Kriterien für Backup Appliances – Backup Appliance Criteria

Zum Schutz vor Datenverlust sind regelmäßige Backups unerlässlich. In großen Anwendungslandschaften und hybriden IT-Infrastrukturen kann das Backup jedoch sehr aufwändig sein. Die Verwaltung verschiedener Backup-Tools für unterschiedliche Workloads, die Einrichtung und Pflege der benötigten Server- und Storage-Systeme – all das erfordert erfahrenes IT-Personal, das Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels oft nicht haben oder lieber in strategisch wichtigen Transformationsprojekten einsetzen würden.

Einen Ausweg aus diesem Dilemma bieten Backup-Appliances, die dank optimal aufeinander abgestimmter Hard- und Software sehr zuverlässig sind und die Steuerung aller Backup- und Recovery-Aktivitäten über eine zentrale Oberfläche ermöglichen. Die Auswahl einer geeigneten Appliance ist jedoch nicht trivial, da sich die Lösungen zum Teil deutlich voneinander unterscheiden. Dell Technologies erklärt, auf welche Funktionen und Eigenschaften es ankommt:

1. Einfache Erweiterbarkeit: Angesichts rasant wachsender Datenmengen benötigen Unternehmen früher oder später zusätzliche Backup-Kapazitäten. Dann hängt es von der Architektur der Appliance ab, wie der Speicher erweitert werden kann. Bei Scale-Out-Systemen werden weitere Systeme in die Backup-Infrastruktur integriert, was eine nahezu unbegrenzte Skalierung ermöglicht, aber auch die Netzwerkanforderungen erhöhen und die Deduplizierung erschweren kann. Außerdem kaufen Unternehmen mit jedem System mehr Rechenleistung, auch wenn sie nur mehr Speicherplatz benötigen.

Bei Scale-up-Systemen erfolgt die Erweiterung hingegen durch die Hinzunahme von Erweiterungseinheiten, die lediglich die Kapazität erhöhen. Dadurch ist Scale-up in vielen Szenarien kostengünstiger – zumal die Anbieter ihre Systeme in der Regel mit zusätzlichem Speicher ausstatten, der erst bei Bedarf via Lizenzerweiterung freigeschaltet wird. So können die Appliances lange mitwachsen, ohne dass Unternehmen überprovisionieren oder Erweiterungseinheiten kaufen müssen.

2. Leistungsstarke Datenreduktion: Um den wertvollen Speicherplatz der Appliances optimal zu nutzen, verringern die Systeme das Datenvolumen durch Deduplizierung und Komprimierung. Wie gut ihnen das gelingt, hängt vor allem von der Art der Daten ab, aber auch von den eingesetzten Algorithmen. Am effizientesten ist eine globale Deduplizierung mit variablen Block-Längen über alle Backups hinweg. Bei den meisten Appliances erfolgt die Deduplizierung inline, also im Sicherungsprozess, auf dem Quell- oder auf dem Zielsystem. Die erste Variante beansprucht auf dem Quellsystem zwar Compute-Ressourcen, belastet allerdings das Netzwerk durch die geringen zu übertragenden Datenmengen kaum. Die zweite Variante sorgt für höhere Netzwerklasten, beeinflusst aber die zu sichernden Systeme nur geringfügig, weil die Backup-Appliance die Deduplizierung übernimmt. Gute Lösungen unterstützen beide Varianten, sodass Unternehmen die Wahl haben.
3. Hohe Sicherheit: Backup-Appliances müssen die gesicherten Daten zuverlässig schützen und daher bewährte Sicherheitsfunktionen wie Multifaktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Verschlüsselung unterstützen. Darüber hinaus ist jedoch auch ein sogenannter Retention Lock sinnvoll. Dabei handelt es sich um eine aus der Archivierung stammende Funktion, die eine Veränderung von Daten nach dem Speichern verhindert – und damit eben auch die Verschlüsselung der Datensicherungen durch Ransomware. Natürlich sollten die Appliances auch prüfen, ob sich Backups wiederherstellen lassen, denn was nützt ein Backup, wenn es im Ernstfall nicht funktioniert? Doch Vorsicht: Manche Systeme testen nur einen Teil der Backups und nicht alle, was ein nicht unerhebliches Risiko birgt.
4. Cloud-Anbindung: Damit Unternehmen eine Kopie ihrer Datensicherungen außer Haus speichern, ältere Backups kosteneffizient auslagern oder gesicherte VMs (virtuelle Maschinen) nach einem Systemausfall in der Cloud starten können, müssen Backup-Appliances eine Anbindung an die Public Cloud bieten. Ob sie auch Cloud-Dienste wie Microsoft 365 oder Salesforce sichern sollen, ist hingegen eine Philosophiefrage. In der Regel können Unternehmen mit den Cloud-Daten lokal nicht allzu viel anfangen, sodass es praktischer ist, die Cloud-Dienste mit einem separaten Backup-Service direkt in der Cloud zu sichern, wo sie sich im Ernstfall meist auch schneller wiederherstellen lassen. Bei beiden Möglichkeiten müssen Unternehmen jedoch beachten, dass einige Anbieter die Zahl der Restores pro Tag beschränken oder dauerhaft weitreichende Berechtigungen für den Zugriff auf die Cloud-Dienste einfordern.
5. Restore auf der Appliance: Fällt ein System aus, ist ein Ersatzsystem oft nicht sofort zur Hand oder umgehend einsatzbereit, um alle gesicherten VMs aufzunehmen. Äußerst praktisch ist es dann, wenn sich diese direkt auf der Backup-Appliance starten lassen, sodass alle Anwendungen nach kurzer Unterbrechung wieder verfügbar sind. Idealerweise erfolgt der Restore effizient auf SSDs, sodass die Anwendungen performant laufen. Sobald das ausgefallene System wieder einsatzbereit ist oder das Ersatzsystem bereitsteht, können die VMs unterbrechungsfrei dorthin verschoben werden. Davon abgesehen lässt sich das Feature auch für unkomplizierte Restore-Tests und sogar Systemmigrationen nutzen.
6. Kostengünstiges Lizenzmodell: Die Lizenzierung von Backup-Appliances erfolgt nach Speicherkapazität, pro Knoten oder nach der Anzahl der zu sichernden VMs. Abhängig von der eigenen IT-Infrastruktur und den Workloads kann es dadurch zu erheblichen Kostenunterschieden kommen – und zu späteren Kostensteigerungen, wenn beispielsweise virtuelle Umgebungen im Rahmen der digitalen Transformation deutlich erweitert werden. Darüber hinaus sollten Funktionen wie Retention Lock oder Verschlüsselung schon Teil der Standardlizenz sein, sodass Unternehmen sie nicht nachlizenzieren müssen.

„Datensicherung ist eine grundlegende Aufgabe von IT-Teams, sollte im Tagesgeschäft aber nicht allzu viel Zeit beanspruchen“, betont Sebastian Theile, Data Protection Solutions Software Sales Specialist bei Dell Technologies in Deutschland. „Backup-Appliances entlasten das IT-Team und verschaffen ihm Freiräume für andere IT-Projekte. Beim Sizing der Systeme sollten sich Unternehmen allerdings von den Anbietern oder deren Partnern unterstützen lassen, da diese die aktuell und künftig benötigten Kapazitäten mit ihren Erfahrungswerten deutlich genauer kalkulieren können. Im Rahmen eines Proof of Concept können sich Unternehmen anschließend davon überzeugen, dass die Deduplizierung tatsächlich so leistungsstark ist wie versprochen.“

Regular backups are essential to protect against data loss. However, in large application landscapes and hybrid IT infrastructures, backups can be time-consuming. Managing different backup tools for different workloads, setting up and maintaining the necessary server and storage systems – all of this requires experienced IT staff that companies often do not have due to a lack of skilled workers or would prefer to deploy on strategically important transformation projects.

Backup appliances offer a way out of this dilemma, as they are highly reliable thanks to optimally coordinated hardware and software, and allow all backup and recovery activities to be controlled from a central interface. However, choosing the right appliance is not a trivial task, as solutions can differ significantly. Dell Technologies explains which features and functions are important:

1. Easy expandability: With data volumes growing rapidly, organizations will eventually need additional backup capacity. The architecture of the appliance determines how the storage can be expanded. Scale-out systems integrate additional systems into the backup infrastructure, which allows for almost unlimited scaling, but can also increase network requirements and make deduplication more difficult. In addition, organizations buy more processing power with each system, even if they only need more storage.

Scale-up systems, on the other hand, expand by adding expansion units that only increase capacity. This makes scale-up more cost-effective in many scenarios, especially since vendors typically equip their systems with additional memory that is only activated when needed through a license extension. This allows appliances to grow over time without the need to over-provision or purchase expansion units.

2. High-performance data reduction: To make the most of the appliances‘ valuable storage space, the systems reduce data volume through deduplication and compression. How well they do this depends primarily on the type of data, but also on the algorithms used. Global deduplication with variable block lengths across all backups is the most efficient. Most appliances perform deduplication inline, during the backup process, on the source or target system. Although the first option requires computing resources on the source system, the small amount of data being transferred results in a low network load. The second results in a higher network load, but has little impact on the systems being backed up because the backup appliance takes care of the deduplication. Good solutions support both, giving organizations the choice.
3. High security: Backup appliances must reliably protect the data being backed up and therefore support proven security features such as multi-factor authentication, role-based access controls, and encryption. Retention lock is also useful. This is an archiving feature that prevents data from being modified after it has been backed up, thus preventing ransomware from encrypting backups. Of course, appliances should also check that backups can be restored, because what good is a backup if it doesn’t work in an emergency?

But be careful: some systems only test some of the backups and not all of them, which is a significant risk.

4. Cloud connectivity: Backup appliances must provide a connection to the public cloud to enable organizations to store a copy of their backup offsite, cost-effectively outsource older backups, or start backed-up VMs (virtual machines) in the cloud after a system failure. But whether they should back up cloud services like Microsoft 365 or Salesforce is a matter of philosophy. Typically, organizations cannot do too much with the cloud data locally, so it makes more sense to back up the cloud services directly to the cloud with a separate backup service, where they can usually be restored more quickly in an emergency.

With either option, however, organizations must be aware that some providers limit the number of restores per day or require extensive permissions to access cloud services.

5. Appliance recovery: When a system fails, a replacement system is often not immediately available or ready to host all of the backed up VMs. It is extremely convenient to be able to boot directly from the backup appliance so that all applications are available after a short interruption. Ideally, the recovery is done efficiently on SSDs to keep the applications running efficiently. Once the failed system is up and running or the replacement system is available, VMs can be moved to it without interruption. It can also be used for easy recovery testing and even system migrations.
6. Cost-effective licensing model: Backup appliances are licensed by storage capacity, per node, or by the number of VMs to be backed up. Depending on your IT infrastructure and workloads, this can result in significant cost differences – and subsequent cost increases, for example, as virtual environments expand significantly as part of digital transformation. In addition, features such as retention lock or encryption should be included in the standard license so that companies do not have to re-license them.

„Data protection is a fundamental task for IT teams, but it should not take up too much time in day-to-day business,“ said Sebastian Theile, Data Protection Solutions Software Sales Specialist at Dell Technologies Germany. „Backup appliances relieve the IT team and free up time for other IT projects. However, when it comes to sizing the systems, companies should seek the assistance of the vendors or their partners, as they can use their experience to more accurately calculate current and future capacity requirements. As part of a proof of concept, organizations can then see for themselves that deduplication is as powerful as promised.