Besseres Data Management – Better Data Management

Die aktuelle wirtschaftliche Lage treibt viele Unternehmen an, Betriebskosten zu senken. Davon bleibt auch die IT nicht verschont. Die Analysten von Canalys haben unter anderem festgestellt, dass die weltweiten Ausgaben für Cloud-Infrastrukturdienste im dritten Quartal 2022 um 28% gestiegen sind. Viele IT-Abteilungen fokussieren sich jetzt darauf, diese gestiegenen Ausgaben auszugleichen und einen schnellen ROI zu erzielen. Um diese Herausforderungen zu meistern, brauchen Unternehmen eine moderne Data-Management-Strategie. Wolfgang Huber, Regional Director Central Europe bei Cohesity, nennt sechs konkrete Schritte, wie die IT-Infrastruktur besser verwaltet und der ROI beschleunigt werden kann.

Reduzieren Sie das Datenvolumen

Ein Unternehmen gibt oft zu viel Geld für Speicherplatz aus, weil es viel zu viele unnütze Daten aufbewahrt. Ein Großteil dieser Datenmenge entsteht dadurch, dass Daten über mehrere Geschäftsbereiche hinweg dupliziert und damit mindestens doppelt angelegt und gespeichert werden. Doch Unternehmen schieben die Klassifizierung und Bereinigung ihrer Daten auf der Agenda oft nach unten, weil die Aufgabe komplex ist. Lieber werden die jährlichen Speicherkosten als eine Art Sicherheitssteuer für den Betrieb des Unternehmens hingenommen. Hier lohnt ein genauer Blick, denn Klassifizierung und Deduplizierung von Daten bieten großes Sparpotenzial. Das heißt: Unternehmen sollten genau prüfen, welche Daten sie an welchen Stellen aufbewahren und welche sie idealerweise löschen können.

Alte Hardware abschalten

Wer seine Datenspeichert entrümpelt, straft und die Daten verwaltet, kann seine physischen Speicher freiräumen und die Datenspeicherung vereinfachen. Wenn der Verbleib der Daten geklärt ist, gibt es für jeden Datenpunkt nur noch eine Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth). Dann lässt sich auch alte Hardware in der IT-Umgebung austauschen. Es werden insgesamt weniger Speicherplatz  benötigt, und Unternehmen müssen sich nicht mehr fragen, welche Daten wo genau gespeichert sind.

Vereinfachung und Automatisierung der Arbeitslasten

Als positiver Nebeneffekt der Daten-Deduplizierung werden ehemals komplexe Aufgaben wie Klassifizierung, Festlegung von Ablaufterminen, Tiering (zur Kostensenkung), Betriebseffizienz, grundlegende Datenhygiene und Security-Patches grundlegend vereinfacht. Außerdem lassen sich bestimmte Arbeitsschritte besser automatisieren, die vorher wegen der Komplexität der Daten noch manuell erledigt werden mussten. Alles in allem gewinnen IT-Teams Zeit zurück, die sie in andere Aufgaben investieren können. Zudem kommen Geschäftsbereiche, die ihre Systeme insgesamt optimieren, schneller an gesuchte Daten– mit größerer Sicherheit und Genauigkeit.

Einfachere Speicherung

Backups sollten bei der Reduzierung des Datenvolumens einbezogen werden, da moderne, cloudbasierte Backup-Systeme die Kosten erheblich senken können. Darüber hinaus gibt es betriebliche Vorteile wie neue Such- und Wiederherstellungsoptionen, die bei älteren Backup-Infrastrukturen nicht zur Verfügung stehen. Laur einer Analyse von Forrester können Unternehmen mit modernen Backup-Lösungen im Vergleich zu Altlösungen ihre Backup- und Data-Management-Kosten um 66 Prozent senken.

Die bereits erwähnte Klassifizierung von Daten spielt eine wichtige Rolle beim Einsparen von Speicherplatz, höherer Kosteneffizienz, der Umsetzung der Nachhaltigkeitsagenda und der Vorhersage von Technologietrends. Wenn Sie Ihre Daten gemäß Ihrer Relevant Record Strategy klassifizieren, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen. Sie wissen, was Sie wo aufbewahren müssen, und können Primär-, Nearline- und Offline-Lösungen nutzen, um die Effizienz zu maximieren. Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie nur das speichern, was Sie speichern müssen.

Weniger Sicherheits- und Compliance-Risiken

Deduplizierung und Klassifizierung reduzieren nicht nur die Datenmenge, sondern helfen zusätzlich dabei, die Vorschriften für personenbezogene Daten einzuhalten. Ein besseres Verständnis der Daten bedeutet auch ein geringeres Sicherheitsrisiko. Wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Daten gespeichert sind oder um welche Daten es sich handelt, können Sie auch die Wichtigkeit oder Gefährdung der Daten schlecht einschätzen. Sobald Sie wissen, wo Ihre Daten gespeichert sind, um welche Daten es geht und wie sie gesichert sind, können Sie Risiken reduzieren und die Einführung von Patches für Sicherheitslücken im gesamten Unternehmen priorisieren. Darüber hinaus ermöglichen Komprimierung, Deduplizierung, Verschlüsselung, Klassifizierung und kürzere Backup-Zeiten eine wesentlich schnellere hochskalierte Wiederherstellung. Modernes Data Management verringert somit die Kosten, da Sie genau wissen, was Sie wo und wie lange aufbewahren.

Indizierung alter Bänder für schnellere Wiederherstellung und bessere Compliance

Die Aufbewahrung von Altdaten auf Bändern kann aus rechtlichen oder Compliance-Gründen wichtig sein. Aber auch die Möglichkeit, bestimmte Datensätze zu finden und wiederherzustellen, ist relevant. Allzu oft speichern Unternehmen einfach alles ab, anstatt eine vernünftige Archivierungsstrategie zu entwickeln. De facto ist es jedoch ratsam, der Indizierung und Klassifizierung der Datensätze Priorität einzuräumen.

Gemäß einer Studie von Forrester können Unternehmen Hunderttausende von Dollar für eigene Hardware, Wartung und externe Lagerung von Bändern sparen, wenn sie den Inhalt der Bänder einfach in der Cloud speichern. Das Risiko des Verlusts oder der Beschädigung physischer Bänder wird durch die Verlagerung der Daten in die Cloud minimiert und die Daten können indiziert werden, um das Auffinden zu erleichtern. Da die Cloud-Migration keine Hardware benötigt, fallen keine Kosten dafür an. Datenklassifizierung stellt dabei sicher, dass Sie nur die Daten verlagern und aufbewahren, die Sie wirklich benötigen.

Fazit

Maßnahmen zur besseren Verwaltung von Daten steigern die Effizienz und senken die Kosten. In der aktuell schwierigen wirtschaftlichen Lage ist es an der Zeit, Data-Management-Strategien ganz oben auf die To Do-Liste zu setzen. Denn Best Practices von heute vereinfachen schon morgen die Erfassung, Speicherung und Nutzung von Daten.

Reduce data volume

An organization often spends too much money on storage because it keeps far too much useless data. Much of this data volume is created by duplicating data across multiple business units, resulting in at least duplicate creation and storage. Yet companies often push classification and cleansing of their data down the agenda because the task is complex. They would rather accept annual storage costs as a kind of security tax on the company’s operations. Here it is worth taking a closer look, because classification and deduplication of data offer great savings potential. In other words, companies should carefully examine which data they keep in which places and which they can ideally delete.

Switch off old hardware

Decluttering, sanitizing and managing data storage can free up physical storage and simplify data retention. Once the whereabouts of the data have been clarified, there is only one source of truth for each data point (single source of truth). Then old hardware in the IT environment can also be replaced. Less storage space is needed overall, and companies no longer have to wonder exactly what data is stored where.

Simplification and automation of workloads

As a positive side effect of data deduplication, formerly complex tasks such as classification, setting expiration dates, tiering (to reduce costs), operational efficiency, basic data hygiene and security patching are fundamentally simplified. It also makes it easier to automate certain steps that previously had to be done manually due to the complexity of the data. All in all, IT teams regain time that they can invest in other tasks. In addition, business units that optimize their systems as a whole can get to the data they are looking for more quickly – with greater certainty and accuracy.

Simpler storage

Backups should be included when reducing data volume, as modern cloud-based backup systems can significantly reduce costs. In addition, there are operational benefits such as new search and restore options that are not available with legacy backup infrastructures. Laur an analysis by Forrester, organizations can reduce backup and data management costs by 66 percent with modern backup solutions compared to legacy solutions.

The aforementioned classification of data plays an important role in saving storage space, increasing cost efficiency, delivering on the sustainability agenda and predicting technology trends. When you classify your data according to your Relevant Record Strategy, you can make an informed decision. You’ll know what to keep and where, and can leverage primary, nearline and offline solutions to maximize efficiency. More importantly, you only store what you need to store.

Reduce security and compliance risks

Deduplication and classification not only reduce the amount of data, but additionally help you comply with personal data regulations. A better understanding of data also means less security risk. If you don’t know where your data is stored or what the data is, you may also have a hard time assessing the importance or risk of the data. Once you know where your data is stored, what the data is about, and how it is secured, you can reduce risk and prioritize patching for security vulnerabilities across the enterprise. In addition, compression, deduplication, encryption, classification and shorter backup times enable much faster upscaled recovery. Modern data management thus reduces costs by letting you know exactly what you’re keeping, where, and for how long.

Indexing old tapes for faster recovery and better compliance

Retaining legacy data on tapes can be important for legal or compliance reasons. But the ability to find and recover specific records is also relevant. All too often, companies simply store everything instead of developing a sound archiving strategy. De facto, however, it is advisable to prioritize the indexing and classification of data sets.

According to a study by Forrester, companies can save hundreds of thousands of dollars on in-house hardware, maintenance and off-site tape storage by simply storing the contents of tapes in the cloud. The risk of loss or damage to physical tapes is minimized by moving the data to the cloud, and the data can be indexed to make it easier to find. Since cloud migration does not require hardware, there is no cost involved. Data classification in the process ensures that you only move and keep the data that you really need.

Conclusion

Taking steps to better manage data increases efficiency and reduces costs. In today’s challenging economy, it’s time to put data management strategies at the top of your to-do list. Because today’s best practices will simplify data collection, storage and use tomorrow.