Business Communications 2025

1. Automatisierung entlang der geschäftskritischen Kommunikation

In der aktuell herausfordernden Wirtschaftslage stehen Unternehmen unter hohem Kostendruck und sind mehr denn je gefordert, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Gleichzeitig fehlen durch den Fachkräftemangel wichtige Ressourcen. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft gehen der deutschen Wirtschaft bis 2024 Produktionskapazitäten im Wert von 49 Milliarden Euro verloren. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen ist daher unerlässlich. Innovative Produkte unterstützen Unternehmen dabei, Digitalisierung und Automatisierung gezielt voranzutreiben und so die Basis für schlankere und effizientere Prozesse zu schaffen.

So gingen der deutschen Wirtschaft 2024 Produktionskapazitäten von 49 Milliarden Euro verloren, wie eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigt. Eine Automatisierung von Arbeitsabläufen ist daher unverzichtbar. Innovative Produkte unterstützen Unternehmen dabei, die Digitalisierung und Automatisierung gezielt voranzutreiben und so die Basis für schlankere, effizientere Prozesse zu schaffen.

Dazu gehören Lösungen, mit denen sich sämtliche Integrationsszenarien entlang der Supply Chain, dem Herzstück jeden Unternehmens, realisieren lassen. Darüber hinaus ermöglicht ein ungebrochener Trend zu Cloud-Technologien und APIs einen effizienteren Betrieb moderner Kommunikationslösungen. Dazu gehört die Migration zu Cloud Fax ebenso wie die automatisierte Erfassung unstrukturierter Daten und ihre Umwandlung in strukturierte Daten. Dadurch können die Kosten deutlich gesenkt und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gesichert werden.

2. Künstliche Intelligenz gezielt einsetzen

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine treibende Kraft der digitalen Transformation. Gleichzeitig herrscht bei dem mittlerweile kaum noch überschaubaren Angebot an KI-basierten Lösungen häufig Unklarheit, ob KI im Einzelfall einen zusätzlichen Nutzen bietet. Bei der Auswahl einer KI-gestützten Lösung für die Geschäftskommunikation sollten Unternehmen daher unbedingt ihren konkreten Anwendungsfall berücksichtigen. Retarus setzt in seinen Produkten KI bewusst nur dort ein, wo sie einen tatsächlichen Mehrwert für den Kunden schafft. Im Bereich der Dokumentenverarbeitung bietet das Unternehmen beispielsweise eine KI-gestützte multimodale Lösung für Intelligent Document Processing: Geschäftskritische Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine werden mithilfe von Deep Learning, NLP und Computer Vision präzise und mit überdurchschnittlicher Performance automatisiert verarbeitet.

3. Sicherheitsrisiken minimieren

Laut BSI-Lagebericht 2024 bleibt die Bedrohungslage im Cyberraum weiterhin angespannt. Cyberangriffe nehmen zu und werden durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz immer raffinierter. Die zunehmende Professionalisierung von Cyberkriminellen und neue regulatorische Sicherheitsanforderungen wie Cybersecurity Act und Cyber Resilience Act stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Sie sind daher gefordert, auf diese wachsenden Risiken zu reagieren, ihr Risiko- und IT-Sicherheits-Management zu evaluieren und gegebenenfalls entsprechend aufzurüsten. Dies gilt im besonderen Maße für die geschäftskritische Kommunikation. Um diese bestmöglich abzusichern, benötigen Unternehmen sichere, transparente und Compliance-konforme Lösungen.

Innovative Komplettlösungen für Enterprise E-Mail bieten bestmöglichen Schutz vor hochentwickelten Cyberangriffen und entlasten die IT-Abteilung. So erhalten Administratoren durch leistungsstarke Analyse- und Reporting-Tools in Echtzeit einen transparenten Überblick über die verarbeiteten Dokumente. Idealerweise integrieren unternehmenstaugliche E-Mail-Lösungen neben umfassender Email Security auch flexible Verschlüsselungs- und Archivierungsoptionen. Für den Worst Case sollte eine Lösung für E-Mail-Continuity bereitgestellt werden. Damit kann die E-Mail-Kommunikation auch im Falle von Security Incidents oder anderweitigen IT-bedingten Betriebsunterbrechungen unterbrechungsfrei fortgeführt werden.

4. Hybride Cloud-Welten führen zu steigender Komplexität

Viele Unternehmen setzen für E-Mail mittlerweile auf Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste. Global verteilte, heterogene oder teils veraltete On-Premises-Systemlandschaften lassen sich jedoch nicht ohne Weiteres in die Cloud migrieren. Gerade komplexe oder hybride E-Mail-Infrastrukturen im Enterprise-Umfeld müssen mit wichtigen Add-on-Diensten vervollständigt und abgesichert werden, um die Kommunikation und damit das Business am Laufen zu halten. In der Folge wird auch das Management solcher Systeme immer aufwendiger.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, eine Lösung zu haben, die in komplexen, hybriden Infrastrukturen funktioniert und verschiedene Mail-Kategorien berücksichtigt: Marketing Automation, transaktionale E-Mails sowie User Traffic. Gleichzeitig gehören leistungsstarke Sicherheitsfunktionen mit fortschrittlichen Lösungen für Routing, Reporting und Traffic Management zu einer Rundum-Lösung. Enterprise-Services wie Verschlüsselung und E-Mail-Archivierung runden das holistische Angebot ab. Mit der hohen Zuverlässigkeit und Transparenz einer Lösung aus einer Hand profitieren Unternehmen von einem sicheren und effizienten E-Mail-Verkehr sowie von einer lückenlosen und zuverlässigen E-Mail-Zustellung.

5. Komplexere Compliance-Anforderungen umsetzen

Unternehmen müssen mit neuen Technologien bewusst und verantwortungsvoll umgehen. Das betrifft sowohl ihren Einsatz als auch strategische Investitionen. Es gilt, neue und anstehende gesetzliche Vorgaben für E-Invoicing, NIS-2, DORA und den Digital Services Act (DSA) umzusetzen. Das verpflichtet Unternehmen dazu, höchsten Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz zu entsprechen. Geeignete Lösungen für die digitale Geschäftskommunikation bieten ein Höchstmaß an Transparenz und Kontrolle, erfüllen strenge Compliance-Anforderungen mit klar definierten Service Level Agreements (SLAs). Damit werden Unternehmen nicht nur den wachsenden Anforderungen an Datenschutz und Governance gerecht, sondern schaffen auch eine vertrauensvolle und solide Basis für den Einsatz neuer Technologien.

1. Automation along the business-critical communication chain

In today’s challenging economy, organisations are under intense cost pressure and need to make their processes more efficient than ever. At the same time, there is a lack of key resources due to a shortage of skilled workers. According to a study by the German Institute for Economic Research, the German economy will lose €49 billion worth of production capacity by 2024. Automation of work processes is therefore essential. Innovative products are helping companies to drive digitalisation and automation, creating the basis for leaner and more efficient processes.

According to a study by the German Institute for Economic Research, the German economy will lose €49 billion in production capacity by 2024. Automating work processes is therefore essential. Innovative products help companies to drive digitalisation and automation, creating the basis for leaner, more efficient processes.

This includes solutions that can be used to implement all integration scenarios along the supply chain, the heart of every business. In addition, the ongoing trend towards cloud technologies and APIs is enabling more efficient operation of modern communication solutions. This includes migrating to cloud fax as well as automating the capture of unstructured data and transforming it into structured data. This can significantly reduce costs and ensure long-term competitiveness.

2. Targeted use of artificial intelligence

Artificial intelligence (AI) is a driving force behind digital transformation. At the same time, it is often unclear whether AI offers additional benefits in individual cases, given the almost unmanageable range of AI-based solutions available today. When selecting an AI-based solution for business communication, companies should therefore always consider their specific use case. Retarus deliberately uses AI in its products only where it creates real added value for the customer. In the field of document processing, for example, the company offers an AI-supported multimodal solution for intelligent document processing: business-critical documents such as orders, order confirmations, invoices and delivery notes are automatically processed with precision and above-average performance using deep learning, NLP and computer vision.

3. Minimize security risks

According to the BSI Situation Report 2024, the threat situation in cyberspace remains tense. Cyber attacks are on the rise and are becoming increasingly sophisticated thanks to the use of artificial intelligence. The increasing professionalism of cyber criminals and new legal security requirements such as the Cybersecurity Act and the Cyber Resilience Act pose major challenges for companies. They must respond to these growing risks by evaluating and, if necessary, improving their risk and IT security management. This is especially true for business-critical communications. To best protect it, organizations need secure, transparent, and compliant solutions.

Innovative all-in-one solutions for corporate email provide the best possible protection against sophisticated cyber-attacks and reduce the burden on IT.

Powerful analysis and reporting tools provide administrators with real-time visibility into the documents being processed. Ideally, enterprise-class email solutions will integrate flexible encryption and archiving options in addition to comprehensive email security. For worst-case scenarios, an email continuity solution should be provided. This allows email communication to continue uninterrupted in the event of security incidents or other IT-related disruptions.

4. Hybrid cloud worlds add complexity

Many organizations now rely on Microsoft 365 or other cloud services for email. However, globally distributed, heterogeneous or partially outdated on-premises system landscapes cannot simply be migrated to the cloud. Complex or hybrid email infrastructures in the enterprise environment in particular need to be supplemented and secured with important add-on services in order to keep communication and business running. As a result, the management of such systems is becoming increasingly complex.

This makes it all the more important for companies to have a solution that works in complex, hybrid infrastructures and takes into account different categories of mail: Marketing Automation, Transactional Email, and User Traffic. At the same time, powerful security features with advanced routing, reporting, and traffic management solutions are part of a complete solution. Enterprise services such as encryption and email archiving complete the comprehensive offering. With the high reliability and transparency of a single solution, companies benefit from secure and efficient email traffic as well as complete and reliable email delivery.

5. Meet more complex compliance requirements

Organizations need to be thoughtful and responsible about new technologies. This applies to both their use and strategic investments. New and upcoming regulatory requirements for e-invoicing, NIS-2, DORA and the Digital Services Act (DSA) need to be implemented. This forces companies to meet the highest security and privacy requirements. The right digital business communications solutions provide maximum visibility and control, and meet strict compliance requirements with clearly defined service level agreements (SLAs). In this way, companies can not only meet the growing demands for data protection and governance, but also create a trustworthy and solid basis for the use of new technologies.