Schutzstrategien gegen Telefonie-Ausfälle – Protection strategies against telephony outages

Laut dem aktuellen Cloud Report 2025 könnten knapp zwei Drittel der deutschen Unternehmen nicht mehr ohne die Nutzung einer Cloud arbeiten.  Doch was passiert, wenn durch einen solchen Ausfall die gesamte Kommunikation im Unternehmen zum Erliegen kommt? Eine Hochrechnung des US-amerikanischen Beratungsunternehmens Gartner zufolge kostet eine Minute Ausfallzeit in einem Betrieb durchschnittlich 5.150 Euro.

Ein eintägiger Stillstand, so wie zuletzt durch den Ausfall von Google Cloud und Cloudflare, kann also einen Schaden von über sieben Millionen Euro verursachen. Sobald es bei großen Cloud-Anbietern zu Störungen kommt, sind auch viele darauf aufbauende Dienste und Drittanbieter nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr erreichbar.

„Zentrale IT-Strukturen sorgen dafür, dass ein Fehler zu einem Ausfall vieler Systeme gleichzeitig führt, wie ein Dominoeffekt“, erklärt Dr. Christian Stredicke, CEO und Gründer von Vodia. Das in Berlin in Deutschland gegründete Kommunikationsunternehmen entwickelt seit 2005 intelligente Telefonanlagen und individuelle Systeme für verschiedene Branchen. Das derzeitige Hauptquartier befindet sich in Burlington, Massachusetts, USA.

Auch die Unternehmenskommunikation verlagert sich zunehmend in die Cloud: von virtuellen Meetings und Videokonferenzen bis hin zur Telefonie. Eine Störung hätte direkte Auswirkungen auf diese zentralen Kanäle. Stredicke warnt: „Wir müssen die Abhängigkeit von externen Servern reduzieren und benötigen zuverlässige Notfallpläne, die unsere Daten schützen.“

Um die Sicherheit gegenüber Gefahren von außen zu steigern, müssen sich IT-Abteilungen der möglichen Probleme zunächst bewusstwerden. „Eine nicht ausreichende Firewall ist beispielsweise solch eins“, so der Experte weiter. Stredicke erklärt, welche Lösungsansätze, von Hybrid über Multi-Cloud bis hin zu regelmäßigen Backups, für Unternehmen wichtig sind, um ihre Resilienz zu erhöhen und finanziellen Schaden abzuwenden.

Multi-Cloud- und Hybrid-Lösungen verhindern Totalausfall

Cloud-Telefonie vereinfacht zwar hybride Arbeitsmodelle durch ortsunabhängige Nutzung, Echtzeit-Updates und flexible Standortintegration. Kommt es jedoch zu einem Ausfall, wird die Erreichbarkeit von Mitarbeitern eingeschränkt und wichtige Besprechungen können nicht mehr stattfinden. „Die Verwendung mehrerer Anbieter, eine sogenannte Multi-Cloud-Lösung, kann hingegen dafür sorgen, dass die Kommunikation aufrechterhalten bleibt“, erklärt Stredicke.

Beispielsweise läuft die Telefonie über einen europäischen Cloud-Dienst, während Videokonferenzen über spezialisierte Anbieter abgewickelt werden. So werden die Stärken beider Anbieter gezielt kombiniert und Unternehmen können flexibel auf Notfälle reagieren. Alternativ können Daten und Systeme direkt im firmeneigenen Netzwerk verarbeitet und betrieben werden. So kann zum Beispiel die Firewall bei ungewöhnlichem Datenverkehr Alarm schlagen und Verbindungen trennen.

„On-Premises bietet maximale Sicherheit, erfordert aber einen höheren Aufwand, da die Skalierungseffekte für Betrieb und Datenschutz verloren gehen“, so der Experte. Dabei ist es durchaus möglich, den Betrieb der Anlage an externe Dienstleister zu vergeben und darüber einen Teil der Effizienz von Cloud-Lösungen zurückzugewinnen.

Regelmäßige Backups erhöhen die Widerstandskraft

Um die Ausfallsicherheit zu erhöhen, ist es wichtig, notfalls Zugriff auf die Daten zu haben. Mit Blick auf einen Kundenfall, bei dem nach einem Hackerangriff Lösegeld gefordert wurde, damit die Systeme wieder aktiviert werden, berichtet der Vodia-CEO: „Ein extern gespeichertes Backup hat dafür gesorgt, dass der betroffene Dienst in kurzer Zeit wiederhergestellt werden konnte.“

Automatisierte Skripte, die Sicherungskopien regelmäßig auf externe Server übertragen, gelten als gängige Absicherung, insbesondere bei Stromausfällen oder Problemen in großen Rechenzentren. Der Experte warnt jedoch: „Bei vielen Cloud-Diensten ist es gar nicht möglich, Backups zu bekommen, die man im Falle eines Ausfalls woanders einspielen könnte. Wenn der Betreiber dann Probleme hat, steht man sehr schnell mit dem Rücken zur Wand.“ Ein weiterer zentraler Aspekt ist das teilweise uneingeschränkte Vertrauen in den Software-Hersteller, dessen Programme direkt auf den Rechnern der Mitarbeiter laufen: „Wenn dieses Programm Zugriff auf das Dateisystem hat, ist es toll, um Bilder im Chat hochzuladen.“

Stredicke warnt jedoch: „Genau dieser Zugriff kann auch gefährlich sein, da Unternehmensdaten, die nichts mit der Telefonie zu tun haben, unbemerkt abgegriffen und bei der Konkurrenz landen können, etwa wenn der Hersteller bewusst oder unbewusst Malware installiert hat.“ Sein Unternehmen empfiehlt Progressive Web Apps (PWA) zu verwenden, um das Problem effektiv zu umgehen.

IT-Verantwortlichen sind die Risiken von der Cloud oft nicht bewusst

Einer aktuellen Umfrage nach halten nur 44 Prozent der Unternehmen ihre IT-Infrastruktur für widerstandsfähig, 46 Prozent sehen angesichts der Bedrohungen unter anderem durch KI ihre Strategie als noch aktuell an. Bestandteil der IT ist bei vielen auch die Nutzung einer oder mehrerer Cloud-Anbieter.

Der Experte warnt: „Im Zeitalter, in dem Daten das neue Öl sind, steht für viele Cloud-Anbieter vor allem das Sammeln guter und aktueller Trainingsdaten für die KI im Vordergrund. Dabei geht es zunehmend um die Gesprächsinhalte selbst und weniger um das grundsätzliche Verstehen von Wörtern.“ Das Geld wird dann mit dem Verkauf von Diensten gemacht, die diese Daten nutzen. „Im Extremfall kann das bedeuten, dass man seinen Chat-Roboter der Wahl fragen kann, worüber die Konkurrenz gestern mit dem Kunden gesprochen hat, wenn man das richtige Abonnement bezahlt hat“, betont Stredicke.

Die Nutzungsbedingungen sind oft nur von Rechtsexperten zu verstehen und häufig sehr zugunsten der Betreiber ausgelegt. Er empfiehlt daher, auf Cloud-Systeme zu setzen, die Gesprächsinhalte nicht analysieren. „Vor allem bei Anbietern, die ihre Dienste für sehr geringe Preise anbieten, wäre ich vorsichtig“, erklärt Stredicke. Abschließend betont der Experte: „Wer seine digitale Infrastruktur rechtzeitig absichert, schützt nicht nur Daten und Prozesse, sondern sichert auch langfristig seine Wettbewerbsfähigkeit. Frei nach Andy Grove, Ex-CEO von Intel: Nur die Paranoiden überleben.“

According to the latest Cloud Report 2025, almost two-thirds of German companies could no longer operate without using the cloud.  But what happens if such an outage brings all communication in the company to a standstill? According to an estimate by the US consulting firm Gartner, one minute of downtime in a company costs an average of $5,150.

A one-day shutdown, such as the recent outage of Google Cloud and Cloudflare, can therefore cause damage of over $7 million. As soon as major cloud providers experience disruptions, many services and third-party providers that rely on them are also only accessible to a limited extent or not at all.

“Centralized IT structures ensure that a single error leads to the simultaneous failure of many systems, like a domino effect,” explains Dr. Christian Stredicke, CEO and founder of Vodia. Founded in Berlin, Germany, the communications company has been developing intelligent telephone systems and customized systems for various industries since 2005. Its current headquarters are located in Burlington, Massachusetts, USA.

Corporate communications are also increasingly moving to the cloud: from virtual meetings and video conferences to telephony. A disruption would have a direct impact on these central channels. Stredicke warns: “We need to reduce our dependence on external servers and have reliable contingency plans in place to protect our data.”

To increase security against external threats, IT departments must first be aware of the potential problems. “An inadequate firewall is one such example,” the expert continues. Stredicke explains which solutions, from hybrid to multi-cloud to regular backups, are important for companies to increase their resilience and avert financial damage.

Multi-cloud and hybrid solutions prevent total failure

Cloud telephony simplifies hybrid working models through location-independent use, real-time updates, and flexible location integration. However, if a failure occurs, employee availability is restricted and important meetings can no longer take place. “Using multiple providers, a so-called multi-cloud solution, can ensure that communication is maintained,” explains Stredicke.

For example, telephony runs via a European cloud service, while video conferencing is handled by specialized providers. This combines the strengths of both providers in a targeted manner and allows companies to respond flexibly to emergencies. Alternatively, data and systems can be processed and operated directly in the company’s own network. For example, the firewall can sound an alarm and disconnect connections in the event of unusual data traffic.

“On-premises offers maximum security, but requires more effort because the scaling effects for operation and data protection are lost,” says the expert. However, it is entirely possible to outsource the operation of the system to external service providers and thus regain some of the efficiency of cloud solutions.

Regular backups increase resilience

To increase reliability, it is important to have access to data in an emergency. Referring to a customer case in which a ransom was demanded after a hacker attack in order to reactivate the systems, the Vodia CEO reports: “An externally stored backup ensured that the affected service could be restored in a short time.”

Automated scripts that regularly transfer backup copies to external servers are considered a common safeguard, especially in the event of power outages or problems in large data centers. However, the expert warns: „With many cloud services, it is not even possible to obtain backups that could be imported elsewhere in the event of a failure. If the operator then has problems, you very quickly find yourself with your back against the wall.“ Another key aspect is the sometimes unconditional trust in the software manufacturer whose programs run directly on employees‘ computers: ”If this program has access to the file system, it’s great for uploading images in chat.“

However, Stredicke warns: “This access can also be dangerous, as company data that has nothing to do with telephony can be tapped into unnoticed and end up with competitors, for example if the manufacturer has deliberately or unintentionally installed malware.” His company recommends using progressive web apps (PWA) to effectively circumvent the problem.

IT managers are often unaware of the risks of the cloud

According to a recent survey, only 44 percent of companies consider their IT infrastructure to be resilient, while 46 percent consider their strategy to be up to date in view of threats posed by AI, among other things. For many, the use of one or more cloud providers is also part of their IT strategy.

The expert warns: “In an age where data is the new oil, many cloud providers are primarily focused on collecting good, up-to-date training data for AI. This increasingly involves the content of conversations themselves rather than a basic understanding of words.” The money is then made by selling services that use this data. “In extreme cases, this can mean that you can ask your chatbot of choice what the competition talked about with the customer yesterday, provided you have paid for the right subscription,” Stredicke emphasizes.

The terms of use are often only understandable to legal experts and are frequently interpreted in favor of the operators. He therefore recommends relying on cloud systems that do not analyze conversation content. “I would be particularly cautious with providers who offer their services at very low prices,” explains Stredicke. The expert concludes by emphasizing: “Those who secure their digital infrastructure in good time not only protect data and processes, but also ensure their long-term competitiveness. To quote Andy Grove, former CEO of Intel: Only the paranoid survive.”