Angst ist ein schlechter Ratgeber – Fear is a poor advisor

„Keine Frage: ERP-Migrationen sind riskant. Nichtstun ist aber noch viel gefährlicher, denn damit setzen Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit aufs Spiel. Und mit den richtigen Methoden und Tools lassen sich die Risiken gut beherrschen.

Immer wieder gehen Berichte über holprige, langwierige und sogar komplett gescheiterte ERP-Migrationen durch die Presse: Unternehmen konnten keine Bestellungen mehr verarbeiten, andere hatten Probleme bei der Rechnungszahlung, wieder andere kämpften mit massiven Lieferschwierigkeiten. Das schreckt viele Unternehmen ab. Ist der Umstieg auf ein neues System zu riskant? Sollte man besser die Finger davon lassen?

Nein, denn Nichtstun ist noch viel gefährlicher. Ein modernes ERP-System hilft dabei, seine Prozesse zu optimieren und macht Daten in Echtzeit verfügbar. Dadurch steigert es Effizienz, Transparenz und die Entscheidungsqualität erheblich. Zudem kann es – nicht zuletzt mit durchgängig integrierter Künstlicher Intelligenz – eine moderne technologische Basis für Wachstum, Automatisierung und künftige Digitalisierungsschritte legen. Wer darauf verzichtet, setzt seine Zukunftsfähigkeit aufs Spiel.

Zugegeben: Eine ERP-Migration hat eine enorme Tragweite – und das nicht nur technologisch, sondern auch organisatorisch. Technische Aspekte wie etwa die Datenmigration spielen natürlich eine zentrale Rolle, sind aber nicht die einzigen Herausforderungen. Oft erfordert eine Migration auch umfassende Veränderungen in Arbeitsabläufen, Rollen und Zuständigkeiten. Die Mitarbeitenden bekommen es mit einem anderen System zu tun und werden mit neuen Arbeitsweisen, Terminologien und Schnittstellen konfrontiert.

Die gute Nachricht ist: Es gibt bewährte Methoden, mit denen Unternehmen die Risiken einer Migration minimieren können. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist eine präzise Zieldefinition. Nur wenn klar ist, welche Anforderungen das neue System erfüllen soll, kann es optimal konfiguriert werden. Ebenso entscheidend ist ein durchdachtes Datenmanagement: Die Daten aus dem Altsystem müssen bereinigt, konsolidiert und sorgfältig übertragen werden.

Effizientes Datenmanagement und eine reibungslose Migration erfordern nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine klare zeitliche Planung. Die Devise lautet daher: frühzeitig testen, kontinuierlich validieren und gezielt optimieren.

Testmigrationen, Unit Tests und Tests der Nutzerakzeptanz helfen dabei, mögliche Fehler frühzeitig zu entdecken und rechtzeitig zu beheben.

Erfolgskritisch ist auch das Change-Management. Unternehmen sollten den Nutzen der neuen Software und die bevorstehenden Veränderungen klar kommunizieren und sämtliche Anwendergruppen schulen. Der Go-Live schließlich sollte abgestimmt sein und etwa in einem ruhigen Geschäftszeitraum erfolgen. Für den Fall, dass es dabei zu Störungen kommt, haben Unternehmen am besten Notfallpläne in der Schublade und eine entsprechende Support-Struktur vorbereitet, die sicherstellen, dass die Kernprozesse weiterlaufen.

Ja, eine ERP-Migration ist ein herausforderndes Unterfangen. Aber davon sollten sich Unternehmen nicht abschrecken lassen. Angst war schon immer ein schlechter Ratgeber – das gilt auch bei ERP-Migrationen. Denn etablierte Best Practices machen die Risiken beherrschbar.“

„No question: ERP migrations are risky. However, doing nothing is even more dangerous because it jeopardizes companies‘ future viability. With the right methods and tools, though, the risks can be well managed.

Reports of bumpy, lengthy, and even failed ERP migrations are common: Companies could no longer process orders, had issues with invoice payments, or struggled with delivery difficulties. This scares off many companies. Is switching to a new system too risky? Should we leave it alone?

No, because doing nothing is even more dangerous. A modern ERP system optimizes processes and makes data available in real time. This significantly increases efficiency, transparency, and the quality of decisions. Additionally, it can lay a modern technological foundation for growth, automation, and future digitalization steps, not least with fully integrated artificial intelligence. Those who forgo it jeopardize their future viability.

Admittedly, an ERP migration has enormous implications, both technological and organizational. While technical aspects such as data migration play a central role, they are not the only challenge. Often, a migration requires comprehensive changes to workflows, roles, and responsibilities. Employees will have to adapt to a new system and learn new working methods, terminologies, and interfaces.

The good news is that there are proven methods companies can use to minimize the risks of migration. There are proven methods companies can use to minimize migration risks. A precise definition of the goal is a key success factor. Only when it is clear what requirements the new system must meet can it be configured optimally. Equally crucial is well-thought-out data management. Data from the legacy system must be cleaned, consolidated, and carefully transferred.

Efficient data management and a smooth migration require technical know-how and clear time planning. The motto is therefore to test early, validate continuously, and optimize purposefully.

Test migrations, unit tests, and user acceptance tests help identify potential errors early and fix them promptly.

Change management is also critical to success. Companies should clearly communicate the benefits of the new software and upcoming changes and provide training for all user groups. Finally, the launch should be coordinated to take place during a quiet business period. In case of disruptions, companies should have contingency plans and a support structure in place to ensure that core processes continue to run.”

Yes, an ERP migration is a challenging undertaking. However, companies should not be deterred. Fear has always been a poor advisor, and this also applies to ERP migrations. Established best practices make the risks manageable.“