Kostengünstig modernisieren – Cost-effective modernization

Wenn die aktuell eingesetzte veraltete Software dem rasanten technologischen Fortschritt hinterherhinkt, ist es Zeit zu handeln. Ein Schritt, der in vielen Unternehmen längst überfällig ist, denn häufig sieht die Strategie keine umfassende Modernisierung vor. Aus Kosten- und Zeitgründen fügen IT-Abteilungen lieber neue Funktionen hinzu, während der Code weiter veraltet, die Wartungskosten stetig steigen und potenzielle Sicherheitsrisiken zunehmen.

Ein weiteres Problem: Die Zahl der Programmierer, die mit der Anwendung vertraut sind, nimmt stetig ab und die finanzielle Situation erlaubt keine Investitionen in die Modernisierung der Legacy-Software. Was können Unternehmen in dieser Situation tun?

Ein immer beliebter werdender Ansatz ist die Low-Cost-Modernisierung, oft auch irreführend als Zero-Cost bezeichnet. Dabei übernehmen IT-Dienstleister zunächst die Modernisierung der Unternehmenssoftware und strecken die Kosten vor.

In der ersten Phase wird in die Aktualisierung der Software investiert, während in der zweiten Phase durch langfristige Wartungs- und Supportverträge ein wirtschaftlicher Nutzen entsteht – schließlich kann der Dienstleister die von ihm entwickelte Anwendung problemlos aktuell und sicher halten. Gleichzeitig sinkt der tatsächliche Aufwand bei der Einführung neuer Technologien und die Einsparungen finanzieren letztlich die Modernisierung.

Ein ähnliches Konzept verfolgt beispielsweise der Bund beim Autobahnbau: Nach Fertigstellung werden die Unternehmen über mehrere Jahre aus Mauteinnahmen und allgemeinen Haushaltsmitteln bezahlt. Ähnlich funktioniert es in der IT-Branche. Dabei wird schnell klar, warum der Begriff Zero-Cost für solche Softwareprojekte irreführend ist, denn es handelt sich eher um einen kostenneutralen Ansatz. Die Unternehmen zahlen nicht mehr, als sie ohnehin für die Wartung und Weiterentwicklung der Anwendung ausgegeben hätten.

Dafür erhalten sie eine zukunftssichere Software und einen Partner, der über das notwendige Know-how für Wartung und Weiterentwicklung verfügt. Für IT-Dienstleister ist das Konzept ein lohnendes Geschäftsmodell, das auch, aber nicht ausschließlich auf finanziellen Gewinn ausgerichtet ist.

Partner auf Augenhöhe gesucht

Der wirtschaftliche Nutzen ist natürlich auch bei Low-Cost-Projekten ein zentraler Aspekt für IT-Dienstleister. Darüber hinaus können aber auch strategische Überlegungen eine Rolle spielen. So führt die lange Laufzeit nicht nur zu einer engen Kundenbindung und einem gesicherten Cashflow, sondern es können auf Basis der Legacy-Modernisierung auch Folgeprojekte als weitere Einnahmequelle vereinbart werden.

Die erfolgreiche Umsetzung eines kostenneutralen Transformationsprozesses kann für beide Seiten zum Erfolg führen, bedarf jedoch bestimmter Voraussetzungen. Nicht jedes Unternehmen und nicht jede Anwendung ist für den Low-Cost-Ansatz geeignet.

Ein entscheidender Faktor ist das Vertrauen zwischen Dienstleister und Kunde, das die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit bildet. Einerseits müssen sich die Unternehmen auf die Kompetenz und Zuverlässigkeit der Anbieter verlassen können, andererseits müssen die Dienstleister sicherstellen, dass ihre Kunden über die finanziellen Mittel für langfristige Projekte verfügen.

Aus diesen Gründen richtet sich das Low-Cost-Konzept in erster Linie an Großunternehmen und Konzerne mit langfristiger Planungssicherheit. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist praktisch alternativlos, da sich Rahmenbedingungen und Aspekte wie neue fachliche Anforderungen oder aufkommende Technologien ändern können.

Entscheidend ist auch die Auswahl der Anwendungen. Software, die keine hohen Kosten verursacht und keine neuen Technologien erfordert, eignet sich eher weniger für Low-Cost-Modelle. Anwendungen, die hohe Kosten verursachen und daher eine umfassende Transformation erfordern, sind dagegen prädestiniert.

Bei einem Innovationsstau empfiehlt sich dagegen eher eine klassische Modernisierung. Alles in allem erfordert eine kostenneutrale Transformation sowohl eine sorgfältige Abstimmung zwischen Dienstleister und Kunde als auch eine eingehende Prüfung der zu modernisierenden Anwendungen, um eine nachhaltige Win-Win-Situation zu erreichen.

Mehr Low-Cost braucht das Land

Das Konzept der Low-Cost-Projekte ist nicht neu, der Bekanntheitsgrad und die Zahl der Anbieter entsprechender Modelle jedoch überschaubar. Auch für die meisten Unternehmen ist ein solcher Ansatz sicherlich Neuland. Wenn sie jedoch den richtigen Partner finden, kann die Modernisierung von Legacy-Anwendungen ohne zusätzliche Kosten eine wertvolle Strategie sein, die für beide Seiten eine attraktive Alternative darstellt.

Gerade in Zeiten von Inflation, steigenden Personalkosten und Rezession sind die Budgets vieler Unternehmen stark eingeschränkt. Gleichzeitig wächst der Druck zur Modernisierung von Legacy-Software, insbesondere im Bereich der IT-Sicherheit. Deshalb kann Low-Cost zu einem echten Game-Changer werden.

If the outdated software you are using is lagging behind the rapid pace of technological progress, it is time to act. It is a step that is long overdue in many organizations, where a comprehensive modernization strategy is often not in place. For cost and time reasons, IT departments prefer to add new functionality while the code ages, maintenance costs rise, and potential security risks increase.

To make matters worse, the number of programmers who know the application is shrinking, and the financial situation does not allow for investment in modernizing legacy software. What can organizations do in this situation?

An increasingly popular approach is low-cost modernization, often misleadingly referred to as zero-cost modernization. In this approach, IT service providers initially take on the task of modernizing the company’s software and prepay the costs.

In the first phase, investments are made to update the software, while in the second phase, long-term maintenance and support contracts generate economic benefits – after all, the service provider can easily keep the application it has developed up to date and secure. At the same time, the actual cost of implementing new technologies is reduced, and the savings ultimately finance the modernization.

The German federal government uses a similar approach for Autobahn construction, paying contractors over several years from toll revenues and general budget funds. The IT sector works in a similar way. It quickly becomes clear why the term „zero cost“ is misleading for such software projects, as it is more of a cost-neutral approach. Companies pay no more than they would have spent on maintenance and development of the application anyway.

In return, they get future-proof software and a partner with the expertise to maintain and evolve it. For IT service providers, the concept is a rewarding business model that also, but not exclusively, focuses on financial gain.

Looking for partners at eye level

Economic benefit is of course also a key aspect for IT service providers in low-cost projects. However, strategic considerations can also play a role. For example, the long term not only leads to close customer loyalty and a secure cash flow, but follow-up projects can also be agreed as a further source of income on the basis of the legacy modernization.

The successful implementation of a cost-neutral transformation process can lead to success for both sides, but requires certain prerequisites. Not every company and not every application is suitable for the low-cost approach.

A decisive factor is the trust between service provider and customer, which forms the basis for long-term cooperation. On the one hand, the companies must be able to rely on the competence and reliability of the providers, and on the other hand, the service providers must ensure that their customers have the financial resources for long-term projects.

For these reasons, the low-cost concept is primarily aimed at large companies and groups with long-term planning security. There is practically no alternative to a partnership of equals, as framework conditions and aspects such as new specialist requirements or emerging technologies can change.

The choice of applications is also critical. Software that does not incur high costs and does not require new technologies is less suitable for low-cost models. On the other hand, applications that generate high costs and therefore require a comprehensive transformation are predestined.

In the case of an innovation backlog, classic modernization is recommended. All in all, a cost-neutral transformation requires careful coordination between service provider and customer as well as a thorough assessment of the applications to be modernized in order to achieve a sustainable win-win situation.

More low-cost projects needed

The concept of low-cost projects is not new, but the level of awareness and the number of providers of such models is limited. Such an approach is certainly uncharted territory for most companies. However, with the right partner, modernizing legacy applications at no additional cost can be a valuable strategy and an attractive alternative for both parties.

Especially in times of inflation, rising labor costs and recession, many companies‘ budgets are severely constrained. At the same time, there is increasing pressure to modernize legacy software, especially in the area of IT security. Low cost can be a real game changer.