DocBee sucht Digitalisierungspartner – DocBee seeks digitization partners

Die App basiert auf DocBee, einer Plattform zur Digitalisierung von Prozessen, Abläufen und Aufgaben. Entstanden ist DocBee aus einer Anforderung, die Unternehmensgründer Patrick Witton – damals noch Systemhauschef – an ein intelligentes Ticketing-System hatte.

Vom Ticketing zur Digitalisierung 

Statt einzelne Fehlermeldungen aufzunehmen – „Internet ausgefallen“ – schwebte Patrick Witton ein Ticket vor, das komplexere Zusammenhänge abbilden kann. Heute kann DocBee komplizierte Vorgänge oder Aufgaben in Teilschritten abbilden, Erfolgskriterien oder Best Practices einfügen, Unteraufgaben zuweisen und jeden einzelnen Schritt per Warenwirtschaftsschnittstelle abrechenbar machen. Das intelligente Ticket ist erst geschlossen, wenn der gesamte Vorgang abgeschlossen ist.

Was als Ticketing-System begann ist heute ein leistungsfähiges Digitalisierungs-Tool für anspruchsvolle Aufgabenstellungen.

„Wir haben noch keinen Kunden-Case gefunden, der für DocBee zu kompliziert gewesen wäre“, freut sich Patrick Witton, „DocBee kann einfach alles. Das ist das, was mir unsere Kunden immer wieder bestätigen.“

Den Einsatz der Ladendetektive in hunderten Märkten deutschlandweit wickelt ein großer Einzelhändler mit DocBee ab: Von der Disposition bis zur Zahlungsfreigabe im SAP. Mit einem Mitarbeiter statt fünf, ganz ohne Excel und Papier.

Eine große Immobilienverwaltung koordiniert und überwacht die Handwerkereinsätze bei tausenden Mietern. Ein Systemhaus führt über DocBee das Produkt Lifecycle Management durch.

Moderne Software-Architektur 

Unter der intuitiven Oberfläche arbeitet eine moderne Cloud-Software, die BeeApplication. Die Anwendung läuft in Kubernetes-Containern. Sie ist auf Smartphones als App – die sogenannten BeeMobiles – ebenso verfügbar wie im Büro auf dem Desktop. Moderne Features wie Geo-Location und Kameranutzung am Smartphone sind längst integriert.

Das spielt eine wichtige Rolle, um Hannover sauber zu halten. Es beantwortet DocBee-Kunden aber auch Fragen wie: „Wann war der Techniker wie lange beim Kunden.“ Und erleichtert damit auch dessen Personal die Erfassung von Einsätzen oder Zeiten.

Die BeeKonnektoren sorgen dafür, dass die Abrechnung in den unterschiedlichsten Warenwirtschafts- und Finanzanwendungen nahtlos funktioniert.

Gelebte Partnerschaften sichern den Erfolg 

„Unsere Partner sind unser wichtigster Erfolgsfaktor“, sagt Patrick Witton. Denn aus vielen seiner Kunden, die DocBee ursprünglich als Ticketing-System im Einsatz hatten, sind inzwischen Partner geworden, die DocBee auch an ihre Kunden weiterverkaufen.

„Wir selbst sind ein kleines, flexibles Unternehmen. Unsere Software ist aber für kleine Häuser ebenso interessant wie für sehr große Konzerne“, betont Patrick Witton, der als begeisterter Netzwerker selbst Mitglied in der Kooperation iTeam ist.

Heute hat das Unternehmen eine erstaunliche Partnerbreite: Vom kleinen Synaxon Partner über mittelständische Systemhäuser wie capeletti & perl – ein alteingesessenes Haus aus Hamburg – bis zu sehr großen Dienstleistern mit mehreren tausend Mitarbeitern.

Weil er selbst aus dem Systemhausgeschäft kommt, kennt Patrick Witton die Anforderungen seiner Kunden sehr gut und spricht mit ihnen auf Augenhöhe. Und das ist letztlich der Erfolgsfaktor: „Wenn meine Partner glücklich sind, bin ich es auch.“

The app is based on DocBee, a platform for digitizing processes, workflows and tasks. DocBee was born out of a requirement that company founder Patrick Witton – at the time still head of systems house – had for an intelligent ticketing system.

From ticketing to digitization

Instead of recording individual error messages – „Internet down“ – Patrick Witton envisioned a ticket that could map more complex relationships. Today, DocBee can map complicated processes or tasks in sub-steps, insert success criteria or best practices, assign subtasks and make each individual step billable via ERP interface. The intelligent ticket is not closed until the entire process is completed.

What started as a ticketing system is now a powerful digitization tool for challenging tasks. „We haven’t yet found a customer case that was too complicated for DocBee,“ says Patrick Witton happily, „DocBee can simply do everything. That’s what our customers keep telling me.“

The deployment of store detectives in hundreds of stores across Germany is handled by a major retailer with DocBee: From disposition to payment release in SAP. With one employee instead of five, completely without Excel and paper.

A large real estate management company coordinates and monitors the work of thousands of tenants. A system house carries out product lifecycle management via DocBee.

Modern software architecture

A modern cloud software called BeeApplication operates with the intuitive interface. The application runs in Kubernetes containers. It is available on smartphones as an app – the so-called BeeMobiles – as well as in the office on the desktop. Modern features such as geo-location and camera use on the smartphone have long been integrated.

This plays an important role in keeping Hanover clean. But it also answers DocBee customers‘ questions like, „When was the technician at the customer’s site and for how long?“ And thus also makes it easier for their personnel to record assignments or times.

The BeeKonnectors ensure that billing functions seamlessly in a wide range of merchandise management and financial applications.

Lively partnerships ensure success

„Our partners are our most important success factor,“ says Patrick Witton. That’s because many of his customers who originally used DocBee as a ticketing system have since become partners who also resell DocBee to their customers.

„We ourselves are a small, flexible company. But our software is just as interesting for small houses as it is for very large corporations,“ emphasizes Patrick Witton, an enthusiastic networker himself who is a member of the iTeam cooperation.

Today, the company has an astonishing range of partners: from small Synaxon partners to medium-sized system houses such as capeletti & perl – a long-established house from Hamburg – to very large service providers with several thousand employees.

Because he himself comes from the system house business, Patrick Witton knows the requirements of his customers very well and talks to them at eye level. And that is ultimately the success factor: „If my partners are happy, so am I.“