Checklist ERP

Obwohl Vorteile wie Effizienzsteigerung, Datenmanagement und Kostenkontrolle wohlbekannt sind, fällt es Unternehmen immer noch schwer, die für sie passende Lösung zu finden. Statt Frust und unnötiger Investitionen gilt daher: Augen auf beim ERP-Einkauf. Die Komplexität liegt dabei zum einen an den eigenen, teilweise unklaren Anforderungen, zum anderen an der großen Auswahl an verschiedenen ERP-Anbietern.

Aber auch die neuen, ungewohnten Funktionen moderner Lösungen stellen Unternehmen, die ihre bisherigen ERP-Systeme meist über Jahrzehnte genutzt haben, vor zusätzliche Herausforderungen in Form von Prozessanpassungen. Ein weiterer Faktor: Nicht jede ERP-Software eignet sich für jedes Unternehmen und jede Branche. Für die Entscheidung lässt sich eine Liste an Faktoren definieren, die eine leistungsstarke ERP-Lösung mit sich bringen sollte:

1. Entscheidend ist eine breite Palette an Funktionen, die sowohl auf die jeweiligen Branchen als auch auf die Geschäftsprozesse der einzelnen Abteilungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus ist die Anpassbarkeit der Lösung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens von großer Bedeutung.
2. Integration und Interoperabilität. ERP-Software muss ein Teamplayer sein, also die Fähigkeit besitzen, eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und Datenbanken zu gewährleisten. Anbieter sollten zu diesem Zweck umfassende APIs und Webservices anbieten, um die Interoperabilität und Erweiterung zu erleichtern.
3. ERP-Lösungen müssen in der Lage sein, ohne Leistungsverlust mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren – eine schnelle und zuverlässige Performance ist auch bei wachsenden Benutzerzahlen und Datenmengen alternativlos. Besonders bei Cloud-basierten Lösungen können Unternehmen mehr Rechenleistung und Speicherplatz quasi auf Knopfdruck erhalten, ohne in neue Hardware investieren zu müssen.
4. Ein durchgängig anwenderfreundliches und intuitives System-Design erleichtert die Nutzung und die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Umfassende Schulungsangebote wie Tutorials, Webinare und digitale Handbücher sind darüber hinaus ebenfalls wichtig.
5. Zugang zu neuen Technologien. Damit sich Unternehmen voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, sollten ERP-Anbieter leistungsstarke neue Technologien mit wirklichem Mehrwert für die jeweilige Branche bereitstellen und direkt in ihre Lösung einbinden. Auf diese Weise können Anwender etwa auf neue KI-Funktionen zugreifen, ohne sich mit der Evaluation, dem Testing und der Einarbeitung aufhalten zu müssen. Notwendig sind dafür regelmäßige Updates und eine transparente Roadmap.
6. Standardmäßig sollten ERP-Lösungen über Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Monitoring verfügen sowie Compliance-Vorgaben einhalten. Läuft das System nicht On-Premise, gilt es auch, auf die Wahl des richtigen Hosting-Partners zu achten. Während die großen Player auf dem Markt die globalen Standards erfüllen, sollten Unternehmen bei kleineren Anbietern überprüfen, ob die nötigen Zertifikate vorliegen und Regularien eingehalten werden.
7. Verfügbarkeit. Eine hohe Zuverlässigkeit und minimale Downtime sind das A und O für ERP-Lösungen. So sollte etwa bei Cloud-Anwendungen die Verfügbarkeit über 99 Prozent liegen. Auch während dem Einspielen von Updates können gute ERP-Systeme die Downtime so gering wie möglich halten. Regelmäßige Backups und zuverlässige Recovery-Optionen zur Datenwiederherstellung sind ebenfalls ein Muss.
8. Kostenstruktur und Transparenz. Ein transparentes und flexibles Kostenmodell sollte die tatsächliche Nutzung der ERP-Software widerspiegeln und keine versteckten Gebühren über Extra-Services enthalten. Ein definierter TCO (Total Cost of Ownership) hilft Unternehmen dabei, ihre Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit hinweg im Auge zu behalten, einschließlich Aspekten wie Implementierung, Lizenzierung, Wartung und Support.
9. Support und Service. Gute ERP-Anbieter sind enge Partner ihrer Kunden. Dementsprechend vielfältig sollten die Support-Optionen gestaltet sein, um etwa mit einer 24/7-Erreichbarkeit und Chat-Support möglichen Problemen vorzubeugen und schnelle Hilfe leisten zu können.

„ERP-Systeme sind ein entscheidender Treiber für die Digitalisierung von Unternehmen, ihre Wahl sollte daher mit Bedacht getroffen werden“, erklärt Stefan Issing, Pre-Sales Director DACH bei IFS. „Besonders mit Blick auf die Anbieter geht es dabei auch um die Entscheidung für einen kompetenten Partner, der sowohl die einzelnen Geschäftsprozesse als auch die Branchen im Ganzen kennt. Passen Unternehmen, Software und der Implementierungspartner zusammen, stehen die Türen für eine erfolgreiche gemeinsame Reise weit offen.“

Although the benefits of improved efficiency, data management and cost control are well known, companies still struggle to find the right solution. So instead of frustration and unnecessary investment, keep your eyes open when buying ERP. The complexity is partly due to your own, sometimes unclear requirements, and partly due to the large number of different ERP vendors.

The new, unfamiliar functions of modern solutions also present additional challenges in the form of process adjustments, even for companies that have been using their previous ERP systems for decades. In addition, not every ERP software is suitable for every company and every industry. A list of factors that a high-performance ERP solution should have can be defined for the decision:

1. Industry focus. A wide range of functionality tailored to the industry and the business processes of individual departments is critical. In addition, the solution’s ability to adapt to the company’s unique needs is important.
2. Integration and interoperability. ERP software must be a team player, capable of integrating seamlessly with existing systems and databases. To this end, vendors should offer extensive APIs and Web services to facilitate interoperability and extension.
3. Scalability. ERP solutions must be able to scale as the business grows without sacrificing performance-there is no alternative to fast, reliable performance, even as the number of users and data volumes increase. With cloud-based solutions in particular, companies can get more processing power and storage virtually at the touch of a button, without having to invest in new hardware.
4. Ease of use. A consistently user-friendly and intuitive system design makes it easier for employees to use and adopt. Comprehensive training offerings such as tutorials, webinars and digital manuals are also important.
5. Access to new technologies. To enable companies to focus on their core business, ERP vendors should offer powerful new technologies that add real value to the industry and integrate them directly into their solution. For example, users can access new AI capabilities without having to spend time evaluating, testing, and learning. This requires regular updates and a transparent roadmap.
6. Security. ERP solutions should come standard with access controls, data encryption and monitoring, and compliance requirements. If the system is not running on-premises, it is also important to choose the right hosting partner. While the major players in the market meet global standards, companies should check with smaller providers to make sure they have the necessary certifications and are compliant.
7. Availability. High reliability and minimal downtime are essential for ERP solutions. For cloud applications, for example, availability should be greater than 99 percent. Good ERP systems can also minimize downtime when installing updates. Regular backups and reliable recovery options for restoring data are also a must.
8. Cost Structure and Transparency. A transparent and flexible cost model should reflect the actual use of the ERP software and not include hidden fees for additional services. A defined total cost of ownership (TCO) helps companies understand their total costs over the life of the agreement, including implementation, licensing, maintenance and support.
9. Support and service. Good ERP vendors are close partners with their customers. Accordingly, support options should be varied to prevent potential problems and provide rapid assistance, such as 24/7 availability and chat support.

„ERP systems are a key driver in the digitalization of companies, so they should be chosen carefully,“ explains Stefan Issing, Pre-Sales Director DACH at IFS. „Especially when it comes to vendors, it’s important to choose a competent partner who understands both the individual business processes and the industry as a whole. If the company, the software and the implementation partner are a good fit, the doors are wide open for a successful journey together.“