Digitaler Wandel im Dokumentenmanagement mit digitalen Prozessen für E-Rechnung, KI und Cloud-Technologien. | Digital transformation in document management with digital processes for e-invoicing, AI and cloud technologies. |
Wie sieht die Perspektive für das Dokumentenmanagement (DMS) im Jahr 2025 aus? Die Zukunft ist digital, so viel steht fest. Mit der E-Rechnungspflicht, künstlicher Intelligenz und Cloud-Technologien stehen grundlegende Veränderungen bevor. Der DMS-Experte easy software AG hat die relevantesten Branchentrends zusammengefasst.
#1 KI in der DMS-Praxis Künstliche Intelligenz steht ganz oben auf der Trendliste 2025. Auch im Dokumentenmanagement führt kein Weg an KI vorbei. Was einst als Hype abgetan wurde, setzt sich langsam aber sicher im DMS-Markt durch. Integrierte KI-Funktionen auf Basis von Large Language Models (LLMs) extrahieren Daten, legen sie selbstständig im System ab, verknüpfen sie mit unternehmensinternen Informationen, vergleichen, analysieren und archivieren sie – alles völlig selbstständig und mit immenser Geschwindigkeit. Was früher in mühevoller Kleinarbeit oft Tage und Wochen dauerte, erledigt die KI mit einem Klick in wenigen Minuten. Der so gewonnene Schub treibt die Automatisierung und Effizienz in nahezu allen Unternehmensbereichen voran. Im Kundenservice und im Lieferantenmanagement beantworten Chatbots Routinefragen und helfen beim First-Level-Support. Enterprise Search erspart den Mitarbeitenden die zeit- und nervenraubende Suche in Datensilos und Archivkellern. Workflows laufen schneller und fehlerfreier ab und KI-Analysen decken neue Synergien auf. Stück für Stück verbessert KI so das Dokumentenmanagement selbst, optimiert Arbeitsabläufe, erweitert Datenbestände und treibt die Digitalisierung weiter voran. Der Transformationssprung in der Arbeitswelt gleicht hier ohne Übertreibung dem Übergang von der Handbohrmaschine zur Akkubohrmaschine. KI – richtig eingesetzt und an der richtigen Stelle eingesetzt – ist die „Magic Silver Bullet“, mit der komplexe Herausforderungen gemeistert werden können. #2 Archiv: Daten statt Dokumente DMS und KI passen auch in anderer Hinsicht gut zusammen. Denn KI-Modelle sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert werden. Das DMS und insbesondere das Archiv bieten hier eine Datengoldgrube für GenAI, LLMs & Co. Hier liegen über Jahre gesammelte Informationen kuratiert, strukturiert, konsolidiert und mit Metadaten angereichert zur Recherche bereit. Archive, die bisher vor allem der Dokumentation dienten, können nun als „Single Source of Truth“ genutzt werden. Der Vorteil: Im Gegensatz zu anderen Systemen (z.B. ERP) liefern DMS-Archive historische Daten, die sich gut für das Training von KI-Modellen eignen und prädiktive Analysen und Vorhersagen überhaupt erst ermöglichen. Da diese Informationen zudem alle geschäftsrelevant sind, verbessert sich die Genauigkeit der von LLMs generierten Ergebnisse. #3 Hybride Ansätze statt Cloud only KI ist – natürlich überspitzt formuliert – das entscheidende Argument für die Cloud. Sie stellt der KI die Infrastruktur für die notwendige Rechenleistung, Speicherung und Datenverarbeitung zur Verfügung. In der Realität der Unternehmens-IT ist aber noch längst nicht jeder mit Sack und Pack in die Cloud gezogen. Laut dem Flexera State of the Cloud Report fahren 73 Prozent der Unternehmen noch zweigleisig und nutzen unterschiedliche Umgebungen, bestehend aus On-Premise-Infrastrukturen sowie privater und öffentlicher Cloud. Die schöne neue IT-Welt bleibt also vorerst hybrid, und auch das Dokumentenmanagement wird im kommenden Jahr den flexibel-pragmatischen Weg gehen und weiterhin On-Premises-Alternativen verfolgen, statt alles auf die Cloud-Karte zu setzen. Der Einsatz von KI ist davon übrigens nicht betroffen. Moderne DMS bieten einen hybriden Ansatz, bei dem Unternehmen selbst entscheiden, welche Informationen sie in der Cloud speichern. Sensible Daten werden lokal vorgehalten und weniger kritische Informationen in der Cloud verarbeitet. Über einen Hybrid Connector können Mitarbeitende – aber auch KI – auf die gewünschten Daten zugreifen. #4 Kernaufgabe Datenschutz und das Thema Cybersecurity Bei allen Innovationen rund um KI und Cloud: DMS wäre nicht DMS, wenn der Kern der Lösungen nicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten wäre. Datenschutz hatte schon immer oberste Priorität. Was 2025 noch stärker in den Fokus rückt, ist das Thema Cybersecurity. Die neue EU-Richtlinie NIS2 beispielsweise betrifft deutlich mehr Unternehmen als die bisherige Verordnung und stellt einen umfassenden Katalog an Cybersicherheitsanforderungen auf. Unternehmen und Organisationen müssen sich unter anderem mit den Themen Cyber-Risikomanagement, Kontrolle und Überwachung sowie Incident Management und Business Continuity auseinandersetzen. DMS als bewährte Qualitätsprodukte für Archivierung und Datenschutz sind hier bereits gut aufgestellt. Sie schaffen es seit Jahren und Jahrzehnten, Dokumente und die darin enthaltenen Daten sauber zu archivieren und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Authentifizierungsverfahren und die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen sind erprobt, erfüllen bereits heute höchste Compliance-Standards und stellen Unternehmen zumindest in dieser Hinsicht auf ein stabiles Fundament. #5 Die E-Rechnungspflicht kommt Ein zentrales DMS-Thema, das bereits 2024 Fahrt aufgenommen hat, erreicht 2025 nun endgültig das Rechnungswesen: die E-Rechnungspflicht. Laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Sommer haben in Deutschland erst etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Damit ist das Thema E-Invoicing im kommenden Jahr noch nicht ganz vom Tisch. Ende 2026 läuft die Übergangsfrist für unstrukturierte E-Rechnungen aus. Und spätestens in drei Jahren ist die E-Rechnung dann für alle Unternehmen verpflichtend. Die E-Rechnung ist kein deutsches Thema. Die EU hat klare Ausbauziele, um Steuerhinterziehung und Geldwäsche effektiver zu bekämpfen und die Tax-Compliance-Kosten für Unternehmen zu minimieren. Im europäischen Vergleich hat Deutschland sogar noch Nachholbedarf: In Italien gibt es bereits seit 2019 ein zentrales System. Und in Polen, Spanien, Frankreich und Dänemark ist die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bereits in diesem Jahr gekommen. Zukünftig wird daher die Kompatibilität von DMS und rechnungsverarbeitenden Systemen in den Fokus rücken. |
What will document management systems (DMS) look like in 2025? The future is digital, that much is clear. With mandatory e-invoicing, artificial intelligence and cloud technologies, fundamental changes are on the horizon. DMS expert easy software AG has summarized the most relevant industry trends.
#1 AI for DMS Artificial intelligence is at the top of the 2025 trend list. Even in document management, AI is here to stay. What was once dismissed as hype is slowly but surely gaining ground in the DMS market. Built-in AI capabilities based on large language models (LLMs) extract data, store it in the system, link it to internal company information, compare it, analyze it, and archive it – all on its own and with tremendous speed. What used to take days and weeks of painstaking work is now done by AI in minutes with a single click. The resulting boost is driving automation and efficiency in almost every area of the business. In customer service and supplier management, chatbots answer routine questions and provide first-level support. Enterprise search frees employees from time-consuming and frustrating searches in data silos and archives. Workflows run faster and with fewer errors, and AI analytics uncover new synergies. Little by little, AI is improving document management itself, optimizing workflows, expanding databases, and driving digitization. Without exaggeration, the change in the world of work is similar to the transition from hand drills to cordless drills. Used correctly and in the right place, AI is the „magic bullet“ that can solve complex challenges. #2 Archive: Data instead of documents DMS and AI go well together in other ways, too. After all, AI models are only as good as the data they are fed with. The DMS and the archive in particular offer a data goldmine for GenAI, LLMs & Co. Information collected over many years is curated, structured, consolidated and enriched with metadata for research. Archives that were previously used primarily for documentation can now be used as a single source of truth. The advantage: Unlike other systems (e.g. ERP), DMS archives provide historical data that is well suited for training AI models and makes predictive analysis and forecasting possible in the first place. Since this information is all business-relevant, the accuracy of the results generated by AI is improved. #3 Hybrid approaches instead of cloud only AI is, to exaggerate, the key argument in favor of the cloud. It provides AI with the infrastructure for the necessary computing power, storage and data processing. In the In the reality of enterprise IT, however, not everyone has moved to the cloud with bag and baggage. According to the Flexera State of the Cloud Report, 73% of enterprises are still running on two tracks, using different environments consisting of on-premises infrastructure and private and public clouds. The brave new IT world will remain hybrid for the foreseeable future, and document management will continue to take the flexible-pragmatic route in the coming year, pursuing on-premises alternatives rather than moving everything to the cloud. This will not affect the use of AI. Modern DMSs offer a hybrid approach in which companies decide what information they want to store in the cloud. Sensitive data is stored locally, while less critical information is processed in the cloud. Employees – and even AI – can access the data they need through a hybrid connector. #4 The Core Mission of Data Privacy and Cybersecurity Despite all the innovations around AI and the cloud, DMS would not be DMS if the core of the solution was not the audit-compliant archiving of documents. Data protection has always been a top priority. What will become even more of a focus in 2025 is cybersecurity. The new EU directive NIS2, for example, affects many more companies than the previous regulation and contains a comprehensive catalogue of cybersecurity requirements. Companies and organizations need to address issues such as cyber risk management, control and monitoring, incident management and business continuity. DMS are already well positioned as proven quality products for archiving and data protection. For years and decades, they have been able to cleanly archive documents and the data they contain and protect them from unauthorized access. Authentication procedures and the complete traceability of document changes are tried and tested, already meet the highest compliance standards and provide companies with a stable foundation, at least in this respect. #5 E-invoicing is coming A key DMS topic that is already gaining momentum in 2024 will finally reach the accounting department in 2025: mandatory e-invoicing. According to a Bitkom survey from the summer, just over half of German companies (55%) have already switched to e-invoicing. This means that e-invoicing will not be completely off the table next year. The transition period for unstructured e-invoices ends at the end of 2026. And in three years at the latest, e-invoicing will be mandatory for all companies. E-invoicing is not just a German issue. The EU has clear expansion targets to combat tax evasion and money laundering more effectively and to minimize tax compliance costs for companies. Compared to the rest of Europe, Germany still has some catching up to do: Italy has already had a centralized system in place since 2019. And in Poland, Spain, France and Denmark, the obligation to issue invoices electronically has already come into force this year. In the future, the focus will be on the compatibility of DMS and invoice processing systems. |
Der neue Senior Director Partner Sales bei NetApp, Henning Rahe, erklärt im SSCG-Podcast mit Carolina Heyder, wie das Mittelstandsgeschäft gemeinsam mit Partnern gestärkt werden soll. | NetApp’s new Senior Director Partner Sales, Henning Rahe, explains in the SSCG Podcast with Carolina Heyder how the company plans to strengthen its midmarket business with partners. |

Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM.
Dr. Jakob Jung is Editor-in-Chief of Security Storage and Channel Germany. He has been working in IT journalism for more than 20 years. His career includes Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (storage and data center) and ChannelBiz. He also freelances for numerous IT publications, including Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider and ZDnet. His main topics are channel, storage, security, data center, ERP and CRM.
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