Mit optimierten Prozessen zum Erfolg – Success through streamlined processes

Vereinfachung als Herausforderung

The Digitale bietet als deutsche Agentur mit Sitz in München Dienste wie Analytik, Business Intelligence, Content-Erstellung, Design, UX und Conversion-Optimierung. The Digitale arbeitet mit Kunden und Unternehmen zusammen, die die Digitalisierung in Europa vorantreiben, wie z. B. Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom und Microsoft. Als Agentur, die auch mit internationalen Blue Chip-Unternehmen kooperiert, muss The Digitale sensible Daten sichern, um den Anforderungen von Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union (EU) nachzukommen. „Für einige Dateien, z. B. Lead-Daten, Personaldokumente, verschiedene strategische Daten oder Finanzdateien, müssen wir eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) verwenden. Mit dieser Technologie besitzen nur die Datei-Eigentümer und der Empfänger den Verschlüsselungscode“, erklärt Peter Bilz-Wohlgemuth.

Der alte E2EE-Dienst, den The Digitale nutzte, war weder nutzerfreundlich noch leicht zu bedienen. „Wir mussten unsere Mitarbeitenden eigens dafür schulen, wie man Dateien verschlüsselt“, erzählt Bilz-Wohlgemuth. „Und wenn die Software nicht richtig verwendet wurde, konnte nur die Person, die eine Datei verschlüsselt hatte, diese auch wieder entschlüsseln, d.h. wenn diese Person unser Unternehmen verließ, waren die Dateien nicht mehr zugänglich. Manchmal stürzten die Dateien auch ganz ab. Im Endeffekt war die Technologie großartig, aber die Anwendung eine Katastrophe.“

The Digitale verwendet seit ihren Anfängen Dropbox für die Dateifreigabe. Als Dropbox die Boxcryptor-Technologie kaufte und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in die Plattform integrierte, ergriff die Agentur die Chance, von ihrer bisherigen Lösung umzusteigen.

2 in 1 – E2EE und Dateifreigabe in Dropbox 

Zunächst entschlüsselte die Agentur alle Dateien mit der alten Software. Anschließend verschob das Team die Dateien in Dropbox unter Beibehaltung der Ordnerstruktur und richtete Zugriffsrechte ein. So kann das Unternehmen alle seine Dateien – von Marketinginhalten über Website-Entwürfe bis hin zu Lead-Daten – in einem einzigen Ökosystem speichern. Seit dem Umstieg lassen sich Dateien, Unterordner und sogar ganze Ordnerstrukturen mit nur einem Klick ganz einfach verschlüsseln. Dank der intuitiven Nutzung können Mitarbeitende schnell in die Ent- und Verschlüsselung eingewiesen werden. Dadurch wurden komplexe, ressourcenintensive Schulungen überflüssig. Zudem konnte The Digitale die Verschlüsselung für mehr Mitarbeitende zur Verfügung stellen als noch mit der alten Software. „Früher mussten wir die Zahl der Lizenzen begrenzen, weil jede extra kostet“, erklärt Bilz-Wohlgemuth. „Jetzt müssen wir uns keine Gedanken mehr machen. Da alle unsere Mitarbeitenden bereits mit Dropbox arbeiten, können sie auch die Verschlüsselung nutzen.“

Um Dateien mit ihrem globalen Partnernetzwerk oder Kunden zu teilen, nutzt The Digitale darüber hinaus Dropbox Transfer. Der Vorteil darin liegt nicht nur in der sicheren Verschlüsselung, sondern auch in der Nutzerfreundlichkeit, da auch Partner und Kunden ohne eigenen Account Zugriff erhalten können. The Digitale kann zusätzlich eine Gültigkeitsdauer für Links festlegen und sehen, wann die Dateien geöffnet oder heruntergeladen wurden. Dies erlaubt bessere Kontrolle über die Dateifreigaben und gibt zusätzliche Transparenz, welche Partner die zur Verfügung gestellten Dateien bereits sichten konnten.

Schnelle und sichere Prozesse

Heute verschlüsselt The Digitale Dateien innerhalb von Dropbox, anstatt mit zwei Diensten zu jonglieren. Das Resultat: Der Prozess geht fünfmal schneller und die Mitarbeitenden benötigen laut Bilz-Wohlgemuth etwa 30 % weniger Zeit für die Verwaltung der Ver- und Entschlüsselung. So können sich die Mitarbeitenden von The Digitale auf die qualitativ hochwertige Arbeit für ihre Kunden fokussieren. „Wir konzentrieren uns darauf, den Job für unsere Kunden zu erledigen, mit ihnen an Strategien zu arbeiten, Inhalte zu erstellen und großartige Ergebnisse zu liefern. Alles andere sollte einfach funktionieren und uns keine Zeit stehlen. Deshalb ist die Verschlüsselung über Dropbox für uns ein Gamechanger“, so Bilz-Wohlgemuth.

Dank der einfacheren Verschlüsselung werden die Mitarbeitenden dazu angeregt, mehr Dateien zu sichern. „Da die Verschlüsselung von Daten jetzt so einfach ist, werden doppelt so viele Dateien verschlüsselt“, sagt Peter Bilz-Wohlgemuth. Da Dropbox die Vorschriften der EU und Deutschlands erfüllt, kann The Digitale nun leichter nachweisen, dass es die ISO-Normen und andere Zertifizierungen einhält. Dies erleichtert den Umgang mit Anbietern von Cyberversicherungen und hochrangigen Partnern oder Kunden. Auch für den Steuerberater hat sich das Verfahren vereinfacht. „Früher musste unser Steuerbüro die Verschlüsselungssoftware auf seinen Computern installieren, um mit uns zusammenzuarbeiten. Jetzt können die Mitarbeitenden über einen Browser auf Dropbox zugreifen“, sagt Bilz-Wohlgemuth.

Roadmap für die Zukunft

Heute sucht The Digitale nach neuen Wegen, um die Freigabe von Dateien noch einfacher zu gestalten. Zunächst erwägt das Unternehmen Dienste wie Dropbox Sign, um E-Signaturen in dasselbe Ökosystem zu integrieren. Für diejenigen, die noch nach Lösungen zur Dateifreigabe suchen, hat Peter Bilz-Wohlgemuth einen Rat: „Beschäftigen Sie sich mit dem Thema und investieren Sie in Sicherheit und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsfunktionen. Je nahtloser und schneller unsere Software, unser Speicherplatz oder unsere Sharing-Lösungen funktionieren, desto besser können wir uns auf die Aktivitäten konzentrieren, die Umsätze erzielen“.

The challenge of simplification

A German agency based in Munich, The Digitale offers services including analytics, business intelligence, content creation, design, UX and conversion optimization. The Digitale works with clients and companies that are driving digitalization in Europe, such as Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom and Microsoft. As an agency that also works with international blue chip companies, The Digitale must secure sensitive data to comply with European Union (EU) data protection regulations. „For some files, such as lead data, HR documents, various strategic data or financial files, we need to use end-to-end encryption (E2EE). With this technology, only the file owner and the recipient have the encryption key,“ explains Peter Bilz-Wohlgemuth.

The old E2EE service used by The Digitale was neither user-friendly nor easy to use. „We had to specifically train our employees on how to encrypt files,“ says Bilz-Wohlgemuth. „And if the software was not used correctly, only the person who encrypted a file could decrypt it, which meant that if that person left our company, the files were no longer accessible.

Sometimes the files would crash altogether. In the end, the technology was great, but the application was a disaster.“

The Digitale has used Dropbox for file sharing since its inception. When Dropbox acquired Boxcryptor technology and integrated end-to-end encryption into the platform, the agency jumped at the chance to move from its previous solution.

2 in 1 – E2EE and file sharing in Dropbox

First, the agency decrypted all files using the old software. The team then moved the files to Dropbox, maintaining the folder structure and setting up access rights. This allows the company to store all of its files-from marketing content to website designs to lead data-in a single ecosystem. Since the switch, files, subfolders, and even entire folder structures can be easily encrypted with a single click. Because of its intuitive use, employees can be quickly trained on decryption and encryption. This has eliminated the need for complex, resource-intensive training. In addition, The Digitale has been able to make encryption available to more employees than with the old software. „We used to have to limit the number of licenses because each one cost extra,“ explains Bilz-Wohlgemuth. „Now we no longer have to worry about that. Since all of our employees are already using Dropbox, they can use the encryption as well.“

The Digitale also uses Dropbox Transfer to share files with its global network of partners and customers. The advantage of this is not only the secure encryption, but also the ease of use, as partners and customers can access the files without their own account. The Digitale can also set a validity period for links and see when files have been opened or downloaded. This allows for better control over file sharing and provides additional visibility into which partners have already viewed the files provided.

Fast and secure processes

Today, The Digitale encrypts files within Dropbox instead of juggling two services. As a result, the process is five times faster and, according to Bilz-Wohlgemuth, employees spend about 30% less time managing encryption and decryption. As a result, The Digitale’s staff can focus on delivering high-quality work for their clients. „We focus on getting the job done for our clients, working with them on strategy, creating content and delivering great results. Everything else should just work and not take up our time. That’s why Dropbox encryption is a game changer for us,“ says Bilz-Wohlgemuth.

With easier encryption, employees are encouraged to back up more files. „Because it is now so easy to encrypt data, twice as many files are encrypted,“ says Peter Bilz-Wohlgemuth. Because Dropbox complies with EU and German regulations, The Digitale can now more easily prove that it complies with ISO standards and other certifications. This makes it easier to deal with cyber insurance providers and high-level partners or customers. The process has also been simplified for the tax advisor. „Previously, our tax firm had to install the encryption software on their computers to work with us. Now they can access Dropbox through a browser,“ says Bilz-Wohlgemuth.

Roadmap for the future

Today, The Digitale is looking for new ways to make file sharing even easier. For starters, the company is considering services like Dropbox Sign to integrate e-signatures into the same ecosystem. For those still looking for file-sharing solutions, Peter Bilz-Wohlgemuth has one piece of advice: „Address the issue and invest in security and end-to-end encryption capabilities. The more seamlessly and quickly our software, storage or sharing solutions work, the better we can focus on revenue-generating activities.“