Das Misstrauen in die deutschen Digitalisierungsinitiativen im öffentlichen Sektor steigt. Eine wichtige Frage lautet, wie die Verwaltung ihre digitalen Ziele erreichen kann.

Distrust in German digitization initiatives in the public sector is increasing. One important question is how the administration can achieve its digital goals.

Was Digitalisierung in Deutschland angeht, liegt einiges im Argen. Noch vor einem Jahr glaubten 51 Prozent der Führungsspitzen aus Wirtschaft und Politik, Deutschland habe gute Chancen, digital rasch aufzuschließen. Aktuell sind davon nur noch 28 Prozent überzeugt, 52 Prozent sehen nur begrenzte Chancen und 16 Prozent sehen kaum bzw. gar keine Chancen. Diese Ergebnisse gehen aus dem kürzlich veröffentlichten Digitalreport 2023 der ESCP Business School hervor. Zu den Handlungsempfehlungen des Reports gehört die Digitalisierung der Verwaltung. Dazu wird die Einrichtung eines zentralen Portals für alle Behördendienste und -dokumente sowie massive Investitionen in die Ausbildung von Verwaltungsmitarbeitern in digitalen Technologien gefordert.

Laura Martin, Customer Success Director bei Conga, kommentiert:

„Die deutsche Verwaltung ist berüchtigt für ihre stark papierbasierten Prozesse, was zu einem fragmentierten Datenzyklus mit zahlreichen Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen und Prozessen führt. Die Empfehlung des Reports, ein zentrales Repository für Dokumente einzurichten, ist besonders wichtig, um Datensilos zu vermeiden. Inkonsistente Daten sind nicht nur ein großes Hindernis für den Geschäftsablauf, sie bergen auch Sicherheitsrisiken. Zum Beispiel erschweren sie die Einhaltung von Datenschutzgesetzen.

Verwaltungseinrichtungen sollten zunächst eine Daten-Bestandsaufnahme durchführen, um zu ermitteln, welche Daten grundsätzlich vorhanden sind, welche davon relevant sind, wie diese Daten zwischen Systemen, Teams und Abteilungen fließen, und ob überhaupt ein Daten-Austausch zwischen den Abteilungen stattfindet. Auf Basis dessen kann die Einrichtung eines zentralen Repositorys für Dokumente erfolgen. Um die Digitalisierung weiter anzukurbeln, kann im nächsten Schritt entschieden werden, ob der Einsatz von Technologien Sinn macht, um zum Beispiel Prozesse zu automatisieren. Diese Entscheidung sollte jedoch in Abstimmung mit den Geschäftszielen passieren.

Bei all dem darf die Einbeziehung des Personals nicht außer Acht gelassen werden. Einerseits müssen die Führungskräfte die Teams darüber aufklären, dass die Technologie tatsächlich ihr Verbündeter ist und wie eine bestimmte digitale Lösung ihnen besser und schneller bei der Erfüllung ihrer Aufgaben helfen kann. Andererseits müssen die Führungskräfte die Einschätzung ihrer Mitarbeiter einholen, da sie wertvolle Erkenntnisse darüber geben können, wie die Kommunikation oder der Datenaustausch zwischen den Teams verbessert werden könnte.“

Germany is a laggard in digitization. Just a year ago, 51 percent of business and political leaders believed Germany had a good chance of catching up quickly in digital terms. Currently, only 28 percent are convinced of this, 52 percent see only limited opportunities and 16 percent see hardly any or no opportunities at all. These are the findings of the recently published ESCP Business School Digital Report 2023. The report’s recommendations for action include the digitization of administration. To this end, it calls for the establishment of a central portal for all government services and documents, as well as massive investment in the training of administrative staff in digital technologies.

Laura Martin, Customer Success Director at Conga, comments:

„The German administration is notorious for its heavily paper-based processes, resulting in a fragmented data cycle with numerous interfaces between different systems and processes. The report’s recommendation to establish a central repository for documents is particularly important to avoid data silos. Inconsistent data is not only a major impediment to business operations, it also poses security risks. For example, they make it difficult to comply with data protection laws.

Administrative organizations should first conduct a data inventory to determine what data basically exists, which of it is relevant, how that data flows between systems, teams and departments, and whether there is any data sharing between departments at all. Based on this, a central repository for documents can be set up. To further boost digitization, the next step can be to decide whether it makes sense to use technologies to automate processes, for example. However, this decision should be made in coordination with the business objectives.

In all of this, the involvement of staff must not be overlooked. On the one hand, leaders need to educate teams that technology is indeed their ally and how a particular digital solution can help them do their jobs better and faster. On the other hand, leaders need to solicit their employees‘ opinions, as they can provide valuable insights into how communication or data sharing between teams could be improved.“

 

Von Jakob Jung

Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM. Dr. Jakob Jung is Editor-in-Chief of Security Storage and Channel Germany. He has been working in IT journalism for more than 20 years. His career includes Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (storage and data center) and ChannelBiz. He also freelances for numerous IT publications, including Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider and ZDnet. His main topics are channel, storage, security, data center, ERP and CRM. Kontakt – Contact via Mail: jakob.jung@security-storage-und-channel-germany.de

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