Exclusive Access: Neues Partnerportal – Exclusive Access: New partner portal

„Alle diese Informationen laufen nun in Exclusive Access zusammen: alle Bestellungen im Überblick, der Lieferstatus vom Logistikunternehmen sowie aktuelle Rechnungsdetails – und das in Echtzeit“, betont Mike Cramer, Vertriebsdirektor bei Exclusive Networks. Statt sich wie bisher die Infos bei den einzelnen Abteilungen und Dienstleistern zusammenzutragen, reicht nun ein Blick ins Portal, um über Lieferstatus und -datum, Seriennummer und Sendungsverfolgung bis hin zum voraussichtlichen Liefertermin (ETA  Estimated Time of Arrival) – falls vom Hersteller angegeben – Bescheid zu wissen.

Der Vertrieb sowie Mitarbeiter aus dem Einkauf können damit Kundenanfragen auf aktuellem Stand beantworten, Details zu konkreten Bestellungen abfragen, Projektmanager zeitnah etwa auf Lieferverzögerungen reagieren und Lösungen bereitstellen.

Ergänzt wird diese Basis-Funktionalität durch eine Reihe erweiterter Dienste, darunter hilfreiche Filtermöglichkeiten, die die präzise Eingrenzung und Abarbeitung von Aufträgen erlauben oder der Einblick in die aktuellen Rechnungs- und Bezahldaten.

„Das neue Partnerportal von Exclusive Networks macht meine tägliche Arbeit um ein Vielfaches komfortabler: Ein Blick ins Portal – noch vor meinem ersten Kaffee am Morgen – liefert mir dank der eingebauten Filtermöglichkeiten superschnell genau die relevanten Daten, die ich für die Weiterbearbeitung der Bestellungen brauche. Ohne Nachhaken, ohne unnötige Infos, ohne Suchen“, hebt Eleni Ourda hervor, Order Manager bei indevis. Auch dass sich die Daten bis auf Line-Ebene herunterladen und extrahieren lassen, findet die Managerin hilfreich.

Mit Exclusive Access bietet Exclusive Networks seinen Partnern eine anwenderfreundliche und leistungsfähige Portallösung. Sie wurde in einer Testphase auf Herz und Nieren sowie auf seine Praxistauglichkeit geprüft und ist ab 18. April für alle registrierten Partner verfügbar.

„Mit dem neuen Portal Exclusive Access reduziert sich mein täglicher Aufwand, um an die Informationen zu meinen Bestellungen zu kommen, erheblich. Eine optimale Arbeitserleichterung also“, lobt Sylvia Bartl aus dem Team Ordermanagement der ACP.

Alle Transaktionen, die bei Exclusive Networks von Partnern ab den 1. Mai 2021 getätigt wurden, sind im Portal zu finden. Bis Mitte November letzten Jahres, Stichtag 14. November 2022, sind Bestellungen mit einer Trackingnummer im Portal versehen. Pakete, die ab dem 1. Dezember 2022 versandt wurden, haben bereits eine Trackingnummer mit direktem Link zum DHL-Portal zur Sendungsverfolgung.

Noch mehr Komfort und Sicherheit in Planung

Mike Cramer resümiert: „Es sind auch noch einige Weiterentwicklungen von Exclusive Access in Arbeit, die sich unsere Partner wünschen. Dazu zählt etwa eine Überblicksfunktion des Lagerbestandes, die dem Kunden darstellt, was bei uns aktuell vom Lager bestellbar ist. Auch die verschiedenen Preislisten der Hersteller sind einsehbar, jeweils abhängig vom Status des Partners.“ Ein durchdachtes Rechtesystem mit 2-Faktor-Authentifizierung wird künftig ebenfalls jedem Mitarbeiter den Zugriff auf die Daten und Informationen eröffnen, die er für seine Arbeit braucht. Dies fördert die Effektivität, aber auch den Datenschutz.

„All this information now comes together in Exclusive Access: an overview of all orders, the delivery status from the logistics company, and current invoice details – all in real time,“ emphasizes Mike Cramer, Sales Director at Exclusive Networks. Instead of having to gather information from the individual departments and service providers, as was previously the case, one look at the portal is now enough to know about the delivery status and date, serial number and shipment tracking right through to the ETA (Estimated Time of Arrival) – if specified by the manufacturer.

Sales and purchasing staff can use it to provide up-to-date answers to customer inquiries, query details of specific orders, and project managers can respond promptly to delivery delays, for example, and provide solutions.

This basic functionality is supplemented by a range of enhanced services, including helpful filter options that allow orders to be precisely narrowed down and processed, or insight into current invoice and payment data.

„The new Exclusive Networks partner portal makes my daily work much more convenient: one look at the portal – even before my first coffee in the morning – provides me super fast with exactly the relevant data I need to process the orders further, thanks to the built-in filter options. No more digging, no more unnecessary information, no more searching,“ emphasizes Eleni Ourda, Order Manager at indevis. The manager also finds it helpful that the data can be downloaded and extracted down to line level.

With Exclusive Access, Exclusive Networks offers its partners a user-friendly and powerful portal solution. It has been put through its paces and tested for its practicality in a test phase and will be available to all registered partners from April 18.

„With the new Exclusive Access portal, my daily effort to get information on my orders is reduced considerably. In other words, an optimal workload reduction,“ praises Sylvia Bartl from ACP’s Order Management team.

All transactions made at Exclusive Networks by partners after May 1, 2021, can be found in the portal. Until mid-November last year, the cut-off date is November 14, 2022, orders are tagged with a tracking number in the portal. Packages shipped on or after December 1, 2022, already have a tracking number with a direct link to the DHL portal for shipment tracking.

Even more convenience and security in the pipeline

Mike Cramer sums up: „There are also some further developments of Exclusive Access in the works that our partners would like to see. These include, for example, an overview function of the warehouse stock, which shows the customer what can currently be ordered from our warehouse. The various manufacturers‘ price lists can also be viewed, in each case depending on the partner’s status.“ In the future, a well thought-out rights system with 2-factor authentication will also give every employee access to the data and information they need for their work. This promotes effectiveness, but also data protection.