Wie interne BI-Systeme die Datentransparenz fördern und zum Erfolg von Unternehmen beitragen, schildert Noa Kind-Lerer, Senior Data Product Manager im BigBrain Team bei monday.com.
Autorin: Noa Kind-Lerer, Senior Data Product Manager im BigBrain Team bei monday.com,
Der weltweite Markt für Business Intelligence (BI) hat einen Wert von über 20 Milliarden USD. Nicht ohne Grund ist dieser Markt so heiß – leistungsstarke BI-Tools können die wahre Stärke eines Unternehmens sein. Riesige Unternehmen auf der ganzen Welt, von American Express über Coca Cola bis hin zu Netflix, nutzen sie, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen und ihr Unternehmen zu vergrößern. BI-Tools lassen sich von der Stange kaufen, um die Grundbedürfnisse eines Unternehmens zu erfüllen. Allerdings bringt die Entwicklung von benutzerdefinierten, unternehmensinternen Tools deren Möglichkeiten auf die nächste Stufe.
Was genau sind Business-Intelligence-Tools?
Laut Oracle helfen Business-Intelligence-Tools bei der Organisation, Analyse und Kontextualisierung von Geschäftsdaten innerhalb des Unternehmens. Diese Tools wandeln unverarbeitete, unverständliche Daten in aussagekräftige und umsetzbare Erkenntnisse um. Dazu gehören Berichte, Diagramme, Dashboards und vieles mehr.
Die Tools bestehen aus vier Hauptbestandteilen:
- Einem Data Warehouse, in dem Unternehmensdaten aus verschiedenen Quellen gespeichert werden.
- Aus Business-Analytics-Tools, welche die Daten im Data Warehouse analysieren.
- Aus Tools zur Verwaltung der Unternehmensleistung, die den Fortschritt der Ziele messen.
- Außerdem aus einer Benutzeroberfläche, über welche die Benutzer:innen leicht auf die übersichtlich dargestellten Informationen zugreifen können.
Warum sind BI-Tools so hilfreich?
Es gibt viele Gründe, warum firmeninterne BI-Tools erhebliche Vorteile gegenüber vorgefertigten Tools haben. Wir bei monday.com erkannten schon früh, dass ein Bedarf an einer Art Datenerfassungstool besteht. Wir begannen mit einem kleinen Projekt für einen sehr spezifischen Fall: die Vorbereitung von Pitch Decks für die Vorstandssitzungen des Unternehmens. Dafür erstellten wir eine Automatisierung, die entscheidende Diagramme zur Verfolgung der Unternehmensaktivitäten vorbereitete.
BI-Tools sind anpassungsfähig: Ein wichtiger Grund für die Entwicklung eines unabhängigen Tools ist die Tatsache, dass jedes Unternehmen anders arbeitet, sowohl in Bezug auf die Arbeitsweise als auch auf die gesetzten Ziele. Die Erstellung eines benutzerdefinierten Tools bedeutet, dass es so gestaltet werden kann, dass es die relevantesten Daten auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen jeder Geschäftseinheit, Abteilung und jedes Teams erfasst. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wachsen auch die vorhandenen Daten, sodass man sich in der Flut von Daten, Warnungen und Messwerten leicht verirren kann. Die Entwicklung eines Systems, das alle Daten auswertet, um über die wichtigsten zu berichten und diese zu analysieren, spart enorm viel Zeit und Mühe. Bei monday.com umfasst die Plattform alle Aktivitäten im gesamten Unternehmen und bietet Situationsberichte, Analysen und Einblicke in die Marketing- und Vertriebsaktivitäten, die Plattformnutzung, das Kundenmanagement und vieles mehr.
Auch die Sicherheit ist für die meisten Unternehmen ein zentrales Anliegen. Die Weiterleitung all ihrer sensiblen und wichtigen Daten an Lagerhäuser und Verarbeiter von Drittanbietern birgt Risiken in sich. Zudem ist es eine große Aufgabe, die richtigen Daten mit den richtigen Personen intern zu teilen, damit alle die Informationen haben, um Fortschritte zu erzielen. Die Entwicklung eigener BI-Tools stärkt die Transparenz und beseitigt diese Risiken und Herausforderungen, da die Mitarbeitenden des Unternehmens selbst mit den Daten umgehen und die entsprechenden Berechtigungen verwalten.
In der Regel legen Unternehmen in regelmäßigen Abständen KPIs fest und überprüfen den Fortschritt nach einem festgelegten Zeitplan. Mit einem unternehmensinternen BI-System können die KPIs dynamisch angepasst werden, wodurch der Fortschritt in Echtzeit verfolgt werden kann.
Die Verwendung eines maßgeschneiderten BI-Systems bedeutet, dass alle Unternehmensbereiche mit denselben Tools arbeiten und Silos so beseitigt werden können. Dies fördert nicht nur den Zusammenhalt im gesamten Unternehmen, sondern bedeutet auch, dass es eine einheitliche Quelle der Wahrheit gibt, auf die sich alle bei ihrer Arbeit stützen können. Wenn alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit Zugang zu den gleichen Zahlen haben, gibt es weniger Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten.
BigBrain und monday.com
Da der Wert unseres unternehmensinternen Tools sich im Laufe der Zeit immer mehr manifestierte, blieb es ein unabhängiges Projekt – ein Startup innerhalb eines Startups. Fast acht Jahre später besteht das Team hinter BigBrain aus 30 Vollzeitmitarbeitenden, von Entwickler:innen über Datenwissenschaftler:innen bis hin zu KI-Wissenschaftler:innen. Die Plattform umfasst alle Aktivitäten im gesamten Unternehmen und bietet Lageberichte, Analysen und Einblicke in die Marketing- und Vertriebsaktivitäten, die Plattformnutzung, das Kundenmanagement und vieles mehr. Diese Art von System passt hervorragend zu den Werten von monday.com – es fördert Transparenz, Zusammenarbeit und einen datengesteuerten Ansatz. Wenn alle Abteilungen ein klares Verständnis der Geschäftsaktivitäten haben und mit einer einheitlichen Quelle der Wahrheit arbeiten, führt dies zu mehr Effizienz im gesamten Unternehmen.
Wie werden BI-Tools entwickelt?
Wenn das Unternehmen ehrgeizig und wachstumsorientiert ist, sollte es den Aufbau eines eigenen BI-Tools erwägen. Die meisten großen Unternehmen verfügen über eigene Tools, um die riesigen Mengen an eingehenden Daten, die an eine große Anzahl von Mitarbeitenden verteilt werden müssen, effektiv zu bewältigen. Während des Wachstums hilft ein datengetriebener Ansatz dabei, mit weniger Aufwand fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dabei mag die Entwicklung eines eigenen Tools einschüchternd wirken – jedoch ist es nicht nötig, auf Anhieb ein Mega-Tool zu entwickeln. Zunächst sollte man mit einem einfachen Datenerfassungstool beginnen, gefolgt von Diagrammfunktionen und weiteren Schritten. Die Strategie und der Bedarf des Unternehmens helfen im weiteren Verlauf der Entwicklung bei der Festlegung der nächsten Schritte.
Auswirkungen auf Erfolgsmessung und Unternehmensmotivation
Die Entwicklung und Nutzung dieser Tools helfen mehr Menschen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Daten sind oft mit einem Stigma behaftet – sie sind unübersichtlich, schwer zu verstehen und es ist nicht einfach, daraus Schlüsse zu ziehen. Durch die Entwicklung maßgeschneiderter Tools für spezifische Anforderungen wird es für technisch weniger versierte Personen viel verständlicher und klarer, auf wichtige Informationen zuzugreifen und diese zu verstehen, ohne sich dabei auf Gatekeeper verlassen zu müssen. Wenn abteilungsübergreifend alle ein genaues Verständnis der Geschäftsaktivitäten haben und mit einer vereinheitlichten Quelle der Wahrheit arbeiten, ist die gesamte Organisation effizienter.
Dr. Jakob Jung ist Chefredakteur Security Storage und Channel Germany. Er ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Journalismus tätig. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (Storage und Datacenter) sowie ChannelBiz. Darüber hinaus ist er für zahlreiche IT-Publikationen freiberuflich tätig, darunter Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider und ZDnet. Seine Themenschwerpunkte sind Channel, Storage, Security, Datacenter, ERP und CRM.
Dr. Jakob Jung is Editor-in-Chief of Security Storage and Channel Germany. He has been working in IT journalism for more than 20 years. His career includes Computer Reseller News, Heise Resale, Informationweek, Techtarget (storage and data center) and ChannelBiz. He also freelances for numerous IT publications, including Computerwoche, Channelpartner, IT-Business, Storage-Insider and ZDnet. His main topics are channel, storage, security, data center, ERP and CRM.
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