Dropbox Dash Update

„Wissensarbeitende verschwenden mehr als einen Monat pro Jahr damit, nach Informationen zu suchen und zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln“, erklärte Drew Houston, Mitbegründer und CEO von Dropbox. „Mit dem neuen Dash helfen wir nicht nur, Inhalte schneller zu finden, sondern auch, sie zu nutzen.“

Videos, Bilder und sogar die richtigen Personen im Unternehmen finden

Arbeitsprozesse sind nicht nur textbasiert. Dropbox-Nutzende laden jedes Jahr Milliarden von Videos und Bildern auf die Plattform hoch. Aus diesem Grund umfasst die neue Suche von Dash alle Arten von Inhalten, einschließlich Bilder, Videos und Audiodateien. Sie kann sogar dabei helfen, Informationen innerhalb von Medien zu finden, die mit herkömmlichen Suchmethoden nicht zugänglich sind. Das bedeutet, Nutzer müssen sich nicht mehr an den genauen Dateinamen erinnern, um das zu finden, was sie suchen. Es reicht zum Beispiel, Stichwörter wie: „gescannte Veröffentlichungsformulare von unserer Kundenveranstaltung“ oder „Frühjahrskampagne, die wir in New York gedreht haben“ einzugeben und Dash findet die Datei sofort.

Sucht man Personen, statt Dateien, hilft die neue Personensuche* von Dash. Dank dieser finden Nutzende schnell die gesuchte Fachperson im eigenen Unternehmen. So können Nutzende auch mehr über ihre Kollegen im Team erfahren oder wer zum Beispiel die neueste Markenbotschaft verfasst hat.

Schnell zum finalen Entwurf gelangen

Die neue Suite von Tools für KI-gestütztes Verfassen von Texten unterstützt Nutzende dabei, einen ausgefeilten Entwurf zu erstellen, indem relevante Informationen aus vorhandenen Inhalten zusammengetragen werden. Fragen wie beispielsweise: „Was waren die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Kundenumfrage im letzten Monat?“ sorgen dafür, dass Dash Berichte, Meeting-Notizen und Slack-Gespräche analysiert, um in Sekundenschnelle eine umfassende Zusammenfassung zu erhalten.

Auch bei Projektbeschreibungen kann das Tool unterstützen. Mit Prompts wie: „Projektplan für unsere Marketingkampagne im dritten Quartal erstellen“, kreiert Dash einen ersten Entwurf. Dieser basiert auf den Zielen aus den firmeneigenen Strategiedokumenten, den Zeitplänen früherer Kampagnen und den Budgetvorgaben aus den Finanz-Tabellen. So sparen Mitarbeitende stundenlanges Recherchieren und Zusammenstellen. Dash kann den Plan sogar in vom Team bevorzugten Vorlagen zusammenstellen und im eigenen Stil verfassen.

Arbeiten mit den Tools, die sinnvoll sind

Dash bietet die Freiheit, die Tools zu verwenden, die für die eigenen Prozesse am besten geeignet sind. Die neue Integration in Anwendungen wie Slack und Microsoft Teams sowie Kreativ- und Projektmanagement-Apps wie Canva und Jira unterstützt diesen Ansatz. Diese tiefgreifenden Verbindungen sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. So können Nutzende Canva-Dateien direkt von Dash aus durchsuchen oder fragen: „Was hat das Team über die Social-Media-Visuals entschieden?“, um Antworten aus Slack- und Zoom-Transkripten zu erhalten, ohne zwischen den Apps wechseln zu müssen.

Umfassender Schutz für alle Inhalte

Zu kontrollieren, wer was sehen kann, ist für IT-Admins nicht nur wichtig, sondern von entscheidender Bedeutung. Dash verfügt daher über erweiterte Sicherheitskontrollen, mit denen Admins vertrauliche Inhalte ausschließen und Zugriffsberechtigungen für alle verbundenen Apps verwalten können. Mit dem neuen Feature für benutzerdefinierte Zugriffsbeschränkungen können IT-Teams bestimmte HR-Dokumente, Finanzdaten oder vertrauliche Projekte aus den Suchergebnissen ausschließen. Dash ist vollständig DSGVO-konform, sodass Teams weltweit die Anwendung nutzen können, um benötigte Informationen sicher zu finden, organisiert zu bleiben und ihre Arbeit schneller zu erledigen.

Datenschutz, Transparenz und Sicherheit für Nutzende hat oberste Priorität. Kunden können daher standardmäßig eine selbst gehostete KI verwenden, um sicherzustellen, dass ihre Daten innerhalb der Vertrauensgrenzen von Dropbox bleiben. Mit den Schutz- und Kontrollfunktionen von Dash können Unternehmen vertrauliche Dokumente sichern und den Zugriff darauf zuverlässig verwalten. Mit mehr als einer Billion gespeicherter Inhalte auf Dropbox ist das Unternehmen bestrebt, das Vertrauen zu wahren, während Dash weiter verbessert und KI in Dropbox-Produkten eingesetzt wird.

Verbesserung der Dash-Erfahrung

Dropbox ist bestrebt, auch weiterhin ein hervorragendes Produkterlebnis zu bieten und weiterhin Spitzenkräfte zu gewinnen, die sie dabei unterstützen. Dropbox arbeitet daher mit dem Team von Promoted.ai zusammen, deren umfassende Expertise in den Bereichen KI-gestützte Suche und Ranking hilft, Kunden auch weiterhin ein erstklassiges Erlebnis zu bieten.

Diese Updates werden ab heute für Teams auf Dash bereitgestellt. Das neue Dropbox Dash lässt sich testen auf dropbox.com/dash

“Knowledge workers waste more than a month a year just looking for information and switching between apps,“ said Drew Houston, co-founder and CEO of Dropbox. „With the new Dash, we’re not just helping you find your content faster—we’re helping you put it to work.“

Find anything—videos, images, even people on teams

Work isn’t limited to just text. Dropbox users upload billions of videos and images to its platform every year. That’s why Dash’s new search works across all content types, including images, videos, and audio files. It even helps customers find information hidden inside media that traditional search can’t reach, so they don’t need to remember exact file names to find what they need. Simply type “scanned release forms from our customer event“ or „Spring campaign we shot in New York,“ and Dash finds it, instantly.

And sometimes it’s not what customers are looking for—it’s who. Dash’s new people search* can quickly identify subject matter experts within an organization—making it easy to learn more about teammates or discover who wrote the latest brand messaging.

Get to a final draft, fast

Dropbox’s new suite of AI writing tools offloads the most tedious tasks that stand in the way of a polished draft by gathering relevant information from existing content. Ask „What were the key takeaways from our customer research last month?“, and Dash analyzes reports, meeting notes, and Slack conversations to provide a comprehensive summary in seconds.

Need to create a project brief? Simply type “Create a project plan for our Q3 marketing campaign“ and Dash pulls together a first draft using goals from strategy docs, timelines from past campaigns, and budget considerations from finance spreadsheets—saving hours of digging and compiling. It can even assemble it in a preferred template and write it in a team’s own voice.

Customers can work with the tools they love

Dash gives customers the freedom to use the tools that work for them. It now integrates with essentials like Slack and Microsoft Teams, along with creative and project management apps like Canva and Jira. These deeper connections keep work moving seamlessly. Search Canva files directly from Dash, or ask „What did the team decide about the social media visuals?“ to get answers from across Slack and Zoom transcripts without toggling between apps.

Protect everything, everywhere

For IT admins, controlling who sees what isn’t just important—it’s mission critical. Dash includes advanced security controls that let admins exclude sensitive content and manage access permissions across connected apps. With the new custom exclusions feature, IT teams can keep certain HR documents, financial data, or confidential projects out of search results. Dash is also fully GDPR compliant, so teams around the world can use it to securely find what they need, stay organized, and get work done faster.

Dropbox knows privacy, transparency, and security are top priorities for its customers. Customers can always choose a self-hosted AI, ensuring their data stays within Dropbox’s boundary of trust. And Dash‘s Protect and Control capability allows businesses to secure confidential documents and manage access with confidence. With more than a trillion pieces of content stored on Dropbox, the company is committed to maintaining trust as it continues improving Dash and applying AI to its products.

Making Dash even better

Dropbox is focused on delivering a great product experience and continuing to bring in top talent to help it do just that. The company is excited to welcome the team from Promoted.ai, whose deep expertise in AI-powered search and ranking will help it continue to build a best-in-class experience for its customers.

These updates are beginning to roll out to teams on Dash today. To experience the new Dropbox Dash, visit visit dropbox.com/dash.