Welttag der Produktivität – World Productivity Day

In Hinblick auf den Welttag der Produktivität am 20. Juni hat Dropbox in Zusammenarbeit mit YouGov 1.196 Voll- und Teilzeitbeschäftigte in Deutschland zu den größten Problemen der modernen Arbeitswelt befragt – und dazu, was sie wirklich brauchen, um sich produktiv zu fühlen und nicht nur Aufgabenlisten abzuhaken. Die Erhebung brachte die folgenden drei größten Probleme zutage:

• Mit Arbeit überhäuft, die es schwer macht, Aufgaben zu erledigen.

Ein Viertel der Arbeitnehmenden (25 %) gab an, 6 bis 10 Stunden pro Woche nur mit Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Dokumentenbearbeitung zu verbringen.

• Nicht annähernd genug Spielraum für sinnvolle, kreative Arbeit.

Nicht einmal die Hälfte (46 %) der befragten berufstätigen Erwachsenen in Deutschland gaben an, dass sie genug Zeit für Arbeit haben, mit der sich eigentlich die Produktivität und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern ließe

• Es braucht mehr Möglichkeiten, am Arbeitsplatz etwas zu bewirken. 

Die Betreuung von Kollegen und Kolleginnen (32 %), das Erlernen neuer Fähigkeiten (37 %) und das Erhalten von Feedback (44 %) wurden jeweils als die wichtigsten Faktoren für ein Gefühl von Erfolg oder Produktivität genannt.

Diese Ergebnisse verdeutlichen eine allgemeine Herausforderung in der modernen Arbeitswelt: Die Menschen möchten einen sinnvollen Beitrag leisten, aber die sie umgebenden Instrumente und Systeme reichen oft nicht aus. Was also muss sich ändern? Ganz gleich, ob es um die Einführung neuer KI-Tools oder um flexible Arbeitsmodelle wie Virtual First geht: Um Raum für Kreativität und strategisches Denken zu schaffen, muss man verstehen, wie Menschen ihre Zeit tatsächlich verbringen.

Mehr Raum für kreative Arbeit

Die Umfrage in Zusammenarbeit mit YouGov hat ein bemerkenswertes Ergebnis erbracht: Weniger als die Hälfte der deutschen Arbeitnehmenden (46 %) geben an, dass sie genügend Zeit haben, um sich auf kreative Aufgaben zu konzentrieren. Nur ein kleiner Teil von ihnen – gerade einmal 16 % – gibt an, dass sie ein paar Mal pro Woche kreative Ideen bei der Arbeit vorschlagen. Und fast ein Drittel (28 %) gibt an, dass sie sich bei der Arbeit im Allgemeinen weniger kreativ fühlen.

Betrachtet man die Zeit, die sie für sinnvolle oder wirkungsvolle Arbeit im Allgemeinen aufwenden, wird das Bild noch klarer: Eine beträchtliche Anzahl dieser Arbeitnehmenden, 49 %, gibt an, 0 bis 5 Stunden pro Woche in strategischen Besprechungen oder Entscheidungsfindungssitzungen zu verbringen, bei 12 % sind es 6 bis 10 Stunden pro Woche.

Und auf die Frage nach der Zeit, die sie für die Entwicklung neuer Ideen oder für tiefgründigere Arbeiten aufbringen, gaben etwas mehr als ein Drittel an, dass sie wöchentlich nur fünf Stunden oder weniger damit verbringen. Kein Wunder, dass eine von Dropbox gesponserte Studie von Economist Impact ergab, dass 42 % der Menschen in der Regel nicht mehr als eine Stunde für produktive Arbeit ohne Unterbrechungen aufwenden können.

Flut an Routinearbeit

Über ein Drittel (39 %) der Befragten gibt an, dass sie bis zu fünf Stunden pro Woche nur mit Verwaltungsaufgaben wie E-Mail, Terminplanung und Dokumentenbearbeitung verbringen. Ein Viertel (25 %) investiert sogar noch mehr Zeit, nämlich 6-10 Stunden pro Woche.

Aufgaben wie Informationsbeschaffung und Datenverarbeitung nehmen ebenfalls einen großen Teil der Arbeitswoche in Anspruch. Etwa 42 % der Befragten geben an, dass sie bis zu fünf Stunden pro Woche für diese Aufgaben aufwenden und weitere 20 % sagen, dass sie sechs bis zehn Stunden in diese Tätigkeiten investieren.

Noch aussagekräftiger ist vielleicht, dass sich viele deutsche Arbeitnehmende trotz all der aufgewendeten Zeit noch immer nicht vollständig für ihre Aufgaben gerüstet fühlen. Nur 23 % stimmen voll und ganz zu, dass sie über die Ressourcen und Werkzeuge verfügen, die sie für eine effektive Arbeit benötigen. Und wenn es um Zeit geht, sind ebenfalls nur 23 % fest der Meinung, dass sie genug davon haben, um ihre Arbeit zu erledigen. Diese Diskrepanz zwischen Bedürfnissen und Ressourcen ist mehr als ein Produktivitätsproblem – es ist ein Problem des Wohlbefindens, das sich auf die Arbeitsmoral, die Mitarbeiterbindung und die Leistung auswirkt.

Mehr Fokus schafft bessere Wirkung

Wenn Mitarbeitende zusätzliche Zeit haben, wollen sie diese sinnvoll nutzen. Aktivitäten wie die Unterstützung von Teammitgliedern (32 %), das Erlernen neuer Fähigkeiten (37 %) und das Erhalten von Feedback (44 %) wurden im Schnitt von den Befragten als die wichtigsten Faktoren für ein Gefühl des Erfolgs oder der Produktivität genannt. Auf die Frage, was sie mit einer zusätzlichen Stunde an ihrem Arbeitstag tun würden, gaben jeweils 13 % an, dass sie in die berufliche Entwicklung investieren und sich mit Kollegen austauschen würden.

Mit anderen Worten: Wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben, etwas bewirken zu können, fühlen sie sich wohl. Und dafür braucht man nicht nur Zeit, sondern auch die richtigen Werkzeuge. Etwas über ein Drittel der Befragten (40 %) gab an, dass sie offen für den Einsatz von KI-Tools wären, wenn sie dadurch bis zu vier Stunden pro Woche einsparen könnten. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Dropbox-Mitarbeitenden ergab, dass 96 % der Befragten KI für die Suche nach Informationen, für Brainstormings, Programmieren, Dokumentation und das Verfassen von Nachrichten nutzen und dabei durchschnittlich 7,9 Stunden pro Woche einsparen.

Wenn es darum geht, produktiver zu sein, ist weniger tatsächlich mehr. Ob durch neue Arbeitsmethoden oder die Nutzung der neuesten KI-Tools – die eingesparten Stunden sind nur der Anfang. Indem Menschen intelligentere Wege finden, ihre Zeit zu nutzen – zum Nachdenken, für besseren Fokus und zur Zusammenarbeit – können sie mehr von dieser Energie in kreative, wirkungsvolle Arbeit stecken.

For World Productivity Day on June 20, Dropbox partnered with YouGov to survey 1196 full and part-time workers in Germany about the biggest pain points of modern work – and what they truly need to feel productive beyond checking off their to-do lists:

• Swamped with work that makes it difficult to complete tasks.

A quarter of workers (25%) reported spending 6-10 hours per week just on administrative tasks like email, scheduling, and document processing.

• Not nearly enough room for meaningful, creative work.

Less than half (46%) of working adults surveyed said they have enough time for this work – which can actually boost productivity and overall employee wellbeing.

• More opportunities are needed to make a difference in the workplace

Mentoring others (32%), learning new skills (37%), and receiving feedback (44%) were each ranked as top contributors to a sense of success or productivity.

These findings highlight a common challenge in modern work: people want to contribute in meaningful ways, but the tools and systems around them often fall short. So what needs to change? Whether it’s adopting new AI tools or embracing flexible working models such as Virtual First, making space for creativity and strategic thinking starts with understanding how people actually spend their time.

More space for creative work 

Our research with YouGov turned up a notable data point: Less than half of German workers (46%) say they have enough time in their day to focus on creative tasks. Only a small portion of them – just 16% – say they propose creative ideas at work a few times a week. And almost a third (28%) say they feel less creative at work in general.

When we looked at time spent on meaningful or impactful work more generally, the picture became even clearer: A significant number of these workers (49%) say they spend just 0 to 5 hours each week in strategic meetings or decision-making sessions, while just 12% ‌reported spending 6–10 hours weekly.

And when asked about time spent developing new ideas or doing “deep work,” just over a third said they spend just five hours or less weekly. It’s no wonder a previous Dropbox-sponsored study conducted by Economist Impact found that 42% of people typically didn’t spend more than an hour on productive work without interruptions.

Flooded by never-ending busywork

Roughly over a third (39%) of those surveyed say they spend up to five hours a week just on administrative tasks like email, scheduling, and document processing. And a quarter (25%) reported spending even more time—6-10 hours weekly—on the same type of work.

Tasks like information retrieval and data processing also eat up a major chunk of the workweek. About 42% of respondents report spending up to five hours each week on tasks, and another 25% say they spend six to ten hours on these activities.

Perhaps more telling is that even with all that time spent, many German workers still don’t feel fully equipped to do their jobs. Just 23% strongly agree that they have the resources and tools needed to perform effectively. And when it comes to time, again only 23% strongly agree that they have enough of it to get their work done. This gap between needs and resources is more than a productivity issue—it’s a wellbeing issue that affects morale, retention, and performance.

Create room to focus for more impact

When people do have extra time, they want to use it meaningfully. Activities like mentoring others (32%), learning new skills (37%), and receiving feedback (44%) each ranked as top contributors to a sense of success or productivity. When asked what they’d do with an extra hour in their workday, 13% said they’d invest in professional development, and also 13% said to connect with colleagues.

In other words, when people feel empowered to make an impact, they thrive. And while that requires time, it also means having the right tools. Over a third of those surveyed (40%) say they’d be open to using AI tools if it saved them 2–4 hours per week—but what if those savings were even greater? A recent survey of Dropbox’s own employees found 96% use AI weekly for finding information, brainstorming, coding, documentation, and drafting messages—saving them an average of 7.9 hours per week.

When it comes to being more productive, it’s clear that less is actually more. And whether it’s through new ways of working, or embracing the latest AI tools, the hours we save are only the start. By finding smarter ways to use our time—to think, focus, and collaborate—we can put more of our energy towards creative, impactful work.