KI-Akzeptanz erhöhen – Increasing AI Acceptance

Die Arbeitswelt wird sich durch KI stark wandeln. Beschäftigte müssen sich an neue smarte Tools anpassen und alte Routinen aufgeben. Solche Umstellungen sind immer eine Herausforderung für die Menschen – bei künstlicher Intelligenz sind sie aber so gravierend, dass viele Mitarbeiter sich Sorgen machen und um ihren Arbeitsplatz bangen. Dies führt schnell zu Verweigerung und erschwert letztlich die Adoption neuer Prozesse. Investitionen drohen ins Leere zu gehen. Damit das nicht passiert, müssen Unternehmen alles daran tun, die Akzeptanz von KI-Technologien in der Belegschaft zu erhöhen. Immerhin wird in Zukunft niemand auf Microsoft Copilot, ChatGPT und Co verzichten können.

Adoption & Change Management – Hürden abbauen, Verständnis schaffen

Die erste Implementierung von KI will also sorgfältig geplant sein. Nur wenn Unternehmen die Menschen von Anfang an einbeziehen, wird die Investition am Ende Früchte bringen. Denn letztlich wird KI von Menschen eingesetzt, um ihre Effizienz zu steigern. Die Unterstützung des Transformationsprozesses durch ein umfassendes Adoption & Change Management (ACM) ist daher von entscheidender Bedeutung. ACM unterstützt die Fähigkeit, Veränderungen zu verstehen, zu akzeptieren und umzusetzen. Das ADKAR-Framework beispielsweise beschreibt die fünf Kernelemente, die Menschen erreichen müssen, um eine dauerhafte Veränderung zu erzielen: Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung).

Entscheider müssen die Auswirkungen der Veränderungen aus Sicht der Mitarbeiter grundlegend verstehen. Nur so können sie deren Bedürfnisse berücksichtigen und sie begleitend unterstützen. Doch wie gelingt es, ACM konkret im Unternehmen zu implementieren?

Größere Firmen haben oft eine eigene Abteilung für Adoption & Change Management, während kleinere Unternehmen in der Regel auf externe Unterstützung angewiesen sind. Auch Organisationen, die bereits Erfahrung mit Veränderungsprozessen haben, greifen bei der Einführung von KI-Tools gerne auf professionelle Experten zurück. Je nach Bedarf können diese die gesamte Transformation begleiten oder nur in Teilbereichen beraten und unterstützen.

Ein spezialisierter Dienstleister hilft beispielsweise bei der optimalen Zusammenstellung des ACM-Teams, führt Interviews, hört zu, identifiziert und qualifiziert geeignete Coaches und Champions. Darüber hinaus kennt er Methoden zur Überwindung potenzieller Hindernisse, arbeitet an zielgruppengerechten Trainingsplänen und sorgt für eine reibungslose Kommunikation während des Projekts.

Mit ACM Sicherheitslücken aufspüren und schließen

Doch nicht nur Change-Müdigkeit und Job-Ängste können zu Problemen im Zusammenhang mit KI führen. Auch der unvorsichtige oder unverantwortliche Umgang mit KI-Lösungen birgt viele Risiken. Ein wichtiger Aspekt ist dabei der Schutz von Unternehmensdaten. Was passiert mit den Daten, die Mitarbeiter in das KI-Tool eingeben? Die Daten – einmal in das System eingeflossen – können auch als Output wieder irgendwo anders ausfließen, vielleicht in einem Konkurrenz-Unternehmen. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Personen, die Firmengeheimnisse oder persönliche Daten in ChatGPT eingeben, diese somit mit der Öffentlichkeit teilen. Bei Copilot ist dies anders. Microsoft garantiert, dass keine Benutzerdaten verwendet werden, um das zugrunde liegende, öffentlich zugängliche Large Language Model (LLM) zu trainieren. Die Informationen, die Mitarbeiter dem intelligenten Assistenten anvertrauen, bleiben also Eigentum des Unternehmens.

Die Nutzer müssen sich solcher Risiken und Unterschiede zwischen den KI-Modellen stets bewusst sein. Selbst wenn ein Unternehmen noch keine Einführung von KI-Lösungen plant, sind ACM-Maßnahmen aus diesem Grund wichtig, um dieses Bewusstsein zu schaffen. Es besteht immer die Gefahr, dass Mitarbeiter Anwendungen, die sie aus ihrem Privatleben kennen, unerlaubt nutzen und auf diese Weise kritische Daten preisgeben. Der Mensch ist und bleibt das größte Sicherheitsrisiko im Unternehmen. Maßnahmen zur Erhöhung der Security-Awareness und Compliance gehören deshalb zum Kern eines ACM-Prozesses.

Wie finde ich den richtigen ACM-Experten für mein Unternehmen?

Bei der Einführung von KI ist es ratsam, einen Dienstleister zu wählen, der das Thema aus mehreren Perspektiven angehen kann. Aus rechtlicher, technischer und lizenzrechtlicher Sicht werfen die neuen Technologien immerhin viele Fragen auf. In einem gemeinsamen Workshop können Unternehmen die wichtigsten Punkte klären und einen umfassenden Fahrplan für die Einführung von KI erstellen. Wie kann der Datenschutz sichergestellt werden? Darf man die Ergebnisse von KI nutzen? Wann besteht die Gefahr, das Urheberrecht zu verletzen? Solche Fragen können von Experten beantwortet werden und sie zeigen Möglichkeiten zur Risikominimierung auf.

Fazit: Change gelingt nur gemeinsam

Kaum ein Unternehmen kommt heute am Thema KI vorbei. Selbst wenn noch offiziell keine KI in der Firma eingesetzt wird, so besteht doch die Gefahr, dass Mitarbeiter auf eigene Faust auf KI-Assistenten zurückgreifen. Andere wiederum weigern sich, solche Tools einzusetzen. Entscheider sollten daher frühzeitig Awareness schaffen und ihre Belegschaft auf den sicheren und effizienten Umgang mit KI vorbereiten. So reduzieren sie Risiken und bereiten sich auf die Zukunft vor. Eine überhastete Einführung von KI-Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot ist aber nicht ratsam. Unternehmen benötigen eine sorgfältig geplante ACM-Strategie, damit ihre Investitionen nicht ins Leere laufen.

The world of work will change dramatically as a result of AI. Employees will need to adapt to new intelligent tools and abandon old routines. Such changes are always challenging for people – but with artificial intelligence, they are so serious that many employees are worried and fear for their jobs. This quickly leads to resistance and ultimately makes the adoption of new processes more difficult. Investments are at risk of being wasted. To prevent this from happening, companies must do everything they can to increase employee acceptance of AI technologies. After all, no one will be able to do without Microsoft Copilot, ChatGPT, and the like in the future.

Adoption & change management – breaking down barriers, creating understanding

The initial implementation of AI must therefore be carefully planned. Only if companies involve people from the beginning will the investment bear fruit in the end. After all, AI is ultimately used by people to increase their efficiency. Supporting the transformation process with comprehensive adoption and change management (ACM) is therefore crucial. ACM supports the ability to understand, accept and implement change. The ADKAR framework, for example, describes the five core elements that people need to achieve in order to create lasting change: Awareness, Desire, Knowledge, Ability, and Affirmation.

Decision-makers must fundamentally understand the impact of change from the perspective of employees. Only then can they address and support their needs. But how can ACM be implemented in an organization?

Larger companies often have a dedicated Adoption & Change Management department, while smaller companies usually rely on external support. Organizations that already have experience with change processes also like to rely on professional experts when introducing AI tools. Depending on your needs, they can guide you through the entire transformation or just provide advice and support in specific areas.

For example, a specialized service provider can help you put together the optimal ACM team, conduct interviews, listen, and identify and qualify suitable coaches and champions. They also know how to overcome potential roadblocks, work on training plans for specific audiences, and ensure smooth communication throughout the project.

Detect and Close Vulnerabilities with ACM

But it’s not just change fatigue and job insecurity that can lead to problems with AI. Careless or irresponsible use of AI solutions also poses many risks. One important aspect is the protection of corporate data. What happens to the data that employees feed into the AI tool? Once the data has entered the system, it can also leave as an output somewhere else, perhaps at a competitor’s company. In essence, people who enter trade secrets or personal information into ChatGPT are sharing it with the public. Copilot is different. Microsoft guarantees that no user data is used to train the underlying, publicly available Large Language Model (LLM). The information that employees entrust to the intelligent assistant therefore remains the property of the company.

Users must always be aware of these risks and the differences between AI models. For this reason, even if a company is not yet planning to implement AI solutions, ACM measures are important to create this awareness. There is always a risk that employees will use applications they are familiar with from their personal lives without authorization, exposing critical data. People are and will remain the biggest security risk in the enterprise. Measures to increase security awareness and compliance are therefore at the heart of an ACM process.

How do I find the right ACM expert for my organization?

When introducing AI, it is advisable to choose a service provider who can approach the topic from different perspectives. After all, the new technologies raise many questions from a legal, technical and licensing perspective. In a joint workshop, companies can clarify the most important issues and create a comprehensive roadmap for the implementation of AI. How can data protection be guaranteed? Can the results of AI be exploited? When is there a risk of copyright infringement? Such questions can be answered by experts and they will point out ways to minimize risks.

Conclusion: Change can only succeed together

Hardly any company can avoid the topic of AI today. Even if AI is not yet officially used in the company, there is a risk that employees will use AI assistants on their own initiative. Others, on the other hand, refuse to use such tools. Decision makers should therefore raise awareness and prepare their employees for the safe and efficient use of AI. This will reduce risks and prepare them for the future. However, rushing to deploy AI tools such as ChatGPT or Microsoft Copilot is not advisable. Companies need a carefully planned ACM strategy to ensure that their investments are not wasted.