KI in der Arbeitswelt 2026 – AI in the workplace in 2026

Der Arbeitsalltag vieler Menschen folgt einem bekannten Muster: Das Internet ermöglichte den Zugang zu unbegrenzten Informationen, mobile Geräte machten ortsunabhängiges Arbeiten möglich, und Cloud-Software erlaubte es Teams, individuelle Tool-Ökosysteme aufzubauen. Diese Veränderungen haben Geschwindigkeit und Flexibilität gebracht, aber auch einen lauteren und fragmentierten Arbeitsplatz geschaffen. Unsere Aufmerksamkeit muss sich heute auf eine wachsende Zahl von Apps und Plattformen verteilen.

2026 werden wir jedoch den nächsten großen Wandel in dieser Entwicklung erleben, denn die Technologie beginnt endlich, uns und unsere Arbeitsweise vollständig zu verstehen. Wir bewegen uns weg von Tools, die einfach nur Aufgaben ausführen, und hin zu solchen, die wissen, warum wir diese Aufgaben ausführen. Weg von generischer KI, die Fragen beantwortet, hin zu kontextbezogener KI, die unsere Prioritäten, Rolle und die Arbeit, die wir tatsächlich erledigen müssen, auch wirklich versteht.

Bislang war KI meist generisch und leistungsstark, aber ohne Kenntnis des Teams, der unternehmenseigenen Terminologie oder der Realität des letzten Quartals. Sie konnte zwar Lima als die Hauptstadt von Peru nennen, aber nicht, warum ein Projekt letzte Woche ins Stocken geraten ist. Diese Lücke zwischen Intelligenz und Kontext wird sich im kommenden Jahr schließen. 

KI wird zum strategischen Assistenten

Seit Jahren werden digitale Umgebungen immer schwerfälliger und mit mehr Tabs und Benachrichtigungen überladen, als irgendjemand überhaupt realistisch bewältigen kann. Das Ergebnis ist ein Arbeitstag, der eher von Reibungsverlusten als von Konzentration geprägt ist.

Mitarbeitende kommen nicht aufgrund mangelnder Anstrengung nicht mit ihren Workloads hinterher, sondern oft, weil sie so viel Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen, die irgendwo existieren – verborgen in Tools, die nie dafür gedacht waren, zusammenzuarbeiten.

Dieses Muster wird sich ab 2026 ändern und KI wird einen Großteil der stillen, unsichtbaren Koordination übernehmen, die bislang die Mehrheit unserer Aufmerksamkeit aufgefressen hat. Die nächste Generation von Tools wird administrative Arbeiten reduzieren, indem sie sie übernimmt, statt diese für den Anwender immer noch höher aufzutürmen. Menschen werden ihre Zeit und Klarheit zurückgewinnen.

Intelligentere Kalender sind ein gutes Beispiel für diesen Wandel. Sie entwickeln sich von statischen Terminplänen zu Entscheidungshilfen, die die Arbeitswoche nach Ergebnissen statt nach Verfügbarkeit gestalten. Sie identifizieren, welche Besprechungen verschoben werden können, schützen die wichtigen Termine und schaffen ungestörten Raum für Aufgaben, die Tiefgang erfordern. Sie schützen auch die kleinen, sehr wichtigen Pausenzeiten des Arbeitstages, in denen beispielweise bei einem Spaziergang an der frischen Luft oder einer Tasse Kaffee die Gedanken wieder neu geordnet werden. 

Expertise trifft Flexibilität

Ein weiterer Trend, der sich 2026 deutlicher abzeichnen wird, ist „Fractional Working“, da immer mehr Führungskräfte eine Karriere im Portfolio-Stil anstreben. Die Gig Economy hat damals den Weg für flexiblere Arbeitsweisen bereitet, und die Pandemie hat gezeigt, dass Arbeitsleistung von Führungskräften nicht immer davon abhängt, ob sie sich am selben Ort befinden. Statt sich nur einem einzigen Arbeitgeber zu verpflichten, wählen Führungskräfte im Fractional Working-Modell daher eine Kombination von Aufgaben, bei denen sie am meisten bewirken können. Unternehmen haben den Vorteil, Zugang zu Fähigkeiten zu erhalten, die ihnen sonst möglicherweise nicht zur Verfügung stünden. Fractional Work führt auch zu einer bewussteren Karriereplanung und gibt den Mitarbeitenden die Freiheit, sich den Herausforderungen zu widmen, die sie als sinnvoll erachten. Gleichzeitig haben viele Unternehmen erkannt, dass sie Fachwissen benötigen, das nicht immer von einer einzigen Vollzeitkraft bereitgestellt werden kann

Im Jahr 2026 wird dies noch viel praktischer, da KI beginnt, die Koordination zu übernehmen, die diese Aufgaben früher so schwierig machte. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass 97 % der Führungskräfte bereits KI in ihrer persönlichen Arbeit einsetzen. Das zeigt, dass sie zunehmend auf diese Tools zurückgreifen, um Routineaufgaben zu erledigen und ihre Effektivität zu steigern.

Auf dieser Grundlage können Führungskräfte sich auf Systeme verlassen, die Kommunikation zusammenführen, wichtige Updates anzeigen und Prioritäten in sehr unterschiedlichen Umgebungen organisieren. KI-gestützte E-Mails, intelligentere Terminplanung und Wissenswerkzeuge wie Dash tragen dazu bei, Zeitverluste beim Wechsel zwischen Unternehmen zu reduzieren und den Mitarbeitenden einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, was jedes Team von ihnen benötigt.

Persönlicher, fokussierter, menschlicher

Es besteht kein Zweifel daran, dass KI-Müdigkeit existiert und die Antwort nicht in noch mehr Tools liegt. Was Menschen brauchen, ist eine Führung, die Rahmen setzt, Vertrauen aufbaut und ihnen Raum gibt, neue Fähigkeiten zu erkunden, ohne sich überfordert zu fühlen. Entsprechend kann KI dazu beitragen, gesündere Arbeitsrhythmen zu fördern und den Druck zu verringern, der durch ständige Kontextwechsel entsteht. Sie kann Menschen auch dabei helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie ihre Zeit und ihr Wohlbefinden gestalten, was mittlerweile genauso wichtig ist wie Produktivität.

Von Features zu Klarheit

2026 wird KI einen größeren Teil der Koordination übernehmen und damit Raum für fokussiertes Denken und sinnvolle Arbeit schaffen. In diesem Zuge wird die Technologie unauffälliger und unterstützender, und der Schwerpunkt verlagert sich von der Anzahl der Funktionen hin zur Klarheit, die sie ermöglicht. Denn wenn KI Störfaktoren ausblendet, das Wesentliche hervorhebt und Menschen auf eine Weise unterstützt, die sich persönlich anfühlt, wird das eine prägende Veränderung sein. Es wird sich nicht um einen lauten Durchbruch handeln, sondern um einen sanft neugestalteten Arbeitstag, der sich klarer, ruhiger und menschlicher anfühlt.

Many people’s working lives follow a familiar pattern: the internet has provided access to unlimited information, mobile devices have made it possible to work from anywhere, and cloud software has allowed teams to build individual tool ecosystems. These changes have brought speed and flexibility, but they have also created a noisier and more fragmented workplace. Today, our attention must be divided among a growing number of apps and platforms.

In 2026, however, we will see the next major shift in this evolution as technology finally begins to fully understand us and how we work. We are moving away from tools that simply perform tasks to those that know why we perform those tasks. Away from generic AI that answers questions to contextual AI that truly understands our priorities, role, and the work we actually need to do.

Until now, AI has mostly been generic and powerful, but without knowledge of the team, the company’s terminology, or the reality of the last quarter. It could name Lima as the capital of Peru, but not why a project stalled last week. This gap between intelligence and context will close in the coming year.

AI becomes a strategic assistant

For years, digital environments have become increasingly cumbersome and cluttered with more tabs and notifications than anyone can realistically manage. The result is a workday characterized more by friction than concentration.

Employees are not falling behind with their workloads due to a lack of effort, but often because they spend so much time searching for information that exists somewhere – hidden in tools that were never designed to work together.

This pattern will change from 2026 onwards, with AI taking over much of the silent, invisible coordination that has previously consumed the majority of our attention. The next generation of tools will reduce administrative work by taking it over instead of piling it higher and higher for the user. People will regain their time and clarity.

Smarter calendars are a good example of this change. They are evolving from static schedules to decision-making tools that shape the work week based on results rather than availability. They identify which meetings can be rescheduled, protect important appointments, and create uninterrupted space for tasks that require depth. They also protect the small but very important breaks in the working day when, for example, a walk in the fresh air or a cup of coffee allows thoughts to be reorganized.

Expertise meets flexibility

Another trend that will become more apparent in 2026 is fractional working, as more and more executives seek portfolio-style careers. The gig economy paved the way for more flexible ways of working, and the pandemic has shown that executive performance does not always depend on whether they are in the same location. Instead of committing to a single employer, executives in the fractional working model choose a combination of tasks where they can have the greatest impact. Companies benefit from access to skills that might not otherwise be available to them. Fractional work also leads to more conscious career planning and gives employees the freedom to pursue challenges they find meaningful. At the same time, many companies have recognized that they need expertise that cannot always be provided by a single full-time employee.

In 2026, this will become even more effective as AI begins to take over the coordination that previously made these tasks so difficult. A recent survey found that 97% of executives already use AI in their personal work. This shows that they are increasingly turning to these tools to complete routine tasks and increase their effectiveness.

Based on this, executives can rely on systems that consolidate communication, display important updates, and organize priorities in very different environments. AI-powered email, smarter scheduling, and knowledge tools like Dash help reduce time wasted switching between companies and give employees a clear overview of what each team needs from them.

More personal, more focused, more human

There is no doubt that AI fatigue exists and that the answer does not lie in even more tools. What people need is leadership that sets boundaries, builds trust, and gives them space to explore new skills without feeling overwhelmed. Accordingly, AI can help promote healthier work rhythms and reduce the pressure caused by constant context switching. It can also help people make better decisions about how to manage their time and well-being, which is now just as important as productivity.

From features to clarity

In 2026, AI will take on a greater share of coordination, creating space for focused thinking and meaningful work. As this happens, the technology will become more unobtrusive and supportive, and the focus will shift from the number of features to the clarity it enables. Because when AI filters out distractions, highlights what’s important, and supports people in a way that feels personal, it will be a transformative change. It won’t be a loud breakthrough, but a gently redesigned workday that feels clearer, calmer, and more human.