KMU: Digitaler Nachholbedarf – SMEs: Digital lag

Wie kleine Unternehmen Produktivität definieren

Fast die Hälfte der Befragten gab an, dass sie „produktiv sein“ mit einer Arbeit assoziieren, die mehr bewirkt (45 %) verglichen mit der Erzielung von Einnahmen für das Unternehmen oder sogar mit der Erledigung von mehr Arbeit in kürzerer Zeit mit weniger Mitteln. Es überrascht daher nicht, dass mehr als die Hälfte der Beschäftigten in kleinen Unternehmen (52 %) die persönliche Hauptverantwortung dafür übernehmen, wie produktiv sie bei der Arbeit sind und sich sogar mehr anstrengen, 100 Prozent der Zeit im Büro zu sein (47 %) als in größeren Unternehmen (37 %).

Es liegt auf der Hand, dass es kleinen Unternehmen wichtig ist, produktiv zu sein. Während die Arbeitsbelastung und die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, im Weg stehen können, wirken sich wirtschaftliche und gesellschaftliche Stressfaktoren weiterhin negativ auf die Produktivität aus.

Für große Unternehmen sind diese Stressfaktoren zwar immer noch ein größeres Problem (72 %), aber dennoch geben über 60 % der Befragten an, dass ihre Produktivität durch externe wirtschaftliche Sorgen wie eine mögliche Rezession und Inflation beeinträchtigt wird. Die drei größten Sorgen, die Angestellte kleiner Unternehmen nachts umtreiben, sind die hohen Lebenshaltungskosten, die mögliche Inflation und das Lohngefälle – in dieser Reihenfolge.

Kleine Unternehmen haben digitalen Nachholbedarf

Die Realität für kleine Unternehmen ist, dass externe Stressfaktoren und die Arbeitsbelastung weiterhin ihre Produktivität beeinträchtigen und dass globale Marken nicht genug tun, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu fördern, selbst wenn der wirtschaftliche Druck zunimmt.

Eine knappe Mehrheit (85 %) weiß, dass die Technologie eine entscheidende Rolle dabei spielt, schneller und intelligenter zu arbeiten, so dass sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Hinsichtlich der digitalen Kompetenz besteht allerdings noch Nachholbedarf: Über 88 % der KMU geben an, dass unzureichende Technologien die Produktivität ihres Unternehmens beeinträchtigen.

So gibt beispielsweise etwas mehr als die Hälfte (55 %) der KMU an, dass mindestens die Hälfte der Arbeit in ihrem Unternehmen immer noch auf Papier erfolgt.

Veraltete Arbeitsmethoden wie diese tragen nur zur Frustration der Beschäftigten in kleinen Unternehmen bei, wobei mehr als ein Drittel (34 %) ihre Arbeit wegen der schlechten Technologie ganz aufgeben möchte. Diese Frustration hat dazu geführt, dass mehr als die Hälfte der KMU (58 %) zwischen zwei und vier Stunden pro Tag an Produktivität einbüßen.

Die Kosten für schlechte Technologie liegen nicht nur in der Arbeitszeit, sondern auch in der Arbeitsmoral. Fast ein Viertel (21 %) der Angestellten kleiner Unternehmen beschwert sich bei ihrem Chef über schlechte Arbeitstechnologien und ebenso viele Arbeitnehmer (22 %) erwägen, in den nächsten sechs Monaten aufgrund schlechter Arbeitstechnologien zu kündigen.

Die digitale Chance

Die gute Nachricht ist, dass die Mitarbeiter kleiner Unternehmen bereit sind, positive Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Technologie ihre Produktivität beeinträchtigt. Dazu gehören 1) die Suche nach besseren Lösungen und deren Empfehlung an ihre Führungskräfte, 2) die Aufforderung an ihre Unternehmen, in bessere Technologien zu investieren, und 3) die Suche nach besseren Lösungen, die sie selbst nutzen können. Unternehmen können zwar nicht viel tun, um zu beeinflussen, wie externe Faktoren die Produktivität der Mitarbeiter*innen beeinträchtigen, aber sie können sehr viel mehr tun, um ihnen die richtigen Technologien zur Verfügung zu stellen.

Aber was sind das für Technologien? Die Untersuchungen von Adobe zeigen, dass Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) nicht nur für große Unternehmen geeignet sind. Sie können sich auch positiv auf die Arbeitsabläufe in kleinen Unternehmen auswirken.

Eine hohe Anzahl von KMU (85 %) sagt, dass Automatisierung die Produktivität ihres Unternehmens steigert. Ein noch höherer Prozentsatz (92 %) in KI-affinen KMU sagt, dass KI-gesteuerte Technologie positive Auswirkungen hat, wobei fast ein Viertel (22 %) sie als „ein Wunder“ bezeichnet.

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) sind nach wie vor die Schlagworte der Stunde, wenn es darum geht, Arbeit intelligenter und schneller zu erledigen. Dennoch sind digitale Dokumente nach wie vor eine unterschätzte, aber entscheidende Währung für die Produktivität.

Laut der Adobe-Studie „The Future of Digital Work“ sind digitale Dokumente wie PDFs und E-Scans unter allen Technologien, die kleine Unternehmen bei der Arbeit nutzen, die Technologie Nummer eins, ohne die sie nicht arbeiten können.“

Technologien für die Zusammenarbeit und Videokonferenzen – die während der Pandemie und auch heute noch sehr beliebt sind – belegten die Plätze 2 und 3. Ein weiterer interessanter Aspekt: Selbst im Zeitalter der Mobilität (6 % – Mobiltelefone, 5 % – Tablets) erledigen kleine Unternehmen den Großteil ihrer Arbeit auf Laptops (58 %) und Desktops (38 %).

Gute Technologie hilft kleinen Unternehmen nicht nur, produktiver zu sein, sondern auch, qualifizierte Mitarbeiter*innen anzuziehen. Fast alle (92 %) Beschäftigten in KMU sagen, dass die Arbeitstechnologie ein Faktor dafür ist, ob sie eine Stelle in einem neuen Unternehmen annehmen, wobei fast ein Viertel (24 %) sagt, dass sie „absolut entscheidend“ ist, weil ihr Erfolg von guter Technologie abhängt

Ein Blick in die Zukunft

Führungskräfte in kleinen Unternehmen übernehmen heute gleichzeitig Aufgaben in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Vertrieb und Kundenbindung und bewältigen gleichzeitig die Stressfaktoren außerhalb ihrer Arbeit. Für all diese Aufgaben stehen ihnen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung – allen voran die Technologie.

How small businesses define productivity

Nearly half of respondents said they associate „being productive“ with doing more work (45%) compared to generating revenue for the company or even doing more work in less time with fewer resources. Not surprisingly, more than half of employees in small businesses (52%) take primary personal responsibility for how productive they are at work and even make more of an effort to be in the office 100 percent of the time (47%) than in larger businesses (37%).

Clearly, being productive is important to small businesses. While workload and how work gets done can get in the way, economic and social stressors continue to negatively impact productivity.

While these stressors are still more of a problem for large companies (72%), over 60% of respondents still say their productivity is affected by external economic concerns such as a potential recession and inflation. The top three concerns plaguing small business employees at night are the high cost of living, potential inflation and the wage gap – in that order.

Small businesses have digital pent-up demand

The reality for small businesses is that external stressors and workloads continue to impact their productivity, and global brands aren’t doing enough to encourage employee productivity, even as economic pressures increase.

A slim majority (85%) understand that technology plays a critical role in helping them work faster and smarter so they can focus on more important tasks. However, there is still some catching up to do in terms of digital literacy: More than 88% of SMEs say that inadequate technology is affecting their company’s productivity.

For example, just over half (55%) of SMEs say that at least half of the work in their company is still done on paper.

Outdated work practices like these only add to the frustration of small business employees, with more than a third (34%) wanting to quit their jobs altogether because of poor technology. This frustration has resulted in more than half of SMEs (58%) losing between two and four hours of productivity per day.

The cost of poor technology is not just in work hours, but also in morale. Nearly a quarter (21%) of small business employees complain to their boss about poor work technology, and the same number of workers (22%) are considering quitting in the next six months due to poor work technology.

The digital opportunity

The good news is that small business employees are willing to take positive action when technology affects their productivity. This includes 1) finding and recommending better solutions to their managers, 2) asking their companies to invest in better technology, and 3) finding better solutions they can use themselves. While companies can’t do much to influence how external factors affect employee* productivity, they can do a lot more to provide them with the right technologies.

But what are those technologies? Adobe’s research shows that automation and artificial intelligence (AI) are not just for large organizations. They can also have a positive impact on small business workflows.

A high number of SMBs (85%) say automation increases their company’s productivity. An even higher percentage (92%) in AI-savvy SMEs say AI-driven technology has a positive impact, with nearly a quarter (22%) calling it „a miracle.“

Automation and artificial intelligence (AI) remain the buzzwords of the day when it comes to getting work done smarter and faster. Yet digital documents remain an underappreciated but critical currency for productivity.

According to Adobe’s „The Future of Digital Work“ study, „Among all the technologies small businesses use at work, digital documents like PDFs and e-scans are the number one technology they can’t work without.“

Collaboration and video conferencing technologies – popular during the pandemic and still popular today – ranked #2 and #3, respectively. Another interesting note: Even in the age of mobility (6% – cell phones, 5% – tablets), small businesses do most of their work on laptops (58%) and desktops (38%).

Good technology not only helps small businesses be more productive, it also helps them attract qualified employees. Nearly all (92%) employees in SMBs say that work technology is a factor in whether they accept a job at a new company, with nearly a quarter (24%) saying it is „absolutely critical“ because their success depends on good technology.

A glimpse into the future

Small business leaders today are simultaneously taking on operational, financial, sales and customer engagement responsibilities while managing stressors outside of their jobs. For all of these tasks, they don’t have enough resources at their disposal – first and foremost, technology.