Littlebit plugilo Partner

Der in Hünenberg und Alzenau ansässige Distributor vertreibt ITK-Produkte und IT-Komponenten an Kunden wie Mediamarkt, Amazon sowie mittelständische Technologie-Handelsunternehmen und Integratoren. In einem Geschäftsfeld mit geringen Margen können fehlerhafte Produktdaten kostspielige Folgen haben.

Automatisierung scheitert an Datenqualität

Littlebit automatisiert zahlreiche Prozesse auf Basis von Produktdaten. Die Abmessungen einer Produktverpackung bestimmen beispielsweise die Versandart. Stimmen Herstellerangaben nicht oder fehlen Informationen, ist manuelle Nacharbeit erforderlich – ein Zeit- und Kostenfaktor.

„Es ist schwer nachvollziehbar, dass wir heute noch immer über die Qualität der Produktdaten sprechen müssen“, konstatiert Michael Urban, der im Sommer 2024 bei plugilo einstieg. Der ehemalige Top-Manager in der Distribution identifiziert zwei Hauptursachen: die unterschiedliche Einstellung der Hersteller zum Thema sowie den Umstand, dass Produktdaten statisch in Shop- und ERP-Systemen liegen und veralten.

Zentrale Datenbank mit KI-Unterstützung

plugilo-Gründer Michael Mohr entwickelte mit seinem Unternehmen Content Factory 1 bereits seit Jahren Lösungen zur Aufbereitung von Produktdaten für Retailer und Handelsketten. Mit plugilo verfolgt er nun einen anderen Ansatz: Die Plattform sammelt, vereinheitlicht und normalisiert Produktdaten KI-gestützt und speichert sie zentral.

Die Daten stammen aus verschiedenen Quellen – von Distributoren wie Littlebit, aber auch direkt von Herstellern. Das System verarbeitet unterschiedliche Formate: CSV, API, Screen Scraping und PDF-Dateien.

Hersteller behalten Datenhoheit

Ein wesentliches Element des Konzepts: Die Hersteller prüfen die in der Datenbank erfassten Datensätze, können diese modifizieren und aktualisieren. Anschließend zertifizieren sie die Datenquelle als zuverlässig.

„Schließlich sind die Hersteller die Besitzer der Produktdaten und müssen die Hoheit über ihre Daten behalten“, erläutert Mohr. Von den angeschriebenen Herstellerpartnern sagte mehr als die Hälfte die Zusammenarbeit zu.

Dynamische Datenkarten statt statischer Einträge

Um Produktdaten kontinuierlich aktuell zu halten, entwickelte plugilo sogenannte Karten – Container, die Daten transportieren. Ändern sich Informationen in der Masterdatenbank, aktualisieren sich die Karten in Echtzeit.

Kunden des Littlebit-Onlineshops können über einen plugilo-Stecker neben dem Artikel die Datenkarte laden und nutzen. Produktdatenänderungen oder neue Abbildungen werden automatisch übernommen.

Littlebit kann seinen Kunden künftig Hersteller-zertifizierte Daten für ERP-Systeme und Onlineshops bereitstellen. „Je mehr Distributoren, Händler und Hersteller mitmachen, desto nützlicher wird die Datenbank“, sagt Urban. Der Wettbewerbsvorteil liege bei denjenigen, die über qualitativ hochwertige Daten verfügen.

The Hünenberg-based distributor sells ICT products and IT components to customers such as Media Markt, Amazon, and medium-sized technology trading companies and integrators. In a business with low margins, incorrect product data can have costly consequences.

Automation fails due to poor data quality

Littlebit automates numerous processes based on product data. For instance, a product’s package dimensions determine the shipping method. If the manufacturer’s specifications are incorrect or missing information, manual rework is required, which is time-consuming and costly.

„It’s hard to understand why we still have to talk about the quality of product data today,“ says Michael Urban, who joined Plugilo in summer 2024. The former distribution executive identifies two main causes: manufacturers‘ differing attitudes toward the issue and the fact that product data is stored statically in shop and ERP systems and becomes outdated.

A central database with AI support

Plugilo founder Michael Mohr has spent years developing solutions for processing product data for retailers and retail chains with his company, Content Factory 1. With Plugilo, he is now taking a different approach: the platform collects, standardizes, and normalizes product data with AI support and stores it centrally.

The data comes from various sources, including distributors such as Littlebit and vendors. The system processes different formats: CSV, API, screen scraping, and PDF files.

Vendors retain data sovereignty

An essential element of the concept is that vendors can check, modify, and update the data records stored in the database. Then, they certify the data source as reliable.

„After all, vendors own the product data and must retain sovereignty over it,“ Mohr explains. More than half of the contacted manufacturer partners agreed to collaborate.

Instead of static entries, there are dynamic data cards

To keep product data continuously up to date, Plugilo developed cards — containers that transport data. If information in the master database changes, the cards update in real time.

Customers of the Littlebit online shop can load and use the data cards via a Plugilo connector next to the item. Product data changes or new images are automatically transferred.

In the future, Littlebit will be able to provide its customers with manufacturer-certified data for ERP systems and online shops. „The more distributors, retailers, and manufacturers participate, the more useful the database becomes,“ says Urban. Those who have high-quality data at their disposal have a competitive advantage.