Konnect eMail

Genehmigungen, Verträge, Kundengespräche, Prüfprotokolle – in Outlook-Postfächern deutscher Unternehmen und Behörden lagern sensible Daten oft unstrukturiert. Was nach einem organisatorischen Detail klingt, entwickelt sich zum Risikofaktor: Produktivität sinkt, gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden verfehlt, Angriffsflächen für Cyber-Kriminelle wachsen.

Besonders kritisch wird es bei Ransomware-Attacken. Kriminelle nutzen Compliance-Unsicherheiten gezielt als Druckmittel. Betroffene Unternehmen stehen dann vor zwei Problemen: der technischen Systemwiederherstellung und der Frage nach Nachweisbarkeit. Wurden Aufbewahrungspflichten gemäß DSGVO eingehalten? Existieren lückenlose Dokumentationen? Fehlen diese Belege, drohen rechtliche Konsequenzen zusätzlich zum Datenverlust.

„Wenn Projektentscheidungen nur im Postfach einer Person landen oder Anhänge in mehreren Versionen durch verschiedene Threads existieren, entsteht organisatorisches Risiko“, erklärt Gaurav Tiwari, Product Director beim australischen Anbieter Konnect eMail. „Wer seine E-Mail-Archivierung stringent und automatisiert umsetzt, entzieht Ransomware-Akteuren einen wesentlichen Teil ihres Druckmittels.“

Das Unternehmen bietet mit „Central Classic“ und „Central New“ zwei Outlook-Add-Ins an, die E-Mails manuell oder regelbasiert in SharePoint-Bibliotheken und OneDrive-Ordnern ablegen. Das System fügt automatisch Metadaten zur Klassifizierung hinzu. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und unveränderbar – bei Audits oder Sicherheitsvorfällen sollen sich relevante Kommunikationen schnell nachweisen lassen.

Der Ansatz: Ein zentrales, durchsuchbares Datenspeichersystem ersetzt verteilte Einzelpostfächer. Bei Prüfungen oder Angriffen lassen sich Kommunikationen gezielt exportieren. Die Integration in bestehende Microsoft-365-Umgebungen soll die Implementierung vereinfachen.

Beide Add-Ins sind über den Microsoft Azure Marketplace verfügbar. Systemhäuser können die Lösung in ihr Angebot integrieren. Testversionen stellt der Anbieter über seine Website bereit.

Ob sich solche Lösungen durchsetzen, hängt von der Bereitschaft der Organisationen ab, E-Mail-Gewohnheiten zu ändern. Die technischen Möglichkeiten existieren – die Herausforderung liegt in der konsequenten Umsetzung.

Approvals, contracts, customer conversations, audit protocols – sensitive data often sits unstructured in Outlook inboxes at German companies and government agencies. What sounds like an organizational detail is becoming a risk factor: productivity declines, legal retention requirements are missed, and attack surfaces for cybercriminals grow.

The situation becomes particularly critical during ransomware attacks. Criminals deliberately exploit compliance uncertainties as leverage. Affected companies then face two problems: technical system recovery and the question of verifiability. Were retention obligations under GDPR met? Do complete documentation records exist? If these proofs are missing, legal consequences threaten in addition to data loss.

„When project decisions only land in one person’s inbox or attachments exist in multiple versions across different threads, organizational risk emerges,“ explains Gaurav Tiwari, Product Director at Australian provider Konnect eMail. „Organizations that implement email archiving rigorously and automatically remove a significant portion of the leverage ransomware actors rely on.“

The company offers two Outlook add-ins, „Central Classic“ and „Central New,“ which store emails manually or rule-based in SharePoint libraries and OneDrive folders. The system automatically adds metadata for classification. Archiving is audit-proof and immutable – during audits or security incidents, relevant communications should be quickly verifiable.

The approach: A centralized, searchable data storage system replaces distributed individual inboxes. During audits or attacks, communications can be exported in a targeted manner. Integration into existing Microsoft 365 environments is designed to simplify implementation.

Both add-ins are available through the Microsoft Azure Marketplace. System integrators can incorporate the solution into their offerings. The provider makes trial versions available through its website.

Whether such solutions gain widespread adoption depends on organizations‘ willingness to change email habits. The technical capabilities exist – the challenge lies in consistent implementation.