Mittelstand und Digitalisierung in der Praxis – SME and digitalization in practice

FLORIAN FICKENSCHER: Wir sind ein mittelständischer Traditionsbetrieb, bestehen seit 1625 und haben um die 100 Mitarbeiter. Wir haben den Entschluss gefasst zu digitalisieren, weil die Ressourcen knapp sind und wir effizienter arbeiten müssen. Wir wollten Prozesse digitalisieren und dadurch optimieren.

Ein weiterer Grund war, die interne und die externe Kommunikation mit den Kunden zu verbessern. Durch die Prozessoptimierung konnten wir schneller auf Dokumente und wichtige Informationen zugreifen.

Carolina Heyder: Haben Sie konkrete Beispiele für mich?

FLORIAN FICKENSCHER: Schnellere Aufnahme von Störungen bei Kunden oder sonst wo und auch deren Behebung. Wir nutzen auch Microsoft Teams in der Kundenkommunikation sowie für digitale Schulungen und Meetings, denn das spart uns Zeit und Ressourcen. Wir können auch flexibleres Arbeiten anbieten z.B. für Mütter. Wir haben durch die Digitalisierung neue Märkte erschlossen, machen E-Commerce und betreiben einen Online-Shop.

Carolina Heyder: Wie schätzen Sie die Digitalisierungschancen im Handwerk bzw. Mittelstand ein?

OLIVER GÜRTLER (MICROSOFT DEUTSCHLAND): Die Chancen für den Mittelstand durch die Digitalisierung waren noch nie größer. Ich glaube, heute kann noch keiner genau sagen, wie weit das alles gehen wird. Aber es bieten sich so viele Anwendungen für die Digitalisierung in der Praxis an – nicht nur für Konzerne, sondern auch ganz klar für den Mittelstand. Es geht dabei nicht nur um Prozessoptimierung, sondern auch um die Einsparung von Ressourcen. Außerdem können Unternehmen durch Digitalisierung der großen Herausforderung durch den Fachkräftemangel entgegenwirken sowie auch Ressourcen für Innovation freisetzen.

Carolina Heyder: Wie stehen die Chancen von generativer KI (Azure OpenAI, ChatGPT) für den Mittelstand?

OLIVER GÜRTLER (MICROSOFT DEUTSCHLAND): Diese Chancen sind extrem groß und wir haben KI auch schon in unseren Produkten eingebaut. Durch KI können wir zum Beispiel Wissen für alle verfügbar machen. Wir dürfen auch nicht vergessen, dass die Baby-Boomer-Generation bald in Rente geht und damit ihr Wissen zu verschwinden droht. Durch KI können wir beispielsweise aus E-Mails oder anderen Kommunikations- und Informationsquellen das Wissen extrahieren und sicher aufbewahren, auch für die nächste Generation. Und zwar Datenschutz- und Compliance-konform. Eines unserer dafür geeigneten Produkte ist beispielsweise Microsoft Viva Sales.

Carolina Heyder: Welche weiteren Vorteile bietet die Digitalisierung im Mittelstand und Handwerk?

FLORIAN FICKENSCHER: Wir sind viel attraktiver als andere Betriebe für den Handwerks-Nachwuchs. Gerade die neue Generation bevorzugt moderne digitale Betriebe. Sie tauschen sich untereinander aus, es spricht sich herum, ob ein Betrieb modern ist oder nicht. Grob geschätzt haben wir durch die Digitalisierung eine Zeitersparnis von fast 50%. Wir können heute beispielsweise HTML-Texte für die Bäckerei schreiben, z.B. für Kekse, und das geschieht in kürzester Zeit.

OLIVER GÜRTLER (MICROSOFT DEUTSCHLAND): Solche Automatisierungen von normalerweise langwierigen Aufgaben ermöglichen zum Beispiel die KI-Sprachmodelle von OpenAI, die unter anderem in Microsoft Teams Premium integriert sind. Das Kollaborationstool erstellt damit etwa automatisch Notizen aus Besprechungen oder übersetzt in andere Sprachen in Echtzeit.

Digital zu arbeiten ist in vielerlei Hinsicht ein Wettbewerbsvorteil. Und die Betriebe, die nicht bald digitalisieren, werden womöglich Geschäftschancen verpassen. Es ist wichtig, den ersten Schritt zu machen und mit der Digitalisierung anzufangen.

Carolina Heyder: Wie steht es um die Sicherheit?

FLORIAN FICKENSCHER: Wir waren immer IT-affin. Gerade weil das Thema Sicherheit für uns so wichtig ist, haben wir uns entschieden zu digitalisieren. Die Cloud zu nutzen reduziert Risiken, sie erstellt automatisch Backups und minimiert das Risiko eines kompletten Ausfalls. Bei uns läuft vieles auf Microsoft Sharepoint . Wir haben die Daten zusätzlich an zwei Cloud-Standorten in Deutschland gelagert und nutzen Windows Defender.

FLORIAN FICKENSCHER: We are a traditional medium-sized company, have been in existence since 1625 and have around 100 employees. We decided to digitize because resources are scarce and we need to work more efficiently. We wanted to digitize processes and thereby optimize them.

Another reason was to improve internal and external communication with customers. By optimizing processes, we were able to access documents and important information more quickly.

Carolina Heyder: Do you have any specific examples for me?

FLORIAN FICKENSCHER: Faster recording of faults at customers or elsewhere and also their elimination. We also use Microsoft Teams in customer communications and for digital training and meetings, because that saves us time and resources. We can also offer more flexible working for mothers, for example. We have opened up new markets through digitalization, do e-commerce and operate an online store.

Carolina Heyder: How do you assess the opportunities for digitization in the skilled trades or SME sector?

OLIVER GÜRTLER (MICROSOFT DEUTSCHLAND): The opportunities for SMEs through digitization have never been greater. I don’t think anyone today can say exactly how far it will all go. But there are so many applications for digitization in practice – not only for corporations, but also quite clearly for medium-sized businesses. It’s not just about process optimization, but also about saving resources. In addition, companies can use digitization to counteract the major challenge posed by the shortage of skilled workers and also to free up resources for innovation.

Carolina Heyder: What are the chances of generative AI (Azure OpenAI, ChatGPT) for SMEs?

OLIVER GÜRTLER (MICROSOFT GERMANY): These opportunities are extremely large and we have also already built AI into our products. Through AI, for example, we can make knowledge available to everyone. We must also not forget that the baby boomer generation will soon be retiring and thus their knowledge is in danger of disappearing. Through AI, we can, for example, extract knowledge from e-mails or other communication and information sources and store it securely, even for the next generation. And do so in a privacy and compliance compliant manner. One of our products suitable for this is Microsoft Viva Sales, for example.

Carolina Heyder: What other advantages does digitization offer SMEs and the skilled trades?

FLORIAN FICKENSCHER: We are much more attractive than other companies for the next generation of craftsmen. The new generation in particular prefers modern digital businesses. They exchange information with each other, and word gets around whether a company is modern or not. Roughly speaking, digitalization has saved us almost 50% of our time. For example, we can now write HTML texts for the bakery, e.g. for cookies, and this is done in a very short time.

OLIVER GÜRTLER (MICROSOFT GERMANY): Such automations of normally tedious tasks are made possible, for example, by OpenAI’s AI language models, which are integrated into Microsoft Teams Premium, among other things. The collaboration tool uses them to automatically create notes from meetings, for example, or translate into other languages in real time.

Working digitally is a competitive advantage in many ways. And businesses that don’t digitize soon may miss out on business opportunities. It’s important to take the first step and start digitizing.

Carolina Heyder: What about security?

FLORIAN FICKENSCHER: We have always been IT-savvy. It is precisely because the issue of security is so important to us that we decided to digitize. Using the cloud reduces risks, it automatically creates backups and minimizes the risk of a complete failure. We run a lot of things on Microsoft Sharepoint . We also have the data stored in two cloud locations in Germany and use Windows Defender.