Archive Trends 2025

Daraus ergeben sich die folgenden Archivierungstrends für das Jahr 2025:

1. Cloud-native Architekturen und Containerisierung

Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-native Ansätze und integrieren ihre Archivanwendungen direkt in die Cloud – oder setzen zunächst auf hybride Umgebungen. Die Integration von Archiven, die nativ in Cloud-Dienste wie Microsoft Azure, Google Cloud oder AWS eingebettet sind, wird 2025 weiter zunehmen – ebenso wie der Einsatz von Containern für SAP-Anwendungen und Archive, denn Container-Technologien wie Docker machen Archivlösungen noch anpassungsfähiger und skalierbarer.

2. Freie Fahrt für KI, aber mit den richtigen Bremsen

KI ist in aller Munde – aber welche Rolle spielt KI bei der Daten- und Dokumentenarchivierung? KI hilft bei der Analyse von strukturierten und unstrukturierten Daten – und kann hier sogar ein Gamechanger für Unternehmen sein, die aus allen verfügbaren Daten Erkenntnisse gewinnen wollen. Viele dieser Daten liegen in den Archiven der Unternehmen. Mit der richtigen Software könnten sie zum Datengold für entsprechende Analysen werden.

Aber die Gefahr ist groß: Informationen ja, Compliance-Verstöße nein. Hier wird es spannend, die Balance zu halten zwischen dem fortschrittlichen „barrierefreien“ Zugriff der KI auf archivierte Daten einerseits und der gleichzeitigen Regulierung schützenswerter Inhalte andererseits.  Im Jahr 2025 werden diejenigen Archivierungsspezialisten in Sachen KI punkten, die mit einem tiefen SAP-Verständnis, einer großen Anwendergruppe und einem daraus resultierenden Wissensvorsprung ihre Kunden mit den ersten „low hanging fruits“ von KI-Cases für die Archivierung ausstatten können.

3. Compliance bleibt ein Muss

Neue internationale und nationale Datenschutzgesetze sowie verschärfte Compliance-Richtlinien führen dazu, dass Unternehmen verstärkt auf Archivierungslösungen setzen, die eine langfristige Datenaufbewahrung unter höchsten Sicherheitsstandards garantieren. SAP-Archive müssen entsprechend ausgelegt sein, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus wird vor dem Hintergrund zunehmender Cyberbedrohungen der Zero-Trust-Ansatz verstärkt Einzug in die Archivierung halten. Zero Trust bedeutet, dass jeder Datenzugriff unabhängig von der Vertrauenswürdigkeit der Quelle oder des Speicherorts überprüft wird.

4. Ehe zwischen SAP und SharePoint

Der Bedarf an einem „Single Point of Truth“ (SPoT) für den Zugriff auf archivierte Dokumente nimmt weiter zu. Gerade die größten im Unternehmen eingesetzten Systeme, wie SAP und SharePoint, sollten zumindest im Bereich der Daten- und Dokumentenarchivierung miteinander verheiratet werden. Dies vereinfacht nicht nur die Administration und senkt die Archivierungskosten, sondern unterstützt auch wichtige Compliance-Konzepte. Plattformen, die Archivdaten aus verschiedenen Quellen konsolidieren und eine zentrale Verwaltung ermöglichen, werden daher 2025 noch stärker gefragt sein als heute.

This leads to the following archiving trends for 2025:

1. cloud-native architectures and containerization

More and more organizations are adopting cloud-native approaches and integrating their archiving applications directly into the cloud – or initially relying on hybrid environments. The integration of archives natively embedded in cloud services such as Microsoft Azure, Google Cloud or AWS will continue to grow in 2025 – as will the use of containers for SAP applications and archives, as container technologies such as Docker make archiving solutions even more adaptable and scalable.

2. Free ride for AI, but with the right brakes

Everyone is talking about AI, but what role does AI play in data and document archiving? AI helps analyze structured and unstructured data – and can even be a game-changer for organizations that want to gain insights from all the data they have. Much of this data is stored in corporate archives. With the right software, it could become data gold for analysis.

But the danger is great: information yes, compliance violations no. It will be exciting to find a balance between AI’s advanced „barrier-free“ access to archived data on the one hand, and the simultaneous regulation of content worthy of protection on the other.  In 2025, the archiving specialists who will score with AI will be those with a deep understanding of SAP, a large user base, and the resulting knowledge advantage to provide their customers with the first „low hanging fruit“ of AI cases for archiving.

3. Compliance remains a must

New international and national data protection laws and stricter compliance guidelines mean that companies are increasingly relying on archiving solutions that guarantee long-term data retention under the highest security standards. SAP archives must be designed accordingly to ensure compliance. In addition, as cyber threats increase, the zero-trust approach to archiving will become more prevalent. Zero trust means that every data access is checked, regardless of the trustworthiness of the source or storage location.

4. Marriage of SAP and SharePoint

The need for a single point of truth (SPoT) for accessing archived documents continues to grow. The largest enterprise systems, such as SAP and SharePoint, should be married, at least in the area of data and document archiving. This not only simplifies administration and reduces archiving costs, but also supports important compliance concepts. Platforms that consolidate archive data from multiple sources and enable centralized management will be even more in demand in 2025 than they are today.