KI als Katalysator – AI as a catalyst

Länder wie die Niederlande oder Schweden machen es vor und sind führend bei der Umsetzung von Künstlicher Intelligenz (KI) bei Behörden. Deutschland hinkt noch hinterher. Doch wird sich das bald ändern? Erst kürzlich beschloss das Bundesland Brandenburg seine KI-Strategie. Bis 2030 werden etwa 1,3 Millionen Beschäftigte aus dem öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen.

„Die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird nicht umhin kommen sich vermehrt mit Künstlicher Intelligenz (KI) auseinanderzusetzen. Zu groß sind die Vorteile, die diese Technologie mit sich bringt,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA. 

Der Einsatz von KI eröffnet zahlreiche Möglichkeiten den Bürgerservice zu verbessern. Generative KI, beispielsweise Chatbots, können schnelle Hilfe bei häufigen Fragen bieten, zum Beispiel bei der Kfz-Zulassung, Gewerbebeantragung, Pass-Erneuerung oder Wohnsitz An- und Abmeldung. 

Die KI-basierte Texterkennung ist ein weiteres Beispiel, wie Künstliche Intelligenz zur Arbeitsentlastung in Verwaltungen beitragen. Sie kann das arbeitsaufwendige Anfertigen von Protokollen, Dokumenten oder Berichten automatisiert erledigen. Oder sie filtert Daten, z.B. aus eingescannten Dokumenten, klassifiziert sie und bereitet sie auf zur weiteren Verwendung – inkl. eingebundener Stichwortsuche für die Mitarbeitenden. 

Ein Bericht des Ausschusses für Bildung, Forschung und Technikfolgenabschätzung des Deutschen Bundestags vom 26. September 2022 nennt weitere Vorteile: „Auf Bundesebene können KI-basierte Prognosemodelle proaktives und präventives staatliches Handeln stärken, z. B. in Bezug auf die Sicherheit, die Versorgung, den Umweltschutz, die Verkehrsplanung, den Verbraucherschutz oder auch die Migration.“

Erste aktive Schritte in Richtung KI-Integration

Mit PLAIN ist seit 2023 eine Plattform im Einsatz, die KI-basierte Datenanalyse in der Bundesverwaltung ermöglicht. Länderverwaltungen könnten mit KI-Prognosen Schul- und Kitaplätze besser planen oder zukunftsgerichtete Steuerschätzungen und Kommunen Infrastrukturplanungen vornehmen. 

Bereits seit 2018 investiert Deutschland in die Erforschung, Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz. Unter der Überschrift „KI in der öffentlichen Verwaltung“ nennt das Papier mögliche Einsatzbereiche, zum Beispiel bei der Abwehr von Cybergefahren, in Sicherheitsbehörden, im Bevölkerungsschutz oder in der Nachhaltigkeitspolitik. Bereits realisiert wurde das im Umweltbundesamt angesiedelte „Anwendungslabor KI und Big Data“. 

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) hat vor dem Hintergrund der zahlreichen ethischen und rechtliche Fragen, Transparenz, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Anwendungen ein KI-Leitbild entwickelt. Mit dem im Aufbau befindlichen Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz („BeKI“) schafft das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) eine zentrale Anlauf- und Koordinierungsstelle für KI-Vorhaben in der Bundesverwaltung. In einem ersten Pilotprojekt wird ein „Marktplatz der KI-Möglichkeiten“ entwickelt, welcher Ministerien und Behörden mit passenden KI-Anwendungen und Bedarf zueinander bringen soll und zudem Transparenz über die KI-Anwendungslandschaft und Erfahrungswerte bietet.

KI im Verwaltungsalltag

Es ist noch einiges zu tun, bis KI-Technologien sich im Verwaltungsalltag etablieren. Ministerien und Ämter müssen die nötige Infrastruktur vorhalten, Datenbestände erschließen und KI-Systeme im Einklang mit strenger Regulierung aufsetzen. Die Einführung von KI ist nur ein Ziel, wenn die bestehenden IT-Systeme nicht modernisiert werden. Die derzeitigen Systeme sind für die Anforderungen der KI schlecht gerüstet. Sie haben eine begrenzte Rechenleistung und sind nicht in der Lage, effiziente digitale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Diese Altsysteme verwenden häufig veraltete Datenformate, die die Gewinnung von Erkenntnissen erschweren. Darüber hinaus verschlechtert die Abhängigkeit von der manuellen und papierbasierten Datenerfassung und -verwaltung die Datenqualität weiter. Die IT-Infrastruktur des öffentlichen Sektors ist nach wie vor fragmentiert und ineffizient. 

„Um das Potenzial der künstlichen Intelligenz voll auszuschöpfen, müssen Organisationen des öffentlichen Sektors der Cloud-Migration Vorrang einräumen. Diese Strategie ist für die Modernisierung von IT-Systemen von entscheidender Bedeutung und gewährleistet eine ordnungsgemäße Speicherung und Verwaltung von Daten, was das Training und Testen von KI-Lösungen mit hochwertigen Datensätzen erleichtert,“ geht Cosima von Kries ins Detail. 

Es ist daher wichtig einen funktionsübergreifenden Ansatz für die Cloud-Strategien zu wählen und Überlegungen aus der gesamten Regierung und dem öffentlichen Sektor zu integrieren. Gerade für den öffentlichen Sektor gibt es spezielle Cloudkonzepte, wie die private Cloud oder die deutsche Verwaltungscloud, welche auf die erhöhten Sicherheitsanforderungen ausgelegt sind. Dieser ganzheitliche Ansatz ist von entscheidender Bedeutung für die Digitalisierung von Datenerfassungsprozessen und ermöglicht KI-gestützte Erkenntnisse. Durch die Abkehr von manuellen oder papierbasierten Methoden, die zu ungenauen oder veralteten Daten führen können – hin zu digitalen Prozessen, die auf die sich entwickelnden Anforderungen und Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind, kann der öffentliche Sektor die Anpassungsfähigkeit gewährleisten, die für die Weiterentwicklung von KI-Systemen und die Verbesserung ihrer Leistung im Laufe der Zeit erforderlich ist.

Überbrückung der Produktivitätslücke  

Die Modernisierung der IT-Infrastruktur kann ein langwieriger Prozess sein. Organisationen der öffentlichen Verwaltung müssen Werkzeuge und Technologien finden, um die Produktivitätslücke in der Zwischenzeit zu überbrücken, z. B. durch Automatisierung.

Durch die Automatisierung des Prozesses der Forschungsförderung und die Migration des Projektmanagements in die Cloud konnte AgriFutures Australia beispielsweise die Zeit für die Bearbeitung von Verträgen von vier Wochen auf nur noch 30 Minuten verkürzen. Ein Automatisierungsansatz verbesserte auch den Zugang zu großen Datenmengen, die für die zukünftige Implementierung von KI unerlässlich sind. 

„Mit diesen Schritten können Organisationen des öffentlichen Sektors sowohl die Produktivität als auch die Bürgerzufriedenheit steigern und letztlich mit weniger Aufwand mehr erreichen. Mit modernen Cloud-basierten Automatisierungstechnologien können Organisationen schnell mit ihrer Modernisierung beginnen und sich darauf konzentrieren, in kurzer Zeit echte Ergebnisse zu erzielen,“ erklärt Cosima von Kries abschließend. 

The use of AI opens up many opportunities to improve citizen services. Generative AI, such as chatbots, can provide quick answers to common questions, such as vehicle registration, business applications, passport renewal, or residence registration and deregistration.

AI-based text recognition is another example of how artificial intelligence can help reduce the burden of government. It can automate the labor-intensive creation of logs, documents or reports. Or it can filter, classify and prepare data, such as scanned documents, for further use – including built-in keyword searches for staff.

A report by the German Bundestag’s Committee on Education, Research, and Technology Assessment, dated September 26, 2022, lists other benefits: „At the federal level, AI-based prediction models can strengthen proactive and preventive government action, for example in the areas of security, supply, environmental protection, transportation planning, consumer protection or migration.“

First active steps in AI integration

PLAIN, a platform that enables AI-based data analysis in the federal administration, has been in use since 2023. State administrations could use AI predictions to better plan school and daycare spaces or make forward-looking tax estimates, and local governments could plan infrastructure.

Since 2018, Germany has been investing in the research, development and application of artificial intelligence. Under the heading „AI in Public Administration“, the paper lists possible areas of application, such as the prevention of cyber threats, security authorities, civil protection or sustainability policy. The „AI and Big Data Application Lab“ at the Federal Environment Agency has already been implemented.

The German Federal Ministry of the Interior (BMI) has developed an AI mission statement in view of the numerous ethical and legal issues, transparency, comprehensibility and traceability of applications. With the Advisory Center for Artificial Intelligence (BeKI), which is currently being established, the Federal Ministry of the Interior and Home Affairs (BMI) is creating a central point of contact and coordination for AI projects in the federal administration. In a first pilot project, a „marketplace of AI opportunities“ is being developed to bring together ministries and authorities with suitable AI applications and requirements, and to provide transparency about the AI application landscape and empirical values.

AI in everyday administration

There is still a lot of work to be done before AI technologies become established in everyday administration. Ministries and agencies must provide the necessary infrastructure, develop databases, and set up AI systems in accordance with strict regulations. Implementing AI is only a goal if existing IT systems are not modernized. Current systems are ill-equipped for the demands of AI. They have limited processing power and are unable to support efficient digital workflows.

These legacy systems often use outdated data formats that make it difficult to gain insights. In addition, reliance on manual and paper-based data collection and management further degrades data quality. The public sector’s IT infrastructure remains fragmented and inefficient.

„To realize the full potential of artificial intelligence, public sector organizations must prioritize cloud migration. This strategy is critical for modernizing IT systems and ensuring proper storage and management of data, which facilitates training and testing of AI solutions with high-quality datasets,“ Cosima von Kries explains.

It is therefore important to take a cross-functional approach to cloud strategies and integrate considerations from across government and the public sector. There are special cloud concepts for the public sector, such as the private cloud or the German government cloud, which are designed to meet the increased security requirements. This holistic approach is critical to digitizing data collection processes and enabling AI-driven insights. By moving from manual or paper-based methods – which can lead to inaccurate or outdated data – to digital processes that are tailored to evolving requirements and business needs, the public sector can ensure the adaptability needed to evolve AI systems and improve their performance over time.

Bridging the productivity gap 

Modernizing IT infrastructure can be a lengthy process. In the meantime, public sector organizations need to find tools and technologies to bridge the productivity gap, such as automation.

For example, by automating the research funding process and migrating project management to the cloud, AgriFutures Australia reduced contract processing time from four weeks to just 30 minutes. The automated approach also improved access to big data, which is essential for the future adoption of AI.

„By taking these steps, public sector organizations can increase both productivity and citizen satisfaction, ultimately achieving more with less. With the latest cloud-based automation technologies, organizations can start modernizing quickly and focus on achieving real results in a short period of time,“ said Cosima von Kries.