsempfänger gesendet und elektronisch gelesen werden kann. Dieses Format kommt unter anderem bei öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz.

E-Rechnungen werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt. Ohne spezielle Software – wie etwa eine Buchhaltungs- oder Rechnungserstellungslösung beziehungsweise ein E-Rechnungs-Viewer – ist der Inhalt der Rechnung für Menschen nicht lesbar.

EDI-Verfahren und EDIFACT-Format sind Schlüsseltechnologien für den branchen- und länder-übergreifenden Datenaustausch. EDI (Electronic Data Interchange) ist ein elektronisches Datensystem, über das Unternehmen auf globaler Ebene strukturierte Geschäftsdaten sicher und effizient übermitteln können. Hierzu legt der Standard EDIFACT – als Bestandteil von EDI – einheitliche Datenformate und Codes fest, um weltweit einen reibungslosen Datenaustausch auch zwischen unterschiedlichen Computersystemen zu gewährleisten.

Hybrid ZUGFeRD format (Central User Guide of the German Electronic Invoicing Forum) is a combination of PDF/A document and XML file. By combining structured machine-readable data (XML) and the visual representation of the invoice in a PDF/A-3 document, the invoice can be read by a machine and processed automatically. On the other hand, it can also be read by humans.

The XInvoice was adopted and introduced by the German legislator on the basis of an EU standard. The invoice information is converted into an XML record and saved as an XML file, which can then be sent to the invoice recipient and read electronically. This format is used by the public sector, among others.

E-invoices are created in a structured, machine-readable data format. Without special software – such as an accounting or invoicing solution or an e-invoice viewer – the contents of the invoice cannot be read by humans.

The EDI process and the EDIFACT format are key technologies for exchanging data across industries and countries. EDI (Electronic Data Interchange) is an electronic data system that allows companies to transmit structured business data securely and efficiently on a global basis. The EDIFACT standard – a component of EDI – defines uniform data formats and codes to ensure smooth data exchange worldwide, even between different computer systems.