Innovationsrisiko Energiekosten – Energy costs as an innovation risk

So sind Unternehmen aufgrund der hohen Energiepreise immer wieder gezwungen, ihre Budgets in anderen Bereichen drastisch zu kürzen. Dies trifft in den meisten Fällen insbesondere den Bereich Forschung und Entwicklung (F&E), da hier in der Regel viel Geld seitens der Unternehmen investiert wird. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Verantwortlichen zuerst hier sparen, wenn die finanziellen Spielräume enger werden. Dieses Vorgehen birgt jedoch auch Risiken. Denn wenn Investitionen in strategische Entwicklungsprojekte gekürzt werden, kann dies im schlimmsten Fall den Fortbestand des gesamten Unternehmens gefährden oder – im günstigeren Fall – zumindest die Wettbewerbsfähigkeit erheblich beeinträchtigen.

Die Verantwortlichen stehen daher vor dem Dilemma, wie sie Forschung und Entwicklung trotz einer angespannten finanziellen Lage aufrechterhalten können.

Staatliche Innovationsförderung

In einer solchen Situation sind Subventionen und andere staatliche Förderinstrumente ein bedeutender Faktor. Besonders der F&E-Bereich kann hier seit nunmehr drei Jahren in den Genuss einer solchen Förderung kommen. Durch das „Gesetz zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung“ (FZulG), das im Januar 2020 in Kraft getreten ist, werden Unternehmen gefördert, um auf Basis von Innovationen und dem Einsatz innovativer Technologien ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und ihre internationale Marktposition zu festigen. Für den Gesetzgeber dürften hier auch Erwägungen zu Verbesserungen im Energiebereich und damit einhergehende Effizienzsteigerungen eine Rolle gespielt haben, als das Förderinstrument ins Leben gerufen wurde.

Was jedoch im Sinne des Gesetzes als förderfähige „Innovation“ gilt, dabei bemüht der Gesetzgeber das Frascati-Handbuch 2015 der OECD. Analog zu dieser Vorgabe umfassen Innovationen unter anderem:

• die Grundlagenforschung
  Aneignung neuen Wissens ohne vordefinierten Zweck
• die industrielle Forschung
  anwendungsorientiertes, neues Wissen mit praktischem Zweck
• die experimentelle Entwicklung
  systematisches Nutzen bereits existierender, fachspezifischer Kennnisse, um zusätzliches Wissen zu generieren und neue oder verbesserte Produkte/Dienstleistungen bzw. Verfahren zu entwickeln

Forschungszulagengesetz: Fördermittel mit Alleinstellungsmerkmal

Anders als bei vergleichbaren Förderinstrumenten umfasst das FZulG Aspekte, die es unter den staatlichen Fördermitteln besonders machen und von denen Unternehmen erheblich profitieren können. So handelt es sich beim Forschungszulagengesetz nicht um eine gedeckelte Fördersumme, um die zahllose Unternehmen konkurrieren. Vielmehr haben Organisationen nach einem positiven Bescheid für ihren Fördermittelantrag einen rechtlichen Anspruch, dass ihr jeweiliges Projekt gefördert wird.

Zudem bietet das Forschungszulagengesetz die Option, Projekte auch nachträglich fördern zu lassen, wodurch auch bereits abgeschlossene Projekte in den Genuss einer Förderung kommen können. Der 1. Januar 2020 als Projektstart gilt hier als Stichtag. Die variable Ausgestaltung des FZulG ist darin begründet, dass wichtige Projekte nicht verzögert werden sollen, nur weil eine Prüfung der Förderfähigkeit noch nicht abgeschlossen ist, wie es bei den klassischen Förderinstrumenten üblicherweise der Fall ist.

Fördersumme auf eine Million Euro begrenzt

Wenngleich beim Forschungszulagengesetz kein gedeckelter Fördertopf vorgesehen ist, wird die Fördersumme pro Unternehmen durch den Gesetzgeber begrenzt. Dieser hat festgelegt, dass aktuell eine Förderung eine Million Euro pro Wirtschaftsjahr nicht übersteigen darf. Bei einer Unternehmensgruppe gilt dieser Höchstbetrag für die gesamte Gruppe.

Erfolgt also nach einer Antragsstellung ein positiver Bescheid, werden die F&E-Ausgaben eines Projekts durch das Finanzamt in Höhe von bis zu 25 Prozent (der Personalkosten für Produkt- oder Prozessentwicklung plus Lohnnebenkosten) bezuschusst. Bei Fremdaufträgen in Zusammenhang mit dem F&E Projekt beträgt der Wert 15 Prozent. An die Unternehmen wird die Förderung nicht direkt ausbezahlt, sondern in Form einer Gutschrift, die mit der Ertragssteuerlast verrechnet wird. Dies führt zu einer Verringerung der Steuerlast um den Förderbetrag, bzw. zu einer Erstattung seitens des Finanzamtes.

Der Hintergrund ist, dass gerade im Falle von Projekten im Forschungs- und Entwicklungsbereich die Personalkosten meist höher sind als die Sachaufwände. Hieran zeigt sich sehr schnell, warum gerade das Forschungszulagengesetz auf dem Feld der Innovation eine so wichtige Rolle spielt.

Allerdings gilt es für die Verantwortlichen bei ihrem Fördermittelantrag einiges zu beachten:

Erste Stufe: technische Prüfung

Nachdem im Rahmen des FZulG ein Antrag auf Förderung gestellt wurde, erfolgt zunächst eine technische Prüfung des zu fördernden Projekts. Hier ist es von großer Bedeutung, dass die Erstellung des Antrags mit größter Sorgfalt erfolgt, insbesondere was die Beschreibung der technischen Details anbelangt. Denn es muss hinreichend dargelegt werden, warum das Projekt im Sinne des Frascati-Handbuchs als förderfähiges Vorhaben gilt.

Die Verantwortlichen sollten daher auf die Unterstützung von Technologieexperten zurückgreifen, anstatt sich – wie es manchem naheliegend erscheinen könnte – auf den Steuerberater zu verlassen. So können z.B. spezialisierte Unternehmensberatungen unterstützend herangezogen werden, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit für eine positiv beschiedene Förderung drastisch erhöht. Dies ist nicht zuletzt dem Umstand geschuldet, dass bei der Antragsstellung Erfahrungen mit der technischen Prüfung sowie umfassendes Know-how unerlässlich sind, um eine Innovation in maximal 4.000 Zeichen zu beschreiben – dies entspricht etwa der Hälfte dieses Artikels. Andernfalls scheitert ein Antrag bereits in der ersten Phase des Prozesses.

Durchgeführt wird die eigentliche technische Prüfung durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung. Kommt es dort zu einem positiven Bescheid des Antrags – was häufig verweigert wird, weshalb es sich bei diesem Schritt auch um mehr als nur eine Formalität handelt – erhält der Antragssteller einen Nachweis in Form eines Zertifikats. Mit diesem wird der Innovationscharakter bescheinigt und es ist die Voraussetzung für den grundsätzlichen rechtlichen Anspruch auf Förderung.

Zweite Stufe: finanzielle Förderung durch das Finanzamt

Nachdem ein Antrag positiv beschieden wurde, muss dieser in einem zweiten Schritt beim Finanzamt eingereicht werden. Die generelle Förderfähigkeit des Projekts darf durch die Finanzbehörde dabei nicht mehr in Abrede gestellt werden. Grund dafür ist, dass es sich beim Forschungszulagenbescheid um einen Grundlagenbescheid handelt, der von einer nachgelagerten Behörde – in diesem Fall das Finanzamt – umgesetzt werden muss. Das Finanzamt kann jedoch über die Höhe der finanziellen Förderung für jedes Wirtschaftsjahr entscheiden.

Sobald es um die Auszahlung der Förderung geht, erfolgt eine Verrechnung mit der Steuerlast der jeweiligen Unternehmensgruppe. Wird einer Gruppe in einem Rechenbeispiel eine Förderung von 100.000 Euro zuteil, und hat die Gruppe im selben Jahr eine Steuerlast von 250.000 Euro, werden diese Summen verrechnet. In der Folge muss das Unternehmen lediglich noch 150.000 Euro an das Finanzamt als Steuer überweisen.

Wenn jedoch die zu entrichtende Steuerlast des Unternehmens bei nur 50.000 Euro läge, würde das Finanzamt 50.000 Euro als Steuererstattung auszahlen. Daher ist es auch nicht erforderlich, dass ein Unternehmen eine Steuerlast haben muss, um in den Genuss der staatlichen Förderung zu kommen.

Ohne Sorgfalt ist ein Antrag zum Scheitern verurteilt

Ein ebenfalls besonders wichtiger Aspekt bei der Beantragung von Fördermitteln im Rahmen des Forschungszulagengesetzes ist die gesamte Dokumentation des Projekts. Denn bei Betriebsprüfungen sind auch die auf Basis eines Antrags erhaltenen Fördergelder Teil der Prüfung. Nur wenn alles sorgfältig dokumentiert wurde, lassen sich Missverständnisse von vornherein vermeiden. Unter Umständen droht ansonsten eine (Teil-)Rückzahlung. Wichtig ist daher, dass eine solche Dokumentation den kompletten Prozess umfasst und revisionssicher ist.

Ebenfalls muss darauf geachtet werden, dass die Dokumentation schon in der Frühphase der Antragsstellung berücksichtigt und nicht erst im Nachhinein erledigt wird. Dadurch können die Verantwortlichen sicherstellen, dass das Risiko etwaiger Rückzahlungen so gering wie möglich ausfällt.

Gerade in Zeiten wie diesen, in denen Unternehmen finanziell in großer Bedrängnis sind, da sie im Zuge steigender Energiekosten und hoher Teuerungsraten mit großen Herausforderungen konfrontiert sind, muss jede unnötige finanzielle Belastung vermieden werden. Ein sorgfältiger und durchdachter Antrag im Rahmen des Forschungszulagengesetzes bietet hier einen Ausweg.

As a result, high energy prices continue to force companies to make drastic cuts in other areas of their budgets. In most cases, this affects research and development (R&D) in particular, as this is where companies tend to invest a lot of money. It is not surprising, therefore, that this is the first area to be cut when financial leeway becomes tighter. However, this approach is not without risk. In the worst case, cutting investments in strategic development projects could jeopardize the existence of the entire company or – in a more favorable scenario – at least significantly impair its competitiveness.

The dilemma for managers is how to maintain research and development in the face of tight budgets.

Government support for innovation

In such a situation, subsidies and other government support instruments are an important factor. The R&D sector in particular has been able to benefit from such support for the past three years. The „Gesetz zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung“ (FZulG), German Law on Tax Incentives for Research and Development, which came into force in January 2020, supports companies in strengthening their competitiveness and consolidating their international market position on the basis of innovations and the use of innovative technologies. Considerations of improvements in the energy sector and the associated increases in efficiency may have played a role for the legislator in the creation of the funding instrument.

However, the legislator uses the OECD’s Frascati Manual 2015 to determine what is considered an eligible „innovation“ under the Act. According to this manual, innovation includes, among other things

– basic research

Acquisition of new knowledge without a predetermined purpose

– Industrial research

application-oriented new knowledge with a practical purpose

– experimental development

Systematic use of existing subject-specific knowledge to generate additional knowledge and develop new or improved products/services or processes.

Research Promotion Act: Funding with a Unique Selling Point

Unlike comparable funding instruments, the FZulG includes aspects that make it unique among government funding instruments and from which companies can benefit significantly. For example, the FZulG is not a capped amount of funding for which countless companies compete. Rather, organizations have a legal right to receive funding for their project once their application has been approved.

The Research Grant Act also provides for the possibility of retroactive funding, which means that projects that have already been completed can also benefit from funding. In this case, the project start date is January 1, 2020. The variable structure of the FZulG is due to the fact that important projects should not be delayed simply because an eligibility check has not yet been completed, as is usually the case with traditional funding instruments.

Funding limit one million euros

Although the Research Allowance Act does not provide for a capped funding pot, the amount of funding per company is limited by the legislature. It has stipulated that funding may not currently exceed one million euros per fiscal year. In the case of a group of companies, this limit applies to the entire group.

If an application is approved, the tax office will subsidize up to 25 percent of a project’s R&D expenses (personnel costs for product or process development plus ancillary wage costs). In the case of external contracts related to the R&D project, the rate is 15 percent. The subsidy is not paid directly to the companies, but in the form of a credit that is deducted from the income tax burden. This leads to a reduction in the tax burden by the amount of the subsidy or to a refund from the tax office.

The background to this is that, particularly in the case of research and development projects, personnel costs are usually higher than material costs. It is easy to see why the Research Grant Act plays such an important role in the field of innovation.

However, there are a number of things that managers need to keep in mind when applying for funding:

First stage: technical review

Once an application for funding under the FZulG has been submitted, the first step is a technical review of the project to be funded. It is very important that the application is prepared with the utmost care, especially with regard to the description of the technical details. This is because it must be sufficiently explained why the project is eligible for funding in accordance with the Frascati Manual.

Those responsible should therefore seek the assistance of technical experts rather than, as some might think, a tax consultant. Specialized management consultancies, for example, can be consulted for support, which drastically increases the likelihood of a positive funding decision.

This is not least due to the fact that when submitting an application, experience with technical testing and comprehensive know-how are essential in order to describe an innovation in a maximum of 4,000 characters – that is about half the length of this article. Otherwise, an application will fail at the first stage of the process.

The actual technical review is carried out by the „Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung Certification“ Body for Research Grants (BSFZ) on behalf of the German Federal Ministry of Education and Research. If the application is approved – which is often the case, so this step is more than just a formality – the applicant receives a certificate. This certifies the innovative character of the project and is a prerequisite for the basic legal right to funding.

Second stage: financial support from the tax office

Once an application has been approved, the second step is to submit it to the tax office. The general eligibility of the project cannot be denied by the tax authorities. The reason for this is that the research grant decision is a policy decision that must be implemented by a downstream authority – in this case, the tax office. However, the tax office can decide on the amount of financial support for each fiscal year.

Once the subsidy is paid, it is deducted from the group’s tax liability. In an example calculation, if a group receives a subsidy of 100,000 EUR and the group has a tax burden of 250,000 EUR in the same year, these amounts will be offset. As a result, the company only has to pay 150,000 euros as tax to the tax office.

However, if the company’s tax liability were only 50,000 Euros, the tax office would pay 50,000 Euros as a tax refund. Therefore, it is not necessary for a company to have a tax burden in order to benefit from the state subsidy.

An application without due diligence is doomed to failure

Another particularly important aspect of applying for a research grant is the overall documentation of the project. The funding received on the basis of an application is also part of the audit. Misunderstandings can only be avoided if everything is carefully documented. Otherwise, there is a risk of (partial) repayment. It is therefore important that such documentation covers the entire process and is audit-proof.

It is also important to ensure that the documentation is taken into account in the early stages of the application process, and not just completed afterwards. In this way, managers can ensure that the risk of repayments is minimized.

Especially in times like these, when companies are under great financial pressure due to rising energy costs and high inflation rates, any unnecessary financial burden must be avoided. A careful and well thought out application under the Research Grant Act offers a way out.