Wie stumpfe Trainingsroutinen und lästiges Suchen überwunden werden können, zeigt ein Gastartikel von Andy Wilson, Director of New Product Solutions bei Dropbox.

A guest post from Andy Wilson, Director of New Product Solutions at Dropbox, shows how to overcome boring workouts and tedious searches.

Wenngleich Karl Freiherr von Drais 1817 mit der Erfindung der ersten Laufmaschine die Fortbewegung von Zweibeinern revolutionierte, nutzt die damalige Technologie heute niemand mehr. Aus der Laufmaschine wurde das Fahrrad und auch das entwickelte sich so stark weiter, dass das heutige Zweirad nur noch wenig mit dem damaligen Prototypen gemein hat. Doch das Radfahren an sich scheint von außen betrachtet kaum verändert. Einmal erlernt, hat man es für immer im Blut. Das ist genau wie beim Schreiben, Schwimmen oder bei der Arbeit am PC. Zumindest dachten wir das lange. Doch die Art und Weise, wie wir Radfahren oder arbeiten, hat sich im Laufe der Zeit und insbesondere mit der Digitalisierung stark verändert. Dabei haben beide etwas gemeinsam: Wissensarbeit ist gleichzusetzen mit „in Bewegung bleiben”, sonst wird man schnell abgehängt. In wirtschaftlich volatilen Zeiten heißt es, in die Pedale zu treten, ob mit neuen Technologien oder Führungsansätzen. Nutzt man moderne Mittel, lässt sich der steilste Hügel auch bei Gegenwind meistern und selbst auf langen Distanzen nicht schlapp machen. Für einen Ausflug auf dem Bike wie durch die Büroarbeit gilt: keine Zeit mit Suchen verschwenden und unnötige Umwege intelligent vermeiden.

 

Strategie für den Gruppensieg

Ob bei der Tour de France oder in der Unternehmensführung: Ohne Zusammenarbeit gibt es keinen Sieg. Deshalb agieren professionelle Radsport-Teams im Peloton, einer Art „Haufen“ beziehungsweise kleinen Gruppe, also als geschlossenes Feld mit anderen Fahrern. So können alle gegenseitig von den unterschiedlichen Stärken profitieren: Die Kapitäne und Sprinter treffen die strategischen Entscheidungen im Rennen. Bergspezialisten führen die Erklimmung schwerer Anstiege an, endspurterprobte Zeitfahrer halten den anderen den Rücken frei. Auch in Unternehmen kommen in großen Projekten mehrere Abteilungen zusammen, die von der jeweiligen Expertise profitieren. Egal, wie groß das Team ist, es ist immer wichtig, die Stärken jedes Einzelnen zu kennen und zu fördern sowie mögliche Schwächen durch Trainings auszugleichen. Das Erkennen und die Anerkennung sowie Förderung der Leistung der Mitarbeitenden sorgt für mehr Zufriedenheit und dadurch eine höhere Produktivität. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie sind Top-Mitarbeiter viermal so produktiv wie der Durchschnitt – der entscheidende Vorteil beim Fotofinish!

 

Auf Spur statt Querfeldein

Der Flow-Zustand ist im Radsport ein Garant für persönliche Bestleitung. Dabei ist der Fahrer vollständig in seine Handlungen vertieft, konzentriert, fokussiert. Wird er herausgerissen, kann das schnell zu Stürzen oder Verletzungen führen. Bis man dann wieder aufs Rad steigt und in die Spur findet, verliert man wertvolle Zeit – was den Sieg kosten kann. Das gilt auch im Berufsleben: Laut einer Studie von Next Work Innovation werden Arbeitnehmer alle vier Minuten in ihrem Gedankenfluss unterbrochen und benötigen im Schnitt 23 Minuten, um wieder ins Thema zurückzufinden. Hochgerechnet sind das fünf ganze Arbeitstage im Monat, die an dieses unproduktive „Zurückfinden” und das Wiedererlangen des Fokus verloren gehen. Aus wirtschaftlicher Sicht ein Unding. Daher braucht es klare Etappen an Fokuszeiten, damit Wissensarbeitende im Flow bleiben und Bestleistung erbringen können.

Manchmal führen schon kleinste Veränderungen im Verhalten oder in der Ausstattung zu einem entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Im Radsport können diese sogenannten „Marginal Gains“ die Art der Kleidung sein, die man trägt, was man isst oder die Aerodynamik des Helms. Zu selten wenden wir dieses Konzept auf unsere eigenen Werkzeuge und Verfahren an: Wenn wir einen besseren Helm hätten, könnten wir dann 0,5 km/h schneller fahren? Hätten wir eine bessere Möglichkeit, Informationen zu finden, könnten wir dann jede Stunde fünf Minuten sparen? Dropbox ist davon überzeugt und konzentriert sich auf die Entwicklung von Produkten, die durch die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsweise und der Verwaltung von Informationen rund um die Arbeit enorme organisatorische Vorteile bieten.

 

KI-Antrieb für den Gipfelsturm
Extreme Steigungen oder lange Strecken: beides ist auf dem Rad sowie in der Wissensarbeit mental erschöpfend. Hier entscheidet bereits das Equipment, ob man erfolgreich ins Ziel kommt. Das bedeutet, egal ob Rennrad oder Trekkingrad – das Fahrzeug muss zur Beschaffenheit der Strecke und zum Menschen im Sattel passen. So maßgeschneidert, wie das eigene Rad sollte auch die Technik sein, die wir für unsere digitale Arbeit nutzen. Genau hier kann uns im Arbeitsalltag künstliche Intelligenz unterstützen, die unsere individuellen Arbeitsweisen erlernt. So helfen uns zum Beispiel KI-gestützte Suchen wie Dropbox Dash, genau die Dateien, Links und Tools sofort zu finden, die wir gerade brauchen und für deren Auffinden wir sonst wertvolle Zeit verschwenden würden. Statt uns mental mit dem Suchen auszulaugen, macht künstliche Intelligenz dank Machine Learning aus Suchen künftig Finden. KI und Mensch greifen so nahtlos ineinander wie Zahnräder in eine geölte Fahrradkette. KI ist nicht gekommen, um unsere Wissensarbeiter vom Sattel zu stoßen, sondern um ihnen zum entscheidenden Produktivitätsschub zu verhelfen, der sie auch die steilsten Gipfel erstürmen lässt.

Motiviert zu Höchstleistungen

Dürfte ein passionierter Mountainbiker nur noch mit angezogener Vorderradbremse den Abhang hinabrollen, statt im Adrenalinrausch durch enge Schluchten brettern, würde er den Radsport wahrscheinlich schnell aufgeben. Ähnlich erginge es Mitarbeitenden, die sich tagtäglich im Büro nur noch mit stumpfen Routineaufgaben beschäftigen müssten. Das bestätigt eine 2022 durchgeführte Studie zur Arbeitszufriedenheit in Krisenzeiten. Darin gaben 41 Prozent der befragten Arbeitnehmenden an, dass ihr Potenzial nicht ausgeschöpft wird oder sie sich sogar deutlich unterfordert fühlten. Sie wollen Vollgas geben, werden aber von den ihnen zugewiesenen Tätigkeiten ausgebremst, so die Befragungsergebnisse. Die gute Nachricht: Statt immer wieder zu Luftpumpe und Flickzeug greifen zu müssen, lassen sich Routineaufgaben in unserer digitalen Arbeitswelt dank künstlicher Intelligenz und smarter Tools automatisieren und so mehr Zeit für wichtige und sinnstiftende Aufgaben schaffen. Beispielsweise können Ordner automatisch angelegt oder Audio- und Videofiles direkt transkribiert werden, um unseren Arbeitsalltag zu erleichtern. Schließlich wollen sich Radfahrer auch nicht ständig mit dem Aufpumpen und Flicken von Reifen beschäftigen, sondern darauf fokussieren, interessante Touren durch schöne Landschaften zu bestreiten.

 

Zieleinfahrt in die Arbeitswelt 5.0
So wie das Fahrrad vor über 200 Jahren zur smarten Alternative zum Gehen wurde, erleben wir in der aktuellen Arbeitswelt, wie KI unsere Wissensarbeit beschleunigen kann. Künstliche Intelligenz ist das neue Symbol für den unaufhaltsamen Fortschritt. Mensch und KI haben offensichtlich das Potenzial, ein unschlagbares Duo zu werden. Daraus ergeben sich nie dagewesene Möglichkeiten für unsere Arbeitswelt, denn nur wer jetzt einen Gang höher schaltet, wird mittelfristig das gelbe Trikot einfahren.

Although Karl Freiherr von Drais revolutionized bipedal locomotion in 1817 with the invention of the first walking machine, no one uses that technology today. The walking machine became the bicycle, and even that has evolved so much that today’s two-wheeler has little in common with its prototype. But from the outside, cycling itself seems to have changed very little. Once you learn it, it is in your blood forever. It’s like writing, swimming or working on a computer. At least that’s what we thought for a long time. But the way we ride a bike or work has changed a lot over time, especially with digitalization. But both have one thing in common: knowledge work is synonymous with „staying on the move,“ or you’ll quickly be left behind. In economically volatile times, that means pedaling, whether with new technologies or leadership approaches. With modern means, the steepest hill can be conquered even against a headwind, and even over long distances, one does not get tired. In cycling, as in office work, do not waste time searching and be smart about avoiding unnecessary detours.

 

Strategy to win the group

Whether in the Tour de France or in business management, there is no victory without cooperation. That’s why professional cycling teams work in the peloton, a kind of „bunch“ or small group, as a closed field with other riders. This way, everyone can benefit from each other’s different strengths: captains and sprinters make the strategic decisions in the race. Mountain specialists lead the charge on difficult climbs, while time trialists with endurance experience keep the others on their toes. In business, too, large projects bring together multiple departments that benefit from each other’s expertise. Regardless of the size of the team, it is always important to know and promote the strengths of each individual and to compensate for any weaknesses through training. Recognizing and encouraging employee performance ensures greater satisfaction and, as a result, higher productivity. According to a recent McKinsey study, top performers are four times more productive than the average employee – the decisive advantage in the photo finish!

 

 

On track instead of cross-country

In cycling, the flow state is a guarantee for personal best performance. In this state, the rider is completely absorbed in his actions, concentrated, focused. If he is pulled out of it, it can quickly lead to falls or injuries. By the time you get back on your bike and get back on track, you lose valuable time – which can cost you the win. That’s true at work, too: According to a study by Next Work Innovation, employees are interrupted in their flow of thoughts every four minutes and need an average of 23 minutes to get back on topic. Extrapolated, that’s five whole workdays a month lost to this unproductive „finding back“ and regaining focus. From an economic point of view, this is an absurdity. Therefore, clear stages of focus time are needed so that knowledge workers can stay in the flow and perform at their best.

Sometimes even the smallest changes in behavior or equipment lead to a decisive advantage over the competition. In cycling, these so-called „marginal gains“ can be the type of clothing you wear, what you eat, or the aerodynamics of your helmet. Too rarely do we apply this concept to our own tools and processes: If we had a better helmet, could we go 0.5 mph faster? If we had a better way to find information, could we save five minutes every hour? Dropbox believes this and is focused on building products that deliver huge organizational benefits by continuously improving the way we work and manage information around work.

 

AI powering the summit climb

Extreme climbs or long distances: both are mentally exhausting on the bike as well as in knowledge work. Here, the equipment already determines whether you successfully reach the finish line. That means, whether it’s a road bike or a trekking bike – the vehicle has to fit the nature of the route and the person in the saddle. The technology we use for our digital work should be as tailor-made as our own bike. This is precisely where artificial intelligence can support us in our day-to-day work by learning our individual ways of working. For example, AI-powered searches like Dropbox Dash help us instantly find exactly the files, links, and tools we need at the moment and would otherwise waste valuable time trying to find. Instead of mentally draining us with searching, artificial intelligence turns searching into finding in the future thanks to machine learning. AI and humans mesh as seamlessly as gears in an oiled bicycle chain. AI has not come to knock our knowledge workers off their saddles, but to give them the decisive productivity boost that will enable them to climb even the steepest peaks.

 

Motivated to peak performance

If a passionate mountain biker were only allowed to roll down a slope with the front brake on, instead of riding through narrow gorges in an adrenaline rush, he would probably quickly give up cycling. Employees would fare similarly if they only had to deal with dull routine tasks in the office every day. This is confirmed by a study conducted in 2022 on job satisfaction in times of crisis. In the study, 41 percent of the employees surveyed said that their potential was not being fully exploited or that they even felt significantly underchallenged. They want to go full throttle, but are thwarted by the tasks assigned to them, according to the survey results. The good news: Instead of having to reach for the air pump and patch kit again and again, routine tasks can be automated in our digital working world thanks to artificial intelligence and smart tools, thus creating more time for important and meaningful tasks. For example, folders can be created automatically or audio and video files can be transcribed directly to make our everyday work easier. After all, cyclists don’t want to be constantly pumping up and patching tires, but instead want to focus on taking interesting tours through beautiful landscapes.

 

Destination entry into the working world 5.0

Just as the bicycle became the smart alternative to walking over 200 years ago, in the current world of work we are seeing how AI can accelerate our knowledge work. Artificial intelligence is the new symbol of unstoppable progress. Humans and AI obviously have the potential to become an unbeatable duo. This is creating unprecedented opportunities for our working world, because only those who shift up a gear now will take the yellow jersey in the medium term.

Von Jakob Jung

Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM. Dr. Jakob Jung is Editor-in-Chief of Security Storage and Channel Germany. He has been working in IT journalism for more than 20 years. His career includes Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (storage and data center) and ChannelBiz. He also freelances for numerous IT publications, including Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider and ZDnet. His main topics are channel, storage, security, data center, ERP and CRM. Kontakt – Contact via Mail: jakob.jung@security-storage-und-channel-germany.de

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