ERP Migration

Für den Wechsel zu einem neuen ERP-System gibt es viele gute Gründe. Es kann Unternehmen dabei helfen, seine Prozesse zu optimieren sowie Daten in Echtzeit verfügbar zu machen und dadurch Effizienz, Transparenz und Entscheidungsqualität deutlich zu verbessern. Zudem kann es eine moderne technologische Basis für Wachstum, Automatisierung und künftige Digitalisierungsschritte legen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei die Migration vom alten auf das neue ERP-System. Sie muss möglichst reibungslos erfolgen, damit die neue Software von Anfang an zuverlässig funktioniert und die Abläufe des Unternehmens nahtlos unterstützt. Gelingt das nicht, kann dies den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen.

IFS erläutert, worauf es bei einer ERP-Migration entscheidend ankommt:

1. Nur wenn klar ist, was das neue System leisten soll, kann es auch richtig konfiguriert werden. Unternehmen sollten deshalb ihre Prozesse analysieren, Schwachstellen des alten Systems identifizieren und die Anforderungen aller Abteilungen an das neue ERP-System einholen und dokumentieren. Idealerweise geschieht das bereits vor der Auswahl des neuen Systems und bildet die Grundlage für einen gezielten Auswahlprozess.
2. Zwischen Alt- und Neu-System gibt es oft Unterschiede bei der Datenhaltung. So speichern sie beispielsweise häufig Informationen in verschiedenen Formaten oder in anderen Datenfeldern. Zudem kann die Übernahme von überholten Informationen zu unnötiger Komplexität, Fehlentscheidungen oder gestörten Prozessen im neuen System führen. Die Daten müssen deshalb bereinigt, konsolidiert und sorgfältig übertragen werden.
3. Bevor Unternehmen das neue ERP-System live schalten, sollten sie umfassende Tests durchführen. Dazu zählen Testmigrationen von Daten, so genannte Unit Tests, bei denen einzelne Funktionseinheiten überprüft werden, die Kontrolle der Schnittstellen zu anderen Systemen sowie die Analyse der Nutzerakzeptanz. Sie helfen dabei, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu beheben.
4. Change-Management. Um die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitenden zu gewährleisten, sollten Unternehmen den Nutzen der neuen Software und die Veränderungen, die mit ihr einhergehen, klar kommunizieren. Außerdem müssen sämtliche Anwendergruppen geschult werden. Dabei hat sich das Key-User-Konzept bewährt, bei dem einzelne Mitarbeiter aus den Fachbereichen früh in das ERP-Projekt eingebunden und intensiv geschult werden, um dann ihre Kolleginnen und Kollegen zu unterrichten und zu unterstützen.
5. Go-Live-Planung. Abhängig von Systemkomplexität und geschäftlichen Risiken sollten Unternehmen abwägen, ob sie das neue ERP-System in einem „Big Bang“ komplett live schalten oder besser schrittweise vorgehen. Der Go-Live sollte zeitlich gut abgestimmt sein und beispielsweise in einem ruhigen Geschäftszeitraum erfolgen. Mit Notfallplänen und einer Supportstruktur kann sichergestellt werden, dass die Kernprozesse auch bei Störungen im Go-Live weiterlaufen.

„Eine ERP-Migration stellt nicht nur eine technologische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung mit enormer Tragweite dar“, erklärt Sebastian Spicker, Managing Director DACH bei IFS. „Davon sollten sich Unternehmen aber nicht abschrecken lassen, denn ein modernes ERP-System ist eine zentrale Voraussetzung für zukunftsfähige, effiziente und integrierte Geschäftsprozesse. Es existieren bewährte Methoden, auf die sie zurückgreifen können, um die Migration erfolgreich zu gestalten.“

There are many good reasons to switch to a new ERP system. It can help companies optimize their processes, make data available in real time, and significantly improve efficiency, transparency, and the quality of their decisions. It can also establish a modern technological foundation for growth, automation, and future digitalization.

A key success factor is migrating from the old ERP system to the new one. The transition must be seamless so the new software works reliably from the beginning and supports the company’s processes seamlessly. Failure to do so can significantly impair business operations.

IFS explains what is crucial for a successful ERP migration:

1. Define objectives. Only when it is clear what the new system is supposed to do can it be configured correctly. Companies should analyze their processes, identify weaknesses in the old system, and gather and document the requirements of all departments for the new ERP system. Ideally, this analysis is completed before selecting the new system and informs a targeted selection process.
2. Data Management: Often, there are differences in data storage between the old and new systems. For instance, they may store information in different formats or data fields. Transferring outdated information can lead to unnecessary complexity, incorrect decisions, and disrupted processes in the new system. Therefore, the data must be cleaned up, consolidated, and carefully transferred.
3. Tests. Before going live with a new ERP system, companies should carry out comprehensive tests. These include test migrations of data, unit tests (in which individual functional units are checked), interface checks, and user acceptance analysis. These tests help identify potential errors early on and allow for timely rectification.
4. Change Management: To ensure employee acceptance of the new system, companies should clearly communicate the benefits of the new software and the changes it brings. All user groups must also be trained. The key user concept has proven successful in this regard. Individual employees from the specialist departments are involved in the ERP project early on and receive intensive training. Then, they can teach and support their colleagues.
5. Go-live planning. Depending on the system’s complexity and the business risks involved, companies should consider whether it is better to implement the new ERP system all at once or in stages. The go-live should be well-timed and occur during a slow period of business. Contingency plans and a support structure can ensure that core processes continue even if there are disruptions during implementation.

„An ERP migration is not only a technological challenge, but also an organizational one with enormous implications,“ explains Sebastian Spicker, IFS’s DACH Managing Director. „However, companies should not be deterred by this because a modern ERP system is a key prerequisite for efficient, integrated, and future-proof business processes. There are proven methods they can use to ensure a successful migration.”