Unified Communications Channel

Der Werkzeugkasten wird zum Hindernis

In deutschen Unternehmen hat sich über Jahre hinweg eine Kommunikationslandschaft entwickelt, die eher einem Werkzeugkasten gleicht: Ein Tool für Videokonferenzen, ein weiteres für Chat-Kommunikation, dazu separate Lösungen für Telefonie, Kontaktcenter, Terminplanung und dokumentenübergreifende Zusammenarbeit. Fachabteilungen setzen zudem eigene Speziallösungen ein. Was zunächst nach Flexibilität aussieht, entpuppt sich in der Praxis als Produktivitätsbremse.

Die Folgen sind konkret messbar: Teams verlieren Zeit durch ständige Kontextwechsel zwischen verschiedenen Plattformen. Informationen liegen verstreut, Freigabeprozesse ziehen sich in die Länge, Übergaben zwischen Abteilungen werden fehleranfällig. IT-Teams kämpfen parallel mit mehreren Admin-Oberflächen, unterschiedlichen Richtlinien und einer Vielzahl von Nutzerkonten, die separat verwaltet werden müssen.

Verschärfter Druck durch neue Anforderungen

2026 intensiviert sich diese Problematik durch drei zentrale Entwicklungen. Erstens erwarten Geschäftsführungen messbare Produktivitätssteigerungen und vereinfachte Arbeitsabläufe – vage Versprechen reichen nicht mehr aus. Zweitens soll künstliche Intelligenz endlich flächendeckend wirksam werden, nicht nur in isolierten Pilotprojekten, sondern skalierbar für die gesamte Organisation. Drittens verschärfen Compliance-Vorgaben wie die NIS2-Richtlinie die Anforderungen an Nachweisbarkeit, Risikosteuerung und dokumentierte Prozesse rund um geschäftskritische Systeme.

Diese drei Faktoren funktionieren nur zusammen, wenn Datenflüsse konsistent verlaufen, Zuständigkeiten klar geregelt sind und einheitliche Governance-Strukturen greifen. Fragmentierte Tool-Landschaften stehen dem fundamental entgegen.

Channel-Partner unter Druck

Für IT-Dienstleister und Distributoren multipliziert sich das Problem. Die fragmentierten Infrastrukturen ihrer Kunden bedeuten für sie ein Vielfaches an Aufwand: Betrieb und Support werden komplexer, Schulungsbedarf steigt, Policies müssen systemspezifisch gepflegt werden. Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern werden fehleranfälliger, weil Konten, Rollen und Berechtigungen über verschiedene Plattformen hinweg synchronisiert werden müssen.

Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind spürbar. Margen geraten unter Druck, weil Projektzeit zunehmend in Koordination und Fehlerkorrektur fließt statt in wertschöpfende Tätigkeiten. Service-Level-Agreements lassen sich schwerer einhalten, wenn Ursachenanalysen mehrere Systeme betreffen. Rollouts verzögern sich, weil Integrationen nachträglich entwickelt und Governance-Prozesse angepasst werden müssen.

Plattformlogik statt Tool-Mix

Die Antwort auf diese Herausforderungen liegt in integrierten Plattformansätzen. Gefragt sind Unified-Communications-Lösungen, die Kommunikation und Zusammenarbeit konsistent abbilden und sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen einfügen. Entscheidend sind dabei verlässliche Sicherheits- und Governance-Mechanismen, nachvollziehbare Regelwerke für Berechtigungen und Datenflüsse sowie KI-Funktionen, die Abläufe tatsächlich vereinfachen statt zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Cloudbasierte Unified-Communications-Plattformen wie Zoom Workplace bündeln zentrale Kommunikationsfunktionen in einem konsistenten Rahmen. Sie integrieren KI-Funktionen wie Zooms AI Companion direkt in die Plattform und schaffen damit eine belastbare Grundlage für einheitlichen Betrieb, skalierbaren KI-Einsatz und durchgängige Governance.

Strategische Aufgabe für den Channel

Für IT-Dienstleister und Distributoren entsteht daraus eine klare strategische Aufgabe: Sie müssen für die heterogenen Umgebungen ihrer Kunden tragfähige Zielbilder entwickeln, Migrationspfade pragmatisch gestalten und die Betriebskomplexität reduzieren – ohne dabei die Wahlfreiheit der Kunden einzuschränken.

Das gelingt nur mit integrierten Plattformansätzen, die Kommunikation, Sicherheit und KI-Nutzung zusammenführen und Return on Investment messbar machen. Ein tragfähiges Angebot im Bereich Unified Communications entwickelt sich damit 2026 zur Pflichtdisziplin für Channel-Partner, die sich als strategische Partner für Unternehmenskommunikation positionieren und unabhängig von einzelnen Tool-Anbietern Relevanz und Marktanteile gewinnen wollen.

The toolbox becomes an obstacle

Over the years, German companies have developed a communications landscape that resembles a toolbox: one tool for video conferencing, another for chat communication, plus separate solutions for telephony, contact centers, scheduling, and cross-document collaboration. Specialist departments also use their own specialized solutions. What initially appears to be flexibility turns out to be a drag on productivity in practice.

The consequences are clearly measurable: teams lose time due to constant context switching between different platforms. Information is scattered, approval processes are protracted, and transfers between departments are prone to errors. IT teams struggle with multiple admin interfaces, different policies, and a multitude of user accounts that must be managed separately.

Increased pressure from new requirements

In 2026, this problem will intensify due to three key developments. First, management expects measurable productivity gains and simplified workflows – vague promises are no longer enough. Second, artificial intelligence is finally set to become effective across the board, not just in isolated pilot projects, but scalable for the entire organization. Third, compliance requirements such as the NIS2 directive are tightening the requirements for verifiability, risk management, and documented processes relating to business-critical systems.

These three factors only work together if data flows are consistent, responsibilities are clearly defined, and uniform governance structures are in place. Fragmented tool landscapes fundamentally prevent this.

Channel partners under pressure

For IT service providers and distributors, the problem is multiplied. Their customers‘ fragmented infrastructures mean a lot more work for them: operations and support become more complex, training needs increase, and policies have to be maintained on a system-specific basis. Onboarding and offboarding of employees become more error-prone because accounts, roles, and permissions have to be synchronized across different platforms.

The economic impact is noticeable. Margins are under pressure because project time is increasingly spent on coordination and error correction rather than value-adding activities. Service level agreements are more difficult to comply with when root cause analysis affects multiple systems. Rollouts are delayed because integrations have to be developed retrospectively and governance processes have to be adapted.

Platform logic instead of tool mix

The answer to these challenges lies in integrated platform approaches. What is needed are unified communications solutions that consistently map communication and collaboration and integrate seamlessly into existing IT structures. Reliable security and governance mechanisms, transparent rules for authorizations and data flows, and AI functions that actually simplify processes instead of creating additional complexity are crucial.

Cloud-based unified communications platforms such as Zoom Workplace bundle central communication functions in a consistent framework. They integrate AI functions such as Zoom’s AI Companion directly into the platform, creating a robust foundation for uniform operation, scalable AI deployment, and consistent governance.

Strategic task for the channel

This presents IT service providers and distributors with a clear strategic task: they must develop viable target scenarios for their customers‘ heterogeneous environments, design pragmatic migration paths, and reduce operational complexity—without restricting their customers‘ freedom of choice.

This can only be achieved with integrated platform approaches that combine communication, security, and AI usage and make return on investment measurable. A viable offering in the area of unified communications will thus become a mandatory discipline in 2026 for channel partners who want to position themselves as strategic partners for corporate communications and gain relevance and market share independently of individual tool providers.